Les meilleurs logiciels de gestion des notes de frais 2025
Simplifiez la vie de votre gestionnaire de paie et gérez rapidement vos notes de frais grâce à un logiciel notes de frais automatisant les processus chronophages : saisie des dépenses, stockage papier, ressaisie dans la comptabilité, demandes de validation ….
Guide : 10 conseils pour bien gérer vos notes de frais
Le meilleur logiciel de notes de frais
Cleemy Notes de Frais
Cleemy Notes de Frais, développé par Lucca, est une solution innovante qui simplifie la gestion des notes de frais pour les entreprises de toutes tailles. Conçu pour les PME et les ETI, il répond particulièrement aux besoins des dirigeants, RH et gestionnaires financiers souhaitant optimiser leurs processus. Grâce à son interface intuitive et ses fonctionnalités avancées, ce logiciel facilite la vie des collaborateurs tout en offrant un gain de temps considérable aux équipes administratives.
Les principales fonctionnalités de Cleemy Notes de Frais :
- Détection automatique de la TVA grâce à des algorithmes de reconnaissance des justificatifs ;
- Scanne des reçus via application mobile, permettant une saisie rapide et sans erreur des dépenses ;
- Intégration des barèmes kilométriques pour le calcul automatisé des indemnités de déplacement ;
- Gestion multi-devises pour les dépenses effectuées à l’international ;
- Export comptable prêt à l’emploi, simplifiant la collaboration avec les équipes comptables ;
- Workflow de validation personnalisable, permettant une approbation fluide des dépenses par les managers ;
- Suivi des dépenses en temps réel, avec des tableaux de bord clairs et adaptés à vos besoins.
Avec Cleemy Notes de Frais, les sociétés peuvent réduire les erreurs, accélérer le traitement des remboursements et garantir une meilleure conformité aux politiques internes. La solution s’intègre également avec de nombreux ERP, comme Sage ou Cegid, pour une gestion centralisée et performante.
Les meilleurs logiciels de notes de frais
Jenji
Jenji est une solution cloud innovante qui s’appuie sur l’intelligence artificielle pour révolutionner la gestion des notes de frais. Idéal pour les PME et les grandes entités ce logiciel répond parfaitement aux besoins des organisations cherchant à réduire les tâches administratives et à optimiser leurs processus financiers.
Les principales fonctionnalités de Jenji :
- Reconnaissance automatique des justificatifs grâce à la capture des reçus via l’application mobile ;
- Analyse des dépenses grâce à des outils d’intelligence artificielle, pour mieux piloter les budgets ;
- Stockage illimité dans un espace cloud sécurisé pour une gestion centralisée ;
- Traitement des dépenses multi-devises avec mise à jour des taux de change en temps réel ;
- Mise en conformité avec les règles fiscales locales et internationales ;
- Rapports détaillés pour visualiser et anticiper les dépenses de l’entreprise.
Avec Jenji, les organisations bénéficient d’une solution puissante et intuitive, garantissant des flux de travail efficaces et une gestion simplifiée.
Jenji ne se contente pas d’automatiser la saisie des justificatifs : il permet aussi une gestion avancée des politiques de dépenses. Grâce à des règles personnalisables, les entreprises peuvent définir des plafonds de remboursement, appliquer des taux de TVA spécifiques et assurer une conformité totale avec les normes fiscales.
Mooncoard
Mooncard propose une carte de paiement professionnelle couplée à un logiciel de gestion des notes de frais. Ce duo est idéal pour les sociétés souhaitant combiner contrôle des dépenses et simplicité d’utilisation.
Les principales caractéristiques de Mooncard :
- Paiements automatiques avec cartes prépayées reliées aux politiques internes de l’entreprise ;
- Saisie et traitement des justificatifs en temps réel, directement depuis l’application mobile ;
- Gestion des plafonds de dépenses et autorisations en quelques clics ;
- Archivage certifié conforme aux normes légales françaises et européennes ;
- Intégration fluide avec les principaux ERP et logiciels comptables ;
- Catégorisation automatique des dépenses pour un meilleur suivi budgétaire.
Mooncard est un choix idéal pour les entreprises cherchant à automatiser la gestion des dépenses tout en renforçant la sécurité des paiements.
Avec Mooncard, chaque paiement est directement relié à une note de frais, supprimant ainsi la nécessité d’avancer des frais pour les collaborateurs. Grâce à ses cartes de paiement intelligentes, l’entreprise garde une maîtrise totale sur les dépenses en définissant des plafonds, des restrictions et des règles spécifiques par utilisateur.
