Lorsque la mise en place d’un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est réussie, cela améliore considérablement la performance d’une entreprise et contribue à sa croissance. Cependant, il n’est pas toujours simple de déterminer la meilleure solution ERP pour votre organisation, d’autant plus que les offres de logiciels sont actuellement légion. Pour avoir la certitude d’adopter le bon ERP, vous devez prendre en compte un certain nombre de critères. Ces derniers sont détaillés ci-après.
Critère de choix 1 pour votre ERP : vos objectifs et attentes
Le choix d’un ERP doit nécessairement commencer par un état des lieux de votre situation actuelle.
- Quels problèmes rencontrez-vous au niveau de la gestion de votre entreprise ?
- Quelles sont les lacunes de votre logiciel actuel par rapport à vos processus métiers ?
- Quels outils avez-vous déjà mis en place ?
- Quelles sont les données clés de votre activité ?
- Pourquoi souhaitez-vous vous équiper d’un PGI ?
- Quelles sont vos attentes par rapport à la solution que vous prévoyez de déployer au sein de votre organisation ?
Concrètement, il est question de définir vos objectifs et attentes pour orienter le choix d’un ERP. Cette étape vous permettra d’identifier les besoins auxquels le progiciel de gestion intégré (PGI) devra répondre et de déterminer les fonctionnalités qu’il devra proposer. Il est fortement recommandé de consulter l’ensemble de vos services lors de celle-ci pour recueillir les besoins de tous ceux qui utiliseront le logiciel.
Les réponses aux questions précédentes vous aideront à cadrer votre projet ERP en classant vos besoins par ordre de priorité. Votre choix devra porter sur un logiciel ERP qui couvre totalement vos besoins critiques ainsi que la majorité des besoins importants.
Critère de choix 2 pour votre ERP : la taille de votre organisation
La taille de votre entreprise est un critère majeur pour la sélection d’un ERP. Une solution qui n’est pas parfaitement dimensionnée sera contre-productive, car elle risque de bousculer vos processus d’entreprise et de troubler votre organisation. Il faut savoir qu’il existe des logiciels qui ont été spécialement conçus pour les grands groupes, les entreprises de taille intermédiaire (ERP ETI), les petites et moyennes entreprises (ERP PME) et les très petites entreprises (TPE).
Généralement, plus la taille d’une structure est importante, plus elle aura besoin de fonctionnalités. Pour les entreprises les plus petites, une solution comportant des fonctionnalités basiques comme la gestion de la relation client, la gestion de projets, la facturation, etc. peut parfois suffire. Un ERP cloud qui n’implique ni installation ni maintenance semble aussi plus adapté.
D’autre part, le choix d’un ERP doit être fait en prenant en compte votre personnalité organisationnelle. Vous bénéficierez de plus d’avantages si vous optez pour un logiciel en adéquation avec votre culture d’entreprise et vos processus de gestion. Cette dernière influence en effet vos méthodes et votre vision à long terme, des éléments qu’il faut éviter de laisser de côté si vous voulez choisir une solution qui vous conviendra parfaitement.
Critère de choix 3 pour votre ERP : votre secteur d’activité
Votre secteur d’activité figure aussi parmi les critères de sélection d’un ERP. Sur le marché, vous trouverez aussi bien des éditeurs généralistes que des solutions spécialisées, les ERP métiers. En fonction de votre secteur, il se peut que cette seconde catégorie soit plus adaptée, car elle répondra mieux aux spécificités et aux contraintes de votre métier et de vos services.
- Une société de services privilégiera un ERP Services qui embarque des fonctionnalités qui prennent en charge la facturation, la gestion de projet, la gestion de la charge de travail, le suivi des dépenses, etc.
- Une entreprise qui évolue dans le domaine du bâtiment et des travaux publics aura besoin d'un ERP BTP avec des modules comme la planification de chantier, la gestion des ressources humaines, la gestion des fournisseurs, etc.
- Une entreprise agroalimentaire aura tout intérêt à opter pour une solution ERP Agroalimentaire qui propose des briques fonctionnelles se rapportant à la gestion des achats, la gestion de production, la gestion des stocks, la gestion logistique, etc.
- Pour une entreprise de l’industrie manufacturière, un ERP Industrie avec des fonctionnalités telles que la planification des ressources, la gestion des achats et des commandes, la gestion de production ou la tenue de l’inventaire s’avère particulièrement pertinent.
