Dans le cadre de la réforme de la facture électronique, les opérateurs de dématérialisation jouent un rôle crucial. Ces acteurs spécialisés s’inscrivent au cœur de la transition vers des processus administratifs plus efficaces et écologiquement durables. En simplifiant la gestion des documents et en favorisant l’adoption généralisée de la facturation électronique, les opérateurs de dématérialisation offrent des solutions innovantes aux entreprises et aux administrations.
- Depuis le 17 octobre 2024, L'état abandonne le portail public de facturation PPF. Néanmoins, pas de changement au niveau du calendrier de mise en place, mais les entreprises devront privilégier le choix du plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Comment va fonctionner la réforme de la facture électronique ?
La réforme de la facture électronique, prévue pour 2026, vise à généraliser la facturation électronique entre les entreprises assujetties à la TVA. Elle s’appuie sur un modèle de transmission centralisé via le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Ces acteurs certifiés permettent d’assurer la conformité, la traçabilité et la sécurité des échanges de factures électroniques. Voici les prochaines échéances dans le cadre de la réforme :
- Mise en place progressive : L’obligation de la facture électronique commencera par les grandes entreprises en juillet 2024, puis s’étendra aux entreprises de taille intermédiaire (ETI) en janvier 2025 et enfin aux petites entreprises (TPE/PME) en janvier 2026.
- Transmissions obligatoires via les PDP : Pour garantir la conformité et l’authenticité des échanges, les entreprises devront passer par des PDP certifiées. Ces plateformes assureront le contrôle des formats et la conformité des documents.
- Standardisation des formats : Toutes les factures devront être émises au format électronique structuré (UBL, CII, Factur-X, etc.) pour permettre leur lecture automatisée et leur archivage sécurisé.
Cette réforme vise à simplifier et sécuriser les échanges de factures tout en renforçant la lutte contre la fraude fiscale et en améliorant la gestion des flux de trésorerie des entreprises. La mise en place progressive selon les tailles des entreprises permettra une adaptation en douceur aux nouvelles obligations.
De plus, la réforme de la facture électronique apportera des avantages significatifs en termes de transparence, de conformité et de simplification administrative. Les entreprises doivent se préparer dès maintenant à cette transformation pour assurer une transition fluide et sans impact sur leurs activités comptables.
Qu’est-ce qu’un opérateur de dématérialisation ?
Pour appréhender le fonctionnement d’un opérateur de dématérialisation, également connu sous le nom de prestataire de dématérialisation, il est essentiel de comprendre le schéma en Y qui interconnecte les divers acteurs impliqués dans le processus de facturation électronique.
Il est important de noter que, bien qu’un opérateur de dématérialisation puisse agir au nom et pour le compte d’une entreprise, muni d’un mandat dûment établi, il existe certaines limitations à prendre en considération :
- Il ne peut pas transmettre directement les factures électroniques et les données du cycle de vie à leurs destinataires
- Il n'a pas la capacité de mettre à jour l'annuaire central ;
- Il ne détient pas d'immatriculation et ne remplace donc pas le rôle d'une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ;
- Il n'est pas autonome et doit obligatoirement être connecté soit à une PDP
À partir de 2024*, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, qu’elles soient de grande taille ou micro-entreprises, seront tenues de dématérialiser leurs factures et d’accepter les factures électroniques. Ainsi, quelle que soit leur envergure ou leur domaine d’activité, toutes les entités seront concernées par l’e-invoicing et l’e-reporting.
Cette réforme vise à lutter contre la fraude à la TVA en imposant aux entreprises de pré-déclarer leurs taxes. Au sein de votre entreprise, cela signifie que non seulement les départements des “Achats” et de la “Facturation” seront impliqués dans la dématérialisation des opérations comptables, mais également la Direction Générale ainsi que les services financiers et juridiques.
*Suite à l’annonce du 28 juillet 2023 indiquant le report de la réforme, les détails et le nouveau calendrier seront confirmés ultérieurement.
H2 Opérateur de Dématérialisation (OD) et PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) : quelles différences ?
Dans le cadre de la transition vers la facturation électronique, plusieurs acteurs interviennent pour faciliter la dématérialisation des processus administratifs. Parmi eux, les Opérateurs de Dématérialisation (OD) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) jouent des rôles distincts mais complémentaires.