En parallèle, l’outil automatise la saisie comptable et la récupération de la TVA, réduisant ainsi les erreurs et simplifiant le travail des services financiers. Adapté aux PME comme aux grandes entreprises, Mooncard s’impose comme un allié stratégique pour une gestion des dépenses fluide et sécurisée.
Cegid Notilus
Cegid Notilus est un logiciel complet qui combine gestion des notes de frais et optimisation des déplacements professionnels. Cette solution est particulièrement adaptée aux grandes entités ayant des besoins complexes.
Les principales fonctionnalités de Cegid Notilus :
Gestion intégrée des déplacements professionnels, du transport à l’hébergement ;
Rapprochement automatique des reçus avec les notes de frais saisies ;
Automatisation des règles de remboursement, adaptées aux politiques internes ;
Système de validation multi-niveaux, idéal pour les organisations complexes ;
Tableaux de bord analytiques pour surveiller les coûts de manière proactive ;
Archivage électronique des reçus, en conformité avec les obligations légales.
L’application mobile intégrée permet aux collaborateurs de scanner leurs justificatifs instantanément, de suivre leurs remboursements en temps réel et d’accélérer le processus de validation. En parallèle, le logiciel détecte les anomalies, évitant ainsi les erreurs de saisie et les fraudes potentielles.
Compatible avec de nombreux outils comptables et ERP, Cegid Notilus optimise la gestion budgétaire et garantit une conformité totale avec la réglementation en vigueur.
Evoliz
Evoliz est un logiciel pensé pour simplifier la gestion administrative des petites et moyennes entreprises. Accessible et intuitif, il permet de centraliser la gestion des notes de frais tout en offrant des fonctionnalités complètes.
Les principales fonctionnalités d’Evoliz :
- Numérisation et stockage des justificatifs, pour une gestion zéro papier ;
- Suivi des dépenses par projet ou par client, avec des outils de catégorisation avancés ;
- Export automatique des données vers les logiciels comptables courants ;
- Rappels et alertes pour les notes de frais non validées ;
- Génération de rapports financiers détaillés ;
- Accès mobile pour une gestion en déplacement
Evoliz ne se limite pas à la gestion des notes de frais : il s’agit d’un véritable outil de pilotage financier pour les petites et moyennes entreprises. Son module dédié aux dépenses professionnelles permet aux collaborateurs de numériser leurs justificatifs en quelques secondes, tandis que les managers bénéficient d’un suivi en temps réel et d’un contrôle simplifié des remboursements.
Grâce à l’export automatique des données vers les logiciels comptables, les processus de gestion sont fluidifiés, réduisant ainsi les erreurs et les tâches chronophages. En complément, Evoliz propose une catégorisation avancée des dépenses, des alertes pour les notes de frais en attente et un accès mobile pour une gestion en déplacement.
Conforme aux exigences légales françaises, ce logiciel certifié NF 203 et NF 525 garantit une gestion sécurisée et optimisée des flux financiers.
Spendesk
Spendesk est une solution tout-en-un qui gère les notes de frais, les cartes virtuelles et les paiements d’entreprise. Conçu pour les PME en forte croissance, ce logiciel allie flexibilité et contrôle financier.
Les principales fonctionnalités de Spendesk :
- Cartes virtuelles et physiques pour centraliser les paiements professionnels ;
- Capture instantanée des reçus via l’application mobile, avec suivi en temps réel ;
- Gestion des budgets par département, avec alertes pour les dépassements ;
- Mise en conformité avec les règles fiscales européennes ;
- Portail collaboratif, permettant aux équipes de suivre leurs dépenses ;
- Système de validation multi-niveaux pour plus de sécurité.
Spendesk facilite le suivi des notes de frais en associant des moyens de paiement intelligents à un contrôle rigoureux des dépenses. Grâce à ses cartes virtuelles et physiques, les collaborateurs effectuent leurs achats professionnels sans avoir à avancer de frais, tandis que les managers gardent une visibilité en temps réel sur les budgets.
L’outil propose également des fonctionnalités avancées comme le blocage automatique des remboursements en l’absence de justificatif, la définition de plafonds personnalisés par équipe et un système de validation multi-niveaux pour sécuriser les transactions.
Avec une interface intuitive et évolutive, Spendesk s’adapte aux besoins de chaque entreprise, garantissant une gestion fluide et conforme des dépenses professionnelles.
Rydoo
Rydoo est conçu pour répondre aux besoins des entreprises actives à l’échelle mondiale. Grâce à sa simplicité d’utilisation, il s’adapte aussi bien aux PME qu’aux grandes sociétés.
