Simplifiez le traitement des notes de frais avec Lucca Notes de Frais (anciennement Cleemy Notes de frais)
Avec le logiciel Lucca Notes de frais, arrêtez de courir après la paperasse et maîtrisez le montant des frais professionnels.
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Les avantages de Lucca Notes de Frais (anciennement Cleemy notes de frais)
- Saisie des notes de frais simplifiée et automatisée
- Un processus de validation rapide et sécurisé
- Intégrez et gérez facilement vos cartes de paiement
- Une solution accessible partout, à tout moment
- Un logiciel SaaS performant pour une gestion fluide des dépenses
Saisie des notes de frais simplifiée et automatisée