- Une entreprise pharmaceutique misera sur des fonctionnalités qui couvrent la gestion des lots, le contrôle qualité ou encore la traçabilité.
Vous l’aurez compris. Les fonctionnalités qu’il faut retrouver dans un PGI ne sont pas les mêmes selon le secteur. C’est la raison pour laquelle il est indispensable de tenir compte du vôtre pour éviter de vous tromper.
Critère de choix 4 pour votre ERP : les fonctions concernées
Nous venons de le voir, la couverture fonctionnelle occupe une importance capitale lors de la sélection d’un outil ERP. Vous devez prendre le temps de définir les fonctionnalités dont chacun de vos services a besoin. Déterminez également si votre futur logiciel ERP doit couvrir uniquement les fonctions clés de votre entreprise ou pouvoir être étendu à des fonctions périphériques. La question des modules de gestion se posera aussi. Avez-vous besoin d’une gestion comptable, gestion commerciale, gestion de production, gestion de stocks, des achats ou encore gestion de projet ? Tous les éditeurs ERP ne proposent pas les mêmes modules ERP.
Il convient d’identifier les briques fonctionnelles indispensables et celles qui peuvent venir les compléter. Vous éviterez ainsi de vous retrouver avec un logiciel sous-dimensionné ou, au contraire, surdimensionné. Dans un cas comme dans l’autre, des ajustements seront nécessaires. Non seulement ceux-ci augmenteront les risques de votre projet ERP, mais ils rallongeront aussi les délais de mise en œuvre et feront exploser vos coûts. De plus, les adaptations risquent de complexifier la réalisation de futures mises à jour.
Il convient de noter que la rédaction d’un cahier des charges est obligatoire pour mener à bien un projet ERP. Ce document doit détailler les pratiques, les processus, les flux, les contraintes, les problématiques et les enjeux de votre entreprise. Vos besoins et les fonctionnalités souhaitées doivent aussi y être clairement indiqués. Le cahier des charges se révèlera d’une aide précieuse pour déterminer l’éditeur ERP le mieux adapté. Ce document sera aussi la clé de voûte pour votre intégrateur ERP.
Critère de choix 5 : votre budget ERP
Le coût est un critère fondamental en ce qui concerne le choix d’un ERP. Vous devrez en effet opter pour un logiciel qui concorde avec vos moyens. Dans le cas contraire, vous risquez de vous retrouver dans une situation financière délicate. Or, la mise en place d’un PGI devrait vous aider à résoudre vos difficultés et non constituer un problème supplémentaire pour votre entreprise.
Il est de ce fait crucial de définir un budget avant de lancer un projet ERP. Pour ce faire, vous devez tenir compte de l’ensemble des coûts induits par ce dernier.
- Le coût d'acquisition,
- Le coût lié à l'intégration,
- Les dépenses relatives à la formation des utilisateurs,
- Les frais de maintenance et de mises à jour.
L’investissement conséquent requis par le déploiement d’un ERP dans votre entreprise est susceptible de vous faire peur. Connaître les promesses de rentabilité d’une telle solution devrait néanmoins vous décider à vous lancer. Pensez donc à évaluer et à analyser le ROI (Return On Investment ou retour sur investissement) que vous attendez suite l’utilisation d’un outil ERP dans votre entreprise.
Critère de choix 6 : l’importance apportée à l’ergonomie de votre ERP
Vos collaborateurs devront travailler quotidiennement sur le logiciel ERP que vous mettrez en place. Votre entreprise risque de ce fait d’en pâtir s’ils ne se l’approprient pas. Pour éviter une telle situation, il est essentiel de privilégier une solution facile à utiliser. C’est pourquoi une attention particulière doit être portée à l’ergonomie lors du choix d’un ERP.
Concrètement, il convient d’opter pour un logiciel qui garantit une expérience utilisateur optimale en offrant une navigation intuitive et en étant agréable à prendre en main. Vos collaborateurs auront moins de mal à accueillir l’ERP s’il est aisé à manier.
Mais aussi simple que soit un PGI, sa mise en place doit nécessairement s’accompagner d’une conduite du changement. Cette démarche permet de réduire les résistances que vos collaborateurs montreront face au nouvel outil. L’idée de voir leurs habitudes être modifiées risque en effet de ne pas les enthousiasmer.
Gardez à l’esprit que même si vous ne faites aucune erreur lors de la sélection d’un ERP, celui-ci ne profitera pas à votre entreprise si vos collaborateurs rechignent à l’utiliser. Pour favoriser leur adhésion, impliquez-les dans votre projet le plus tôt possible. Vous ne devez pas hésiter à leur demander ce qu’ils attendent du futur logiciel.