Les principales fonctionnalités de Rydoo :
- Cartes virtuelles et physiques pour centraliser les paiements professionnels ;
- Capture instantanée des reçus via l’application mobile, avec suivi en temps réel ;
- Gestion des budgets par département, avec alertes pour les dépassements ;
- Mise en conformité avec les règles fiscales européennes ;
- Portail collaboratif, permettant aux équipes de suivre leurs dépenses ;
- Système de validation multi-niveaux pour plus de sécurité.
Rydoo transforme la gestion des dépenses professionnelles en un processus fluide et sans effort. Grâce à son application mobile, les collaborateurs peuvent scanner leurs justificatifs en quelques secondes, tandis que les managers bénéficient d’une validation rapide et d’un suivi détaillé des frais engagés.
Avec des fonctionnalités avancées comme l’archivage légal des documents, le calcul automatique des indemnités kilométriques et l’intégration aux logiciels comptables, Rydoo optimise le traitement des notes de frais et réduit les tâches administratives.
Les entreprises ont également la possibilité d’émettre des cartes de paiement physiques ou virtuelles pour un contrôle renforcé des budgets et des dépenses. Une solution idéale pour allier conformité, rapidité et simplicité.
N2F
N2F est un logiciel de notes de frais 100 % made in France, conçu pour répondre aux besoins des PME, ETI et freelances. Accessible et polyvalent, il est parfaitement adapté aux entités locales comme internationales.
Les principales caractéristiques de N2F :
- Application mobile intuitive, avec scan des justificatifs en quelques secondes ;
- Reconnaissance automatique des montants et de la TVA sur les factures ;
- Personnalisation des processus de validation, en fonction des règles internes ;
- Gestion des barèmes kilométriques officiels, pour des remboursements précis ;
- Archivage légal conforme aux normes françaises et européennes ;
- Synchronisation avec les outils comptables et ERP courants.
N2F simplifie le traitement des notes de frais grâce à une solution intuitive et complète, adaptée aux PME comme aux grandes entreprises. Son application mobile permet aux collaborateurs de scanner leurs justificatifs en quelques secondes, même en mode hors connexion, avant de les synchroniser automatiquement dès qu’une connexion est rétablie.
L’outil se distingue par son scan intelligent, qui extrait les montants et la TVA des factures pour éviter les saisies manuelles. Il intègre également un calcul précis des indemnités kilométriques et un archivage légal des documents, garantissant une conformité totale avec les réglementations en vigueur.
Grâce à ses fonctionnalités avancées de reporting et à sa compatibilité avec les principaux logiciels comptables et ERP, N2F offre un suivi optimal des dépenses et une automatisation efficace du processus de validation.
Comment comparer les différents logiciels de notes de frais du marché ?
| Besoin | Solutions adaptées | Avantages de Lucca notes de frais |
|---|---|---|
| Traçabilité des dépenses |
Lucca, Spendesk, MoonCard, Jenji Ces solutions proposent des cartes de paiement intégrées. |
|
| Application de la politique de frais |
|
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| Expérience collaborateur fluide |
Lucca, N2F, Rydoo, Jenji, Spendesk, MoonCard La saisie sur application mobile réduit la pénibilité de l'exercice. |
|
| Réservation autonome des voyages |
N2F, Cegid Notilus, Rydoo |
Le travel management ne fait pas partie de l'offre de service Lucca |
10 conseils pour bien gérer vos notes de frais
Si la gestion des notes de frais vous fatigue, c’est le moment d’améliorer vos processus. Un outil de gestion des notes de frais diminue-t-il vos dépenses ? Bien sûr ! Découvrez dans ce guide comment.
Pourquoi digitaliser les notes de frais avec un logiciel?
GAGNEZ DU TEMPS
ECONOMISEZ
SIMPLIFIEZ LES PROCESSUS COMPTABLES
SECURISEZ VOS DONNEES
ACCEDEZ A VOTRE LOGICIEL OU QUE VOUS SOYEZ
Comment bien choisir son logiciel de notes de frais en 2025 ?
Analysez vos besoins spécifiques
Avant de choisir, commencez par évaluer vos processus actuels. Identifiez les tâches chronophages, les blocages ou les inefficacités. Posez-vous les bonnes questions :
- Quels sont vos besoins indispensables ? Par exemple, un calcul automatique de la TVA, l’intégration comptable ou le traitement des notes en devises étrangères.
