Ce n’est un secret pour personne, la gestion des ressources humaines est l’une des clés de la réussite des entreprises dans tous les domaines d’activité. Les indicateurs RH, également appelés KPI (Key Performance Indicators), sont des outils de mesure très utiles pour évaluer l’impact de vos actions RH. C’est ce qui fait d’eux des outils de reporting RH incontournables. Vous souhaitez en choisir pour votre entreprise mais vous ne savez pas par où commencer ? Suivez le guide !
Les indicateurs RH : définition et types
Qu’est-ce qu’un indicateur RH ?
Alliés-clés des RRH et DRH, les indicateurs RH sont des outils RH de mesure qui permettent d’évaluer la situation RH de l’entreprise et l’effet de la politique RH actuelle sur celle-ci. Aussi appelés des indicateurs sociaux, ils couvrent une variété de sujets, depuis les conditions sociales et la rémunération jusqu’à l’embauche et la formation des employés. Ils comptent par exemple la masse salariale, le taux de fidélisation des employés ou encore le niveau d’expérience moyen.
L’indicateur RH a pour fonction de soutenir la prise de décision et la gestion stratégique de l’entreprise, tout en servant en même temps de moyen de mesurer l’efficacité des actions et des objectifs préalablement définis.
Pour tirer le meilleur de ces KPI pour votre entreprise, il vous faut tout d’abord
- Choisir les bons indicateurs selon vos besoins
- Et ensuite vous équiper d’un solide logiciel de Business Intelligence RH (BI RH) pour les traiter.
Pourquoi utiliser les KPI RH en entreprise ?
Les KPI RH sont indispensables pour élaborer des stratégies RH au sein de l’entreprise sur le long terme et analyser les performances. Les indicateurs RH permettent d’évaluer l’efficacité de vos actions et de faciliter la prise de décision stratégique. C’est ce qui fait que la collecte et l’analyse de données sont aujourd’hui aussi importantes pour la fonction RH en entreprise.
Cela met en effet en évidence des informations précieuses, permet une gestion RH plus efficace et contribue à la rétention des talents, un enjeu majeur dans les secteurs qui nécessitent des compétences critiques. En choisissant les bons KPI, le département RH peut suivre l’avancement des objectifs fixés dans la stratégie RH, analyser l’efficacité des actions en temps réel ou dans le temps, déterminer la performance des collaborateurs et accompagner la prise de décision, sans parler de respecter les obligations légales.
Certains KPI sont incontournables puisqu’ils doivent être référencés dans le BDES de l’entreprise. Climat social, satisfaction des employés ou encore turnover… Mais au-delà de cela, nous vous conseillons de faire votre propre sélection d’indicateurs-clés selon vos besoins.
Comment suivre efficacement vos indicateurs RH ?
Ce n’est pas tout de les choisir (nous y reviendrons) mais il faut aussi les suivre efficacement à quotidien. Pour ce faire nous vous recommandons de vous appuyer sur une solution de Business Intelligence et de reporting adaptée aux RH.
Car cet outil de reporting RH se chargera de :
- Centraliser vos données RH ;
- Nettoyer et synchroniser ces dernières ;
- Faciliter et accélérer l’analyse de vos données d’entreprise ;
- Vous offrir des outils de pointe pour créer des rapports et tableaux de bord ;
- Partager ces derniers parmi vos collaborateurs.
Il a donc pour avantage de :
- Vous faire gagner beaucoup de temps sur votre reporting ;
- Limiter les risques d’erreurs de saisie ;
- Sécuriser vos données ;
- Mettre à jour automatiquement les informations.
Ainsi vous pourrez suivre l’évolution de vos KPI RH au quotidien grâce à vos tableaux de bord et les explorer plus en détails dans vos rapports RH.
Quels sont les 10 indicateurs RH les plus importants ?
Les indicateurs de performance RH sont devenus les meilleurs alliés des DRH pour améliorer leur gestion des ressources humaines (GRH) et leur pilotage RH. Chaque entreprise a une stratégie RH différente et chaque responsable RH doit donc choisir une sélection différente d’indicateurs RH pour évaluer les résultats de leur stratégie. Afin de vous aider dans votre démarche, voici 10 KPI RH les plus utilisés. Ils sont à sélectionner en fonction de vos objectifs, mais sont majoritairement essentiels à la GRH dans toute entreprise.