Zoom sur les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Avant de choisir entre une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) et un OD (Opérateur de Dématérialisation), il est crucial de comprendre leurs différences et rôles respectifs dans le processus de facturation électronique. Les PDP assurent une transmission sécurisée et une conformité stricte, tandis que les OD offrent une flexibilité dans les échanges mais nécessitent une habilitation pour certaines actions. Ces distinctions permettent aux entreprises de choisir la solution adaptée à leurs besoins de conformité et de gestion des flux de factures.
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) remplira diverses fonctions essentielles :
- Elle facilitera l'émission, la transmission et la réception des factures, du fournisseur à l'acheteur
- Elle assurera la transmission des données au Portail Public de Facturation (PPF), telles que le montant hors taxes et toutes taxes comprises de l'opération, les taux de TVA, ainsi que l'identification de l'émetteur et du destinataire, entre autres.
- Elle permettra également la transmission des données de paiement pour toutes les transactions.
Pour assumer le rôle de PDP, les prestataires de services doivent s’enregistrer auprès de la DGFIP pour une durée de 3 ans renouvelable et effectuer certains audits. Seules les PDP seront en mesure d’envoyer les factures et les données de facturation à l’administration fiscale.
Zoom sur un opérateur de dématérialisation (OD)
En revanche, les OD (Opérateurs de Dématérialisation) offrent plus de flexibilité grâce à une moindre contrainte réglementaire, mais doivent s’appuyer sur une PDP pour la transmission finale des factures. Ils sont plus adaptés aux entreprises souhaitant une solution personnalisée et spécifique.
En tant qu’intermédiaire, l’opérateur de dématérialisation facilite les échanges entre votre entreprise et les plateformes de dématérialisation exigées par la réforme, telles que le Portail Public de Facturation ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Il convient de noter que l’OD ne se substitue pas à ces plateformes, mais opère en complément.
- Flexibilité Réglementaire : L'OD ne subit aucune contrainte réglementaire, lui offrant ainsi plus de flexibilité dans son fonctionnement.
- Périmètre d'Action : Tout comme le PDP, les OD peuvent couvrir également un large périmètre d'action comprenant l'e-invoicing et l'e-reporting, cependant il n’a pas l’obligation de couvrir l’ensemble de ce périmètre.
- Déclaration dans l'Annuaire : L'OD déclare ses clients en réception dans l’annuaire, mais uniquement s'il a une délégation du pouvoir.
- Compatibilité avec les formats tiers : L'OD, à l'instar du PDP, est capable d'émettre des factures sur des formats tiers.
En résumé, le choix entre une PDP et un OD dépendra des besoins spécifiques de chaque entreprise et de sa stratégie en matière de facturation électronique. Les deux types de prestataires jouent un rôle important pour assurer la conformité aux nouvelles régulations, et une compréhension approfondie de leurs périmètres d’actions et de leurs différences aidera les entreprises à faire le choix le plus éclairé.
Facturation Électronique : Yooz et Sage sont désormais immatriculés PDP
Voici les dernières actualités sur la réforme de la facture électronique avec les immatriculations officielles de : Sage, sous le numéro 00052 et Yooz, sous le numéro 0047.
Bonne nouvelle pour les utilisateurs Sage, l’éditeur de logiciel permet de tester sa propre PDP Sage Network.
Quels sont les avantages de choisir un opérateur de dématérialisation ?
Dans cette partie, nous examinerons en détail les multiples avantages qu’offre le choix d’un opérateur de dématérialisation. De la saisie automatisée des dépenses à l’optimisation de la gestion commerciale, nous explorerons comment les opérateurs de dématérialisation peuvent transformer les processus en interne.
Avantage n°1 : la saisie automatisée des dépenses
Choisir un opérateur de dématérialisation présente l’avantage significatif de permettre la saisie automatisée des dépenses.
Grâce à des technologies avancées telles que la reconnaissance optique de caractères et l’intelligence artificielle, ces systèmes peuvent extraire les données pertinentes des factures et des documents comptables avec une précision impressionnante. Voici quelques avantages :
- Automatisation réduit considérablement la charge de travail manuel pour les équipes comptables.