Expliquez-leur également les raisons qui vous ont incité à le mettre en place et mettez en exergue ses avantages. En outre, communiquez régulièrement auprès de vos collaborateurs concernant l’état d’avancement de votre projet.
Critère de choix 7 pour votre ERP : la flexibilité et la mobilité
La flexibilité est une qualité que vous devez absolument retenir dans le cadre du choix d’un ERP. Le logiciel que vous implémenterez ne doit pas répondre uniquement à vos besoins à court terme. Il est primordial qu’il soit aussi capable de s’adapter à l’évolution de votre entreprise à moyen terme. Plus précisément, il doit être suffisamment souple pour intégrer les imprévus que vous rencontrerez au fil du temps et pour vous accompagner en toutes circonstances. Il peut par exemple s’agir de la perte d’un client important, de l’intégration d’un nouveau produit ou encore du lancement sur un nouveau marché.
Au cours du choix d’un ERP, il s’avère également judicieux de se pencher sur la question de la mobilité. Il s’agit d’un enjeu majeur à l’heure actuelle sachant que le travail nomade est de plus en plus plébiscité.
Votre activité implique d’envoyer souvent vos collaborateurs en déplacements professionnels ? Vous prévoyez de recourir à un système hybride qui combine travail à distance et sur site ? Un ERP SaaS offrant un accès mobile est tout indiqué. L’ERP cloud peut en effet être utilisé partout et à tout moment depuis n’importe quel appareil du moment qu’une connexion internet est disponible.
Critère de choix 8 pour votre ERP : la durabilité
Il est indispensable de s’interroger sur la durabilité lors de la sélection d’un ERP étant donné qu’un tel outil se garde en moyenne 8 à 10 ans. Pensez de ce fait à vérifier si chaque solution qui vous intéresse est développée par un programmeur unique avant de prendre une décision. Informez-vous aussi afin de savoir si d’autres entreprises ont déjà mis en place le système ERP que vous envisagez d’adopter.
Le choix d’un ERP implique en parallèle d’analyser la qualité du support proposé pour un logiciel. Vous serez rassuré de savoir que vous pourrez compter sur une assistance réactive en cas de problème. Veillez par conséquent à vous renseigner sur les solutions disponibles dans une situation d’urgence et sur le délai d’intervention si une panne survient. Vous pouvez demander directement ces informations auprès du prestataire ERP auquel vous prévoyez de faire appel. Consulter les avis clients est aussi un bon moyen de les obtenir.
Critère de choix n°9 : l'assistance utilisateurs
Les problèmes techniques peuvent survenir à tout moment, et il est crucial d’avoir accès à un support technique compétent pour résoudre rapidement les problèmes. Une assistance aux utilisateurs bien structurée peut offrir des mécanismes de support efficaces, comme des centres d’appels, des tickets d’assistance ou des forums de la communauté.
Critère de choix 10 : l'interopérabilité
L’interopérabilité est un facteur essentiel à prendre en compte en raison de son impact sur la connectivité, la flexibilité et l’efficacité des systèmes d’information de l’entreprise. Elle impacte :
- Intégration des systèmes : les organisations utilisent généralement divers logiciels tels que un logiciel de comptabilité, un logiciel de gestion commerciale, un CRM, etc. Un ERP avec une bonne interopérabilité permet une intégration harmonieuse entre ces systèmes, évitant ainsi les silos d'information et améliorant la communication et le partage de données entre les départements.
- Flux de travail efficace : l'interopérabilité facilite la synchronisation des processus métier entre différentes parties de l'organisation. Cela permet d'automatiser les flux, d'éliminer les tâches manuelles redondantes et de réduire les erreurs potentielles liées à la saisie manuelle de données.
- Facilite l'adoption de nouvelles technologies : avec l'évolution rapide de la technologie, de nouvelles solutions logicielles et outils peuvent apparaître. Un ERP interopérable peut se connecter facilement à ces nouvelles technologies sans nécessiter de modifications majeures de l'infrastructure existante, ce qui permet à l'entreprise de rester à la pointe de l'innovation.
- Collaboration avec les partenaires commerciaux : Dans certains cas, l'entreprise doit partager des données avec des partenaires commerciaux ou des fournisseurs externes. L'interopérabilité facilite cette collaboration en permettant un échange de données fluide et sécurisé entre les systèmes des différentes parties.