1. Les effectifs
Cet indicateur sociodémographique correspond au nombre de salariés employés par une entreprise. Vous devez toujours connaître le nombre d’employés qui travaillent pour vous. Il peut également être utilisé dans le calcul de plusieurs autres KPI. Vous pouvez adopter différentes méthodes de calcul et les faire apparaître de manière mensuelle dans un tableau de bord. Ainsi, vous avez la possibilité :
- De rassembler toutes les personnes physiques présentes pendant la période. Il s’agit d’une règle pertinente lorsque le personnel d’une entreprise est structuré avec des contrats similaires.
- D’avoir la vision des ETP (équivalent temps plein). Les contrats sont calculés au prorata de la durée du contrat, des arrivées et des départs. Cette méthode de calcul a du sens si, par exemple, une grande partie de la main-d’œuvre travaille avec des contrats à temps partiel.
- De prendre en compte tous les contrats dans l’entreprise. Cela représente les effectifs inscrits. Dans ce cas, chaque contrat vaut pour une personne. Ce calcul est judicieux lorsque le turnover est important au sein de l’entreprise.
Selon la composition de l’entreprise, il est primordial de trouver en interne le calcul le plus cohérent et qui répondra le mieux à vos objectifs.
2. La masse salariale
La masse salariale est à la fois un KPI social et la base de calcul des cotisations payées par l’entreprise. Elle participe donc à deux aspects importants de l’entreprise : les aspects sociaux et financiers. Elle vous permet également de :
- Positionner l’entreprise par rapport à vos concurrents ;
- Vérifier que le ratio entre le CA et la masse salariale est cohérent avec les statistiques de votre secteur d’activité ;
- Fixer vos objectifs financiers.
Le calcul de la masse salariale consiste à additionner tous les montants versés au titre de la rémunération des salariés et à soustraire les cotisations patronales et les avantages en nature.
En réalité, plusieurs calculs sont possibles selon le but recherché. Les objectifs d’un comptable ou d’un service RH sont différents de ceux d’un manager qui souhaite établir un budget prévisionnel par exemple. Ce dernier inclura les cotisations patronales dans le calcul.
3. L’écart de rémunération femmes – hommes
L’égalité salariale entre hommes et femmes est à la fois un ICP RH, mais surtout un principe constitutionnel qui doit obligatoirement être respecté et établi par la législation du travail. Ce KPI permet de mesurer l’écart salarial entre les genres dans l’entreprise et de le suivre dans le temps jusqu’à son élimination. Sur la base des résultats obtenus, des efforts devraient être faits pour promouvoir l’égalité des sexes au sein de l’organisation.
Son calcul est basé sur l’écart salarial total au niveau de la représentation ou sur des écarts de salaire constatés pour des postes équivalents.
À noter que l’index d’égalité femmes-hommes doit être publié chaque année au 1er mars depuis la loi Avenir Professionnel de 2018. Cette publication concerne toutes les entreprises de plus de 50 salariés et doit comporter un certain nombre d’indicateurs comme l’écart d’augmentation de salaire constaté entre les femmes et les hommes.
4. Le niveau de satisfaction des collaborateurs (ENPS)
Le eNPS (ou Employee Net Promoter Score) est une mesure permettant de mesurer la satisfaction des employés. Il sera donc possible de déterminer le niveau d’engagement de ces derniers. Pour connaître votre score eNPS, vous devez fournir à vos employés une enquête qui leur demande de manière anonyme quelle est leur probabilité de recommander votre société en lui attribuant une note de 0 à 10.
Les résultats sont interprétés comme suit :
- De 0 à 4 : les salariés sont considérés détracteurs.
- De 5 à 8 ans : les salariés entrent dans la catégorie des salariés passifs.
- 9 et 10 : les salariés sont classés comme promoteurs.
Une fois que vous recevez les résultats de votre enquête, calculez-les simplement à l’aide de la formule suivante : eNPS = (Nombre de promoteurs – Nombre de détracteurs) / Nombre total de réponses
5. Le taux d’absentéisme
L’absentéisme est l’un des indicateurs RH les plus importants, car il a un impact significatif sur la productivité d’une entreprise et peut entraîner des pertes importantes. L’absentéisme est donc une problématique prioritaire dans la GRH.