- Les erreurs humaines sont minimisées, améliorant ainsi la précision des données comptables
- La gestion des finances est plus efficace, offrant une meilleure visibilité sur les dépenses de l'entreprise
En conséquence, les entreprises bénéficient d’une gestion plus efficace des finances, d’une meilleure visibilité sur leurs dépenses et d’une optimisation des ressources humaines pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Avantage n°2 : Le paiement des factures d’achat & la connexion au compte bancaire
L’un des atouts majeurs offerts par un opérateur de dématérialisation est la facilité de paiement des factures d’achat et la connexion directe au compte bancaire de l’entreprise. Voici quelques avantages qui faciliteront votre quotidien en entreprise :
- Gestion centralisée et sécurisée des paiements, offrant ainsi un contrôle accru sur les flux financiers.
- La connexion directe au compte bancaire offre une transparence totale sur les flux de trésorerie
- Facilité d'accès aux données financières permet aux entreprises de prendre des décisions plus éclairées
De plus, cette connexion directe au compte bancaire offre une transparence totale sur les flux de trésorerie, permettant aux entreprises de mieux anticiper leurs besoins financiers et de prendre des décisions plus éclairées.
Avantage n°3 : Opérateur de dématérialisation : la gestion commerciale
Un autre avantage clé de choisir un opérateur de dématérialisation réside dans sa capacité à rationaliser la gestion commerciale globale de l’entreprise. Ces plateformes fournissent souvent des fonctionnalités intégrées : pour la gestion des stocks, la facturation électronique, et la gestion des commandes, offrant ainsi une solution complète pour les opérations commerciales. Voici quelques avantages en ce qui concerne la gestion commerciale de votre entreprise :
- Favorise une communication transparente et une collaboration accrue pour atteindre les objectifs commerciaux.
- La facturation électronique facilitée par ces plateformes permet des transactions rapides et sécurisées, tout en réduisant la consommation de papier et les coûts d'envoi
- La centralisation des données commerciales dans un seul système facilite l'accès à l'information et renforce la cohérence des données à travers l'ensemble de l'organisation.
En consolidant toutes ces fonctions au sein d’un seul système, les entreprises peuvent simplifier leurs processus, réduire les coûts administratifs et améliorer leur efficacité opérationnelle. De plus, une gestion commerciale intégrée permet une meilleure coordination entre les différents départements de l’entreprise, favorisant ainsi une communication transparente et une collaboration accrue pour atteindre les objectifs commerciaux.
Facilitez votre transition vers la facture électronique avec nos éditeurs PDP
Pour accompagner les entreprises dans la transition vers la facturation électronique, des éditeurs PDP comme Sage, Yooz et Pennylane proposent des solutions efficaces et conformes. Ces outils permettent non seulement de dématérialiser les factures, mais aussi d’automatiser et de sécuriser les processus financiers.
Sage Network : la PDP certifiée pour une gestion sécurisée
Sage Network est la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) proposée par Sage, spécialement conçue pour se conformer aux nouvelles réglementations de facturation électronique.
Cette plateforme certifiée permet une transmission directe et sécurisée des factures entre les entreprises.
- Certification réglementaire garantissant un haut niveau de sécurité et de conformité
- Transmission directe des factures entre les entreprises
- Intégration complète avec les modules comptables Sage.
En tant que PDP, Sage Network assure une gestion fluide et conforme des flux financiers, répondant parfaitement aux besoins des entreprises de toutes tailles pour une transition réussie vers la facturation électronique.
Yooz pour la dématérialisation de vos factures
Yooz est une solution cloud de dématérialisation qui simplifie et optimise la gestion des factures pour les entreprises de toutes tailles. En tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), Yooz offre des outils puissants pour automatiser le traitement des factures, suivre les flux financiers en temps réel et assurer une conformité totale avec les nouvelles réglementations de facturation.
- Automatisation intelligente : Yooz utilise l’intelligence artificielle pour automatiser les processus de validation et de paiement des factures, ce qui réduit considérablement le temps de traitement et les erreurs.
- Intégration transparente : La solution s’intègre facilement avec les principaux logiciels comptables, offrant une synchronisation fluide des données financières.
- Visibilité en temps réel : Grâce à ses tableaux de bord interactifs, Yooz permet de suivre les flux de factures et d’optimiser la gestion de la trésorerie.
Yooz se positionne comme une solution agile et performante pour accompagner les entreprises dans leur transition vers la dématérialisation et garantir leur conformité aux nouvelles normes.