Les enjeux écologiques sont aujourd’hui une question qui touche tous les acteurs de la société. Les entreprises ont elles aussi leur rôle à jouer. Au-delà d’une politique RSE générale, chaque service, à son niveau peut avoir un impact positif pour réduire notre empreinte carbone. En effet, le service des ressources humaines et de la paie peut lui aussi contribuer à cet effort.
Un exemple d’impact écologique du service paie :
Le paiement des salaires en version papier a un impact négatif sur l’environnement. . C’est ainsi que l’impression de 8 milliards de fiches de paie émet 175 000 m3 de déchets. Ces détritus proviennent de la consommation de 680 000 arbres, 120 000 de barils de pétrole et 125 000 litres de tonner.
Pour renverser cette tendance, les enjeux écologiques jusqu’ en 2050 visent l’utilisation zéro de l’énergie fossile, le doublement de notre capacité de stockage de carbone et la diminution l’émission de gaz à effet de serre par 6.
La dématérialisation de la paie, une première étape
La dématérialisation de la paie met en avant les travaux de digitalisation. L’objectif de l’entreprise est de supprimer l’usage du papier : c’est la démarche zéro papier.
Les bulletins de paie électronique
La dématérialisation des bulletins de salaire consiste à les convertir en version numérique : c’est la digitalisation. L’utilisation des bulletins de paie électronique est régie par le Code de travail en son article L.3243-2 et L.3243-4. Elle fut modifiée par la loi du 12 mai 2009 en son article 26 mais son application effective n’a eu lieu que le 1er janvier 2017.
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La dématérialisation des déclarations sociales
La sécurisation des dossiers devient une priorité auprès des organismes de protection sociale. C’est ainsi que les déclarations unifiées de cotisations sociales s’effectuent sur une plateforme informatisée depuis le 1er trimestre 2013.
Les utilisateurs remplissent une seule fois un fichier d’information. Le système génère ensuite automatiquement les documents administratifs. C’est le cas avec la solution Sage Business Cloud Paie.
L'archivage numérique des documents
La sécurisation de informations confidentielles des salariés demeure une priorité. L’archivage numérique apporte la solution à cette préoccupation en numérisant, en indexant et en classifiant les documents RH (contrats de travail, les fiches de paie,…). Conservés sous forme digitale, ils sont préservés des altérations. A noter que l’archivage numérique facilite aussi la recherche des documents.
Vers le zéro papier pour l'ensemble du service RH
La dématérialisation occupe un rôle important dans la digitalisation des entreprises. Elle touche un large domaine du service RH comme la gestion des congés, les notes de frais, les entretiens individuels … Ce processus vers le zéro papier simplifie les opérations de gestion tout en minimisant les charges. Envie de réaliser un bilan de digitalisation RH ?
Inciter les collaborateurs à des modes de transports moins énergivores
Pour faire face aux enjeux climatiques, les entreprises offrent de mesures incitatives aux employés. Ces initiatives visent à mieux les impliquer dans l’atteinte des objectifs écologiques.
Avantage en nature des véhicules électriques
L’utilisation des véhicules électriques dans les entreprises contribue à diminuer l’émission de gaz à effet de serre. Les collaborateurs utilisent en permanence ces matériels roulants en contrepartie d’une cotisation. Pour les véhicules exclusivement électriques, elle est calculée sur la base d’une déduction de 50% avec un plafond de 1800 euros.
Prime de transport
Les employés reçoivent une prime de transport pour couvrir les charges liées à l’utilisation des véhicules écologiques. Avec un plafond annuel de 500 euros par salarié, cette gratification est exemptée d’impôt sur le revenu et des cotisations sociales. Mise en vigueur depuis le 1er janvier 2020, cette mesure incitative s’applique aux voitures électriques, hybrides et fonctionnant à l’hydrogène.
Prise en charge des frais de transport public
Les mesures d’encouragement touchent les frais de déplacements en transport public vers le lieu de travail. Afin d’inciter les salariés à abandonner l’utilisation de leur voiture personnelle, cette faveur s’applique également aux locations de bicyclette. L’employé reçoit un remboursement de la moitié de son abonnement, avec exonération d’impôt sur le revenu et des charges sociales.
Forfait mobilité durable
Applicable depuis le 11 mai 2020, l’exonération de la cotisation est offerte avec un plafond annuel de 500 euros. Cette mesure concerne l’utilisation des modes transports économiseurs d’énergie comme la bicyclette, la trottinette électrique, les transports en commun, le covoiturage. Il en est de même des services de mobilité partagée comme les scooters ou les trottinettes en libre-service.
Majoration du barème kilométrique
L’indemnité kilométrique en franchise de cotisation s’applique aux voitures personnelles des salariés pour rejoindre le lieu de travail. L’entreprise utilise un barème kilométrique pour effectuer le remboursement. Une majoration de 20% s’applique pour l’usage des voitures fonctionnant exclusivement avec une source électrique.
Choisir des solutions de paie engagées dans une démarche RSE
La démarche RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) permet aux entreprises de s’impliquer concrètement dans les actions « vertes ». Elle permet d’avoir un impact positif sur notre environnement. En guise d’illustration, voici quelques exemples :
- Se brancher à l’électricité verte
- Limiter ses déplacements professionnels
- …
Vous pouvez donc choisir des prestataires de paie déjà engagés dans une démarche durable pour maximiser votre impact !
En disposant d’un système d’information performant et flexible, les entreprises bénéficient des avantages de la digitalisation pour une gestion de la paie plus « verte » et plus efficace.
Le numérique responsable est un numérique qui, comme son nom l'indique, prend ses responsabilités. A notre échelle, nous souhaitons contribuer à réduire l'empreinte carbone en proposant des offres plus respectueuses des enjeux environnementaux.