La formule de base pour le calculer est la suivante : Taux d’absentéisme = (Nombre de jours d’absence / Nombre de jours convenus au contrat) x 100
6. Le taux de turnover
Le taux de turnover est l’un des ICP RH les plus couramment utilisées. Avec ces données, vous pouvez voir le nombre et le pourcentage d’employés qui ont quitté votre entreprise sur une période donnée. C’est très utile pour évaluer la qualité de vos stratégies de recrutement et de rétention.
C’est également un indicateur de la culture globale de votre entreprise. Vous pouvez donc toujours l’améliorer. Si le taux de roulement est trop élevé, cela signifie qu’il existe des problèmes internes qui doivent être résolus par le service RH.
La formule de détermination du KPI du taux de turnover est la suivante : Taux de turnover = (Nombre de départs / Nombre moyen d’employés) x 100.
7. Le coût de recrutement
L’embauche de nouveaux employés implique diverses dépenses, et notamment :
- Le recrutement lui-même ;
- L’intégration dans l’entreprise (onboarding) ;
- La rémunération ;
- La gestion face aux imprévus (maladie, arrêt de travail…).
Calculer vos coûts de recrutement peut vous donner une meilleure vision de l’utilisation de votre budget de recrutement et donc vous aider à l’optimiser. Ils sont généralement calculés à l’aide de la formule suivante : Coût de recrutement = (Coûts internes + Coûts externes + Coûts de diffusion + Risque d’échec) / Nombre d’emplois dans la période de référence.
8. Les délais d’embauche
Le délai moyen de recrutement permet d’évaluer la performance des recrutements prévus par la direction RH. Ce KPI est particulièrement important, car il vous permet de renforcer et d’améliorer votre stratégie d’attraction de nouveaux talents.
Le résultat souhaité est le nombre moyen de jours entre la date de publication d’une offre d’emploi et l’embauche d’un nouvel employé.
Délai moyen d’embauche = Nombre de jours de publication / Nombre de postes pourvus.
9. Le chiffre d’affaires par collaborateur
Le chiffre d’affaires par employé fait référence au bénéfice que chaque employé apporte à sa société. En surveillant régulièrement cette mesure, vous pouvez identifier vos employés les plus performants et les moins performants.
Pour le calculer, additionnez les CA des commandes/contrats généré(e)s directement ou indirectement par chaque employé et divisez-le par une période donnée. Il convient ensuite de comparer les périodes via un tableau de bord et suivre son évolution.
10. Le nombre d’arrêts de travail
Pour celui-ci, il est important de distinguer les points suivants :
- Le taux de fréquence, qui est le nombre d’accidents entraînant un arrêt de travail d’un jour ou plus et qui se produisent sur une période de 12 mois ;
- L’indice de fréquence, qui est le nombre d’accidents du travail pour 1 000 salariés.
Ces deux résultats doivent être minimes afin que les entreprises puissent réduire leurs coûts d’assurance et leur contribution aux accidents et maladies professionnelles (AT/MP). Ils peuvent servir également pour mener des actions sur les conditions de travail, l’aspect sécuritaire des postes et notamment sur les arrêts liés à des accidents de travail.
Pour les arrêts de travail non professionnels, ils peuvent mettre en exergue un problème au niveau politique d’entreprise découlant sur des actions importantes à mettre en œuvre par l’équipe RH. Il est important de vérifier l’évolution de ces pourcentages chaque année.
Comment créer un tableau de bord RH ?
Parmi les nombreux outils de gestion et de suivi des indicateurs RH, figure le tableau de bord RH. Aussi appelé un dashboard, il vous permet d’illustrer vos KPI et d’offrir à l’équipe RH une interface sur lesquels suivre leurs indicateurs-clés au quotidien. Comment créer le vôtre ? En suivant les étapes ci-dessous.
a. Fixez le but de votre tableau de bord
Avant toute chose, quel sera le but de ce dashboard ? Par exemple, sera-t-il un tableau général à utiliser au quotidien par l’ensemble de la fonction RH ? Ou sinon un tableau de bord absentéisme pour déterminer ce qui ne fonctionne pas dans votre politique actuelle de lutte contre celui-ci ?
Commencez par fixer la mission de ce nouveau tableau. Cela vous aidera ensuite à sélectionner les indicateurs à y inclure. Car même s’ils ont tous leur utilité, ils n’ont pas tous le même impact sur une entreprise, et trop de KPI peuvent faire perdre à un tableau de bord son efficacité et son intérêt.
