Logiciel GPEC

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences incite votre service RH à anticiper les évolutions et besoins en termes de RH pour accompagner la croissance de votre entreprise.

Celle-ci permettra à vos responsables RH de répondre aux questions suivantes : 

– Quels sont les métiers dont votre entreprise aura besoin demain pour se développer ?
– Quelles sont les compétences indispensables à votre croissance ?
– Disposez-vous de ces aptitudes en interne ?
– Comment faire évoluer vos collaborateurs ? Quels plans de carrières ? Quels plans de formation ?

Son objectif est d’augmenter la flexibilité, l’adaptabilité et la productivité de vos collaborateurs.

La logique de compétences apparaît comme une véritable valeur ajoutée pour l’entreprise et est synonyme de croissance.

Un tel outil, vous accompagnera dans cette démarche pour : réaliser un état des lieux de vos emplois, cartographier les aptitudes existantes en interne, celles dont vous manquez et ainsi optimiser la gestion des ressources humaines et mettre en place une gestion des talents.

Vous pourrez ensuite mettre en place un plan d’actions cohérent : recrutement, formation, évolution de carrière.

L’objectif principal de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est d’anticiper les évolutions de l’entreprise et de ses métiers, et de s’assurer que les ressources humaines disponibles sont adaptées à ces évolutions. En effet, la société doit être capable de s’adapter à un environnement économique et concurrentiel en constante évolution, tout en développant les aptitudes de ses employés pour répondre aux enjeux actuels et futurs.

Pour cela, la GPEC permet de mieux connaître les qualifications disponibles au sein de l’entreprise, et de les comparer aux besoins futurs. Ainsi, elle permet de repérer les écarts entre les compétences disponibles et celles nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques de la société. 

En identifiant ces écarts, la GPEC permet de définir des plans d’actions pour développer les qualifications nécessaires, que ce soit par le biais de la formation, de la mobilité interne, du recrutement, ou de la gestion des âges et des carrières.

Elle permet également de mieux anticiper les besoins en compétences futurs, en identifiant les métiers d’avenir, les évolutions technologiques, les transformations organisationnelles, ou encore les évolutions réglementaires. Cela permet à l’entité de mieux se préparer à ces évolutions, en anticipant les qualifications nécessaires et en développant les plans d’actions adaptés.

En résumé, son objectif principal est de garantir la compétitivité de la structure à long terme, en adaptant les qualifications des membres de l’entité aux besoins futurs, et en anticipant les évolutions de son environnement. C’est une démarche stratégique qui permet de mieux gérer les ressources humaines de la société, en assurant leur adéquation avec les enjeux présents et futurs.

Pour mettre en place une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences efficace, il est essentiel de suivre quelques étapes clés.

Tout d’abord, il est important de bien comprendre les enjeux de la GPEC et de les partager avec l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Cela implique de définir une vision stratégique claire et de la communiquer à l’ensemble des employés. 

Ensuite, il est nécessaire de réaliser un état des lieux précis des aptitudes disponibles au sein de la société et des besoins futurs. Cette étape peut être réalisée grâce à des analyses des compétences, des entretiens professionnels, des enquêtes etc…

Une fois cette étape d’analyse terminée, il est important de définir des actions concrètes pour adapter les qualifications des salariés aux besoins futurs de l’entité. Ces actions peuvent inclure la mise en place d’un plan de formation, la gestion des âges et des carrières, la mobilité interne, le recrutement, etc.

Il est également important de prévoir des indicateurs de suivi et d’évaluation pour mesurer l’efficacité des actions. Ces indicateurs peuvent porter sur différents aspects tels que le taux de satisfaction du personnel, la performance de la société, le taux de turnover, etc.

Enfin, il est essentiel de suivre régulièrement l’évolution des qualifications des membres de la société et des besoins de l’entité afin d’adapter en permanence les actions de la GPEC en fonction de ces évolutions. Une gestion réussie doit être dynamique et évolutive, en phase avec les besoins changeants de l’entreprise et de son environnement.

