ZeenDoc
Une application de gestion électronique des documents bas carbone unique sur le marché
Je télécharge le livre blanc : DAF/RAF les 4 avantages de GED Zeendoc !
Découvrez ZeenDoc
Les principales fonctionnalités de ZeenDoc
Signature électronique des documents
- Envoi de vos documents aux signataires
- Signature électronique intégrée dans la solution GED ZeenDoc
- Définition de la durée de validité du document
- Suivi en ligne des statuts de signature
GED globale
- Archivage électronique de vos documents
- Gestion des flux et des droits d'accès
- Accès en tout lieu et sur tout supports de vos documents
- Annotation et modification des documents
Dématérialisation du dossier fournisseurs
- Capture des documents fournisseurs (tout format confondus)
- Duplicat au format PDF
- Classement automatique selon les critères que vous avez déterminé
- Circuit de validation
Dématérialisation du dossier clients
- Dépôt des factures par lot et découpage automatique
- Indexation automatique
- Signature électronique des documents
- Envoi mixte numérique ou postal de toutes les factures
- Archivage à valeur probante
Apogea, intégrateur du logiciel ZeenDoc en liant avec la réforme
Découvrez nos conseils pour vous aider dans le choix de votre GED
Vous pourrez mieux comprendre comment fonctionne une solution de dématérialisation depuis la numérisation des documents à l’archivage électronique en passant par l’automatisation de vos processus métiers.
ZeenDoc - F.A.Q
Qu'est-ce que la GED ?
La GED, aussi appelée Gestion Electronique Documentaire, concerne l’ensemble des processus liés à la gestion des documents électroniques et leurs flux.
L’objectif est de dématérialiser les processus liés à la gestion documentaire : depuis l’acquisition du document papier en le numérisant, ou de la création du document électronique jusqu’à l’archivage en passant par l’indexation, la classification, la recherche, le partage et la consultation.
Pourquoi choisir de déployer une solution de GED ?
Voici les principaux avantages liés à la mise en place d’une solution de GED :
- une meilleure traçabilité de vos documents
- un meilleur contrôle de l’accès à l’information
- une optimisation de vos processus métiers avec des délais de traitement réduit
- un accès à l’information simplifié
- une diminution de vos coûts ( impression, papier, affranchissement, stockage, physique)
- une meilleure collaboration avec la possibilité de travailler simultanément sur un document
- une fluidification des échanges d’information
Comment mettre en place une GED ?
Si vous souhaitez mettre en place une GED, la première étape est de bien cerner vos besoins :
- quel est le volume de documents concernés ?
- quel est la nature des documents : factures clients, factures fournisseurs, contrats, fiche de paie, ….
- quels sont vos besoins en terme de classement et d’indexation .
- comment souhaitez-vous gérer l’accès aux documents ? les modifications ? le suivi ?
La première étape que nos experts en dématérialisation vous proposeront sera un audit afin d’établir un cahier des charges en phase avec votre organisation et vos besoins en gestion documentaire.
Une fois cette phase réalisée, votre projet de dématérialisation peut commencer.
Il faudra sélectionner la solution de GED qui vous convient, soit via une approche métier, soit via une approche transversale.
En tant qu'intégrateur Sage, Apogea vous accompagne dans le choix de votre logiciel de dématérialisation.
N'oubliez pas que la réforme de la facture électronique approche à grands pas. Préparez dès maintenant votre mise en conformité légale.
Il faudra ensuite réaliser une phase de paramétrage et de test pour s’assurer de déployer une GED parfaitement dimensionnée aux besoins de votre organisation.
Nos solutions complémentaires