Il est ensuite important de vous remémorer les objectifs qui ont été fixés pour cette thématique dans votre stratégie RH actuelle. Quel niveau d’absentéisme souhaitez-vous atteindre d’ici la fin de l’année ? Vous pourrez mettre en évidence cet objectif sur votre dashboard afin qu’il soit clair pour tous.
b) Choisissez les bons indicateurs
Il est temps pour vous de choisir les indicateurs qui vous permettront de déterminer si vous avez rempli cet / ces objectif(s). C’est une étape essentielle. Nous vous conseillons d’en choisir entre 5 et 10 par tableau de bord pour qu’il reste concis.
Cette sélection n’a pas à être parfaite dès le début ; vous pourrez l’affiner et la modifier dans le temps selon les retours de ses utilisateurs.
Vous aurez à choisir parmi différents groupes d’indicateurs RH :
- Ceux qui déterminent le climat social ;
- Ceux relatifs à la santé et la sécurité au travail ;
- Ceux liés à la formation et la gestion de carrière ;
- Ceux relatifs au recrutement ;
- Ceux liés aux finances.
c) Choisissez un graphique pour chaque indicateur
L’aspect graphique est déterminant pour que le plus grand nombre comprenne la signification de vos indicateurs et de votre tableau. En effet, un graphique permet de visualiser rapidement une mesure et de l’interpréter. C’est pourquoi nous vous conseillons de couvrir votre tableau de bord de graphiques colorés pour une lecture plus facile et intuitive. Il faut que chacun de vos indicateurs soit représenté par un graphique adapté.
Aussi appelées “data visualisations”, ces représentations graphiques peuvent prendre plusieurs formes, comme par exemple :
- Le diagramme circulaire (ou “camembert”) : Il sert surtout à visualiser un pourcentage ou une proportion dans un ensemble donné.
- La courbe : Cette ligne est souvent utilisée pour visualiser une tendance ou une progression sur un temps défini.
- La jauge : Elle sert avant tout à visualiser une proportion par rapport à un objectif donné.
Il est également possible de combiner plusieurs représentations (ex : courbe et histogramme) pour réaliser des comparaisons de données.
d) Créez votre tableau de bord RH grâce à un logiciel de reporting et de Business Intelligence
Commencez tout d’abord par vous équiper d’une solution BI (comme Microsoft Power BI ou MyReport) ou par accéder à la vôtre. Il prendra en charge la collecte, le nettoyage, l’analyse et l’illustration de vos données ainsi que la publication et le partage de votre tableau de bord. Vous ne savez pas quel logiciel choisir ? Contactez-nous ci-dessous.
Ensuite, il faut avant tout que vos données RH soient consolidées en un seul endroit. C’est l’un des avantages de l’utilisation d’un logiciel de reporting et de BI. Ceux-ci peuvent se connecter à l’ensemble de vos données, quelle que soit leur source (SIRH, Excel, ERP etc.). De plus, ce processus de récupération des données peut ensuite être entièrement automatisé.
Une fois que vous disposerez des données nécessaires, vous pourrez mesurer vos KPI et créer la base de votre tableau. Il sera ensuite temps d’y ajouter les graphiques que vous avez choisis, ainsi que les titres et les couleurs pour faciliter leur compréhension.
e) Partagez votre tableau de bord
Maintenant que vous avez bien suivi les étapes essentielles pour la création d’un dashboard, il est temps de le partager l’ensemble de l’équipe RH. Prenez le temps d’expliquer son fonctionnement à vos collaborateurs et de noter leurs retours une fois qu’ils l’auront utilisé.
Créer un beau dashboard, c’est bien. Mais s’il n’est pas utilisé, cela ne sert à rien. Il faut que vous remportiez l’adhésion de ses destinataires finaux en le rendant facile à utiliser pour eux.
N’oubliez pas de fixer la fréquence de mise à jour des données utilisées pour faire vivre en temps réel les KPI présentés.
Vous l’aurez compris ! Les indicateurs RH constituent une source d’informations et un outil de pilotage primordial. Ils facilitent les prises de décisions et le suivi de performance.
Vous voulez suivre vos indicateurs RH ? Nous pouvons vous aider en vous aidant à choisir et adopter une solution de Business Intelligence RH. Ainsi, vous apportez de l’agilité dans votre gestion RH et améliorez votre climat social. Alors n’hésitez plus et contactez-nous ci-dessous pour vous lancer ! En tant qu’intégrateur BI, nous vous accompagnons à chaque étape de votre projet.