- Qui utilisera l’outil ? Cela inclut les collaborateurs, managers et équipes comptables. Assurez-vous que le logiciel puisse gérer le volume d’utilisateurs actuels et futurs.
- Quels sont les points de douleur pour vos collaborateurs ? Un processus actuel trop long ou une mauvaise visibilité des dépenses ?
Examinez les critères essentiels
Un bon logiciel de note de frais doit répondre à ces exigences :
- Ergonomie : Il doit être simple d’utilisation, avec une prise en main intuitive. Une application mobile est un véritable atout pour une gestion en
- Conformité légale : Assurez-vous que le logiciel respecte les normes françaises, notamment pour l’archivage à valeur probante des justificatifs.
- Sécurité des données : Vérifiez que vos informations sensibles soient bien protégées.
- Flexibilité et évolutivité : Le logiciel doit pouvoir s’adapter à l’évolution de vos besoins et au nombre d’utilisateurs.
Évaluez les fonctionnalités avancées
Privilégiez une solution avec des outils complets, comme :
- Alertes en cas de dépassement de plafond ;
- Suivi des dépenses en temps réel ;
- Exportation comptable automatique ;
- Paramètres personnalisables pour s’adapter à vos politiques internes.
Comparez les prix et le service client
Les coûts varient selon l'outil RH choisi et le nombre d’utilisateurs. Un logiciel performant qui fait gagner du temps vaut souvent l’investissement. Enfin, un service client réactif et accessible (en français, idéalement) est indispensable pour garantir une bonne expérience.
En résumé, pour choisir le meilleur logiciel de note de frais, il est crucial de combiner une évaluation des besoins, des fonctionnalités adaptées, une interface ergonomique et un bon rapport qualité/prix.
Logiciel note de frais - FAQ
Pourquoi devrais-je m'équiper d'un logiciel de notes de frais ?
Gérer les notes de frais manuellement est une tâche chronophage : en moyenne, chaque note prend près d’une demi-heure à être traitée. Un logiciel dédié permet d’automatiser cette gestion et de réduire considérablement le temps passé, offrant ainsi un véritable gain de productivité pour l’entreprise. La numérisation des justificatifs, le calcul automatique des indemnités kilométriques et la transmission instantanée des données au service financier fluidifient l’ensemble du processus.
L’utilisation d’un tel outil améliore également la transparence et la conformité des remboursements. Grâce à un circuit de validation structuré, les risques d’erreurs, d’oubli ou de fraude sont limités. L’entreprise garde un contrôle précis sur les dépenses, tout en garantissant un remboursement rapide aux collaborateurs.
Enfin, une solution digitale contribue au bien-être des salariés. Ils n’ont plus besoin d’accumuler des reçus ni de perdre du temps avec des saisies fastidieuses. Le suivi des remboursements est simplifié, et les délais sont raccourcis, évitant ainsi des tensions financières liées aux avances de frais importantes.
D’ailleurs, selon une étude SAP Concur, 77 % des entreprises ayant adopté un logiciel de gestion des notes de frais se disent satisfaites. Un chiffre qui démontre l’efficacité de ces solutions pour optimiser à la fois la gestion administrative et l’expérience des collaborateurs.
Quand faut-il changer de logiciel de notes de frais ?
Si votre solution actuelle ne répond plus aux besoins de votre entreprise, il est peut-être temps d’envisager un changement.
Plusieurs signes peuvent indiquer que votre logiciel de notes de frais n’est plus adapté :
- Un faible engagement des collaborateurs : si l’outil est trop complexe ou peu intuitif, vos équipes risquent de l’utiliser à contrecœur, ralentissant ainsi la gestion des frais.
- Des fonctionnalités insuffisantes : l’absence d’intégration avec votre logiciel comptable ou un manque d’automatisation peut entraîner des tâches manuelles chronophages.
- Un manque de mises à jour et de conformité : un logiciel qui n’évolue pas avec la réglementation expose votre entreprise à des risques en cas de contrôle.
Si vous rencontrez l’une de ces difficultés, il est temps d’opter pour une solution plus performante. Les logiciels modernes offrent une prise en main rapide, une meilleure intégration aux outils existants et un cadre sécurisé pour la gestion des remboursements.
Les points essentiels à retenir :
✅ Un bon logiciel optimise la gestion des frais et réduit les erreurs.
✅ Le changement de solution est simplifié grâce aux outils compatibles avec votre écosystème.
✅ L’adhésion des collaborateurs repose sur une interface intuitive et des fonctionnalités adaptées à leurs besoins.