Légalement, seules les entreprises ayant au moins 300 salariés et les groupes d’entreprises dont l’effectif total est au moins de 300 collaborateurs se voient imposer l’obligation de négocier la GPEC tous les 3 ans avec les partenaires sociaux.Cette obligation légale est mentionnée dans le code du travail.

Concernant les entreprises ayant un effectif de moins de 300 salariés, elles ne sont pas concernées par cette obligation légale. En revanche, la législation encourage cette démarche de gestion des talents et des carrières en prévoyant une subvention.

Pour choisir un logiciel adapté à vos besoins, il est important de définir vos objectifs et vos exigences spécifiques en matière de gestion des RH.

Voici quelques éléments à considérer lors du choix d’un logiciel GPEC :

Les fonctionnalités : Assurez-vous que le logiciel propose les fonctionnalités essentielles pour répondre à vos besoins en termes de gestion des emplois, des compétences et des carrières.

La facilité d’utilisation : Vérifiez si l’interface du logiciel est intuitive et conviviale, et s’il est facile à prendre en main pour les utilisateurs.

L’évolutivité : Assurez-vous que le logiciel peut évoluer avec les besoins de votre entreprise à mesure qu’elle se développe et se transforme.

L’intégration avec d’autres systèmes : Si vous utilisez déjà d’autres logiciels RH ou systèmes de gestion, vérifiez si le logiciel peut s’intégrer avec eux pour faciliter le partage des données.

Support et formation : Renseignez-vous sur le support technique et la formation proposés par le fournisseur du logiciel pour vous assurer d’avoir une assistance adéquate lors de l’implémentation et de l’utilisation du logiciel.

Il est également recommandé de consulter les avis des utilisateurs, de demander des démonstrations ou des essais du logiciel, et de prendre en compte le budget disponible pour l’acquisition et la maintenance du logiciel.

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est une démarche stratégique qui vise à anticiper les évolutions de l’entreprise et à adapter ses ressources humaines en conséquence.

Voici quelques outils souvent utilisés :

L’analyse des emplois et des compétences : cette analyse permet d’identifier les compétences clés nécessaires pour chaque poste et d’évaluer les écarts entre les compétences disponibles et celles requises.

La cartographie des compétences : cette technique permet de représenter graphiquement les compétences disponibles au sein de l’entité et de les croiser avec les besoins futurs de l’organisation.

Le plan de formation : il peut être élaboré pour développer les compétences nécessaires pour répondre aux besoins futurs de la structure. Pour en savoir plus, découvrez notre logiciel Poplee Formation.

Le plan de succession : le plan de succession permet d’identifier les collaborateurs susceptibles de prendre la relève des postes clés à moyen ou long terme.

Le plan de mobilité : le plan de mobilité permet de favoriser la mobilité interne des membres de l’entité pour répondre aux besoins en compétences de l’entité. 

La gestion des âges et des carrières : il s’agit d’identifier les profils en termes d’âge et de compétences, et d’instaurer des actions pour prévenir les risques de pénurie de compétences et de favoriser la transmission des savoirs.

Les entretiens professionnels : les entretiens professionnels permettent de faire le point sur les compétences des membres d’une entité,  leur évolution de carrière et leurs souhaits de formation. Il existe d’ailleurs aujourd’hui divers logiciels, dont principalement Poplee Entretiens.

Les indicateurs RH : les indicateurs RH permettent de suivre les actions dans le cadre de la GPEC et d’évaluer leur efficacité.

La cartographie des compétences permet d’identifier :

• les qualifications disponibles en interne
•  les qualifications nécessaires pour vos postes actuels et pour les postes de demain
• les écarts et besoin d’acquisition de qualification  (soit par de la formation, soit par de la mobilité interne, soit par du recrutement)

Ce référentiel est un véritable outil de pilotage. Votre service RH dispose d’une vue stratégique des qualifications pour lancer les plans d’actions nécessaire et mettre en place une GPEC au plus près des membres du personnel et de la stratégie de votre entreprise. Vous pouvez analyser vos effectifs sur des aptitudes clés.

Vos responsables RH peuvent structurer le référentiel de compétences sur différents axes afin d’avoir une vue précise de vos besoins :

– par type de compétences : savoir être, savoir faire
– par domaine : technique, managérial
…

En un coup d’œil, vous avez une visibilité sur une cartographie visuelle et opérationnelle des compétences de votre structure grâce à cette solution paie et RH.

La digitalisation de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences présente de nombreux avantages pour les sociétés.

Tout d’abord, elle permet de centraliser et de stocker de manière sécurisée toutes les données liées à la gestion des qualifications des salariés. Cela facilite l’accès aux informations et leur mise à jour, et permet de limiter les erreurs de saisie ou de perte de données.

Sa digitalisation facilite également le suivi et l’analyse des données, en permettant de croiser et d’exploiter de grandes quantités d’informations en temps réel. Cela permet d’identifier rapidement les écarts entre les aptitudes disponibles et les besoins futurs, et de mettre en place des actions correctives en temps réel.

Un logiciel GPEC facilite également la communication et la collaboration entre les différents acteurs impliqués dans la gestion des compétences, qu’il s’agisse des managers, des salariés, ou des services RH. Elle permet de centraliser toutes les informations et de les rendre accessibles à tous, favorisant ainsi la transparence et la participation de chacun.

Enfin, sa digitalisation permet de développer de nouveaux outils et services innovants pour faciliter la gestion des qualifications. Par exemple, elle permet de mettre en place des plateformes d’e-learning pour faciliter la formation des salariés, ou encore des applications mobiles pour faciliter la gestion de la mobilité interne.

L’élaboration d’une démarche GPEC est consommatrice de temps.

Il s’agit de réussir à visualiser les qualifications  existantes et nécessaires pour l’entreprise pour qu’en découle des actions qualitatives pour développer le capital humain.

Afin de simplifier ces tâches et la gestion administrative associée, les logiciels GPEC accompagnent les fonctions RH. Automatisation des process, outils de visualisation, tableaux de bord pré-paramétrés, l’outil de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences vous simplifiera les tâches pour identifier l’ensemble des qualifications de vos collaborateurs, l’adéquation avec vos postes de travail existants et les évolutions.

Une solution de gestion des compétences et des carrières vous permettra de gérer votre GPEC dans une interface ergonomique et facile à prendre en main qui pourra être intégrée à vos logiciels SIRH.

Vos responsables RH pourront par exemple :

• Avoir un référentiel des postes de travail,
• Avoir une vue statistique des qualifications,
• Définir des coefficients, poids d’importance afin de valoriser les qualifications clés pour chacun de vos postes de travail,
• Disposer d’une vue graphique des aptitudes requises par métier aujourd’hui mais aussi à moyen terme,
• Bénéficier d’outils d’aide à la décision qui vous présélectionneront des collaborateurs en interne pour vos postes de travail,
• Disposer d’une vue par collaborateur : qualifications, évolution, adéquation avec son poste de travail

Vous pourrez ainsi facilement développer des qualifications pour chacun de vos salariés et mettre en place des trajectoires de carrière avec un logiciel GPEC.

Il existe de nombreux logiciels GPEC sur le marché, chacun avec ses avantages et ses inconvénients.

Le choix du logiciel dépendra des besoins spécifiques de la structure, de sa taille, de son budget, de son secteur d’activité, et de sa culture d’entreprise.

Voici quelques exemples de logiciels de GPEC :

Talentsoft : c’est un logiciel de GPEC complet qui permet de gérer tous les processus RH, de la gestion des compétences à la formation en passant par la mobilité interne.

Cornerstone OnDemand : c’est un logiciel de GPEC qui permet de gérer l’ensemble des processus RH, de la planification de la formation à l’évaluation des qualifications  en passant par la gestion de la mobilité.

Workday : c’est une solution complète de gestion des RH qui comprend des modules dédiés à la gestion des qualifications, de la performance et de la planification des effectifs.

HR Access : c’est un logiciel de GPEC modulaire qui permet de gérer l’ensemble des processus RH, de la gestion des qualifications à la gestion de la paie en passant par la gestion du temps et des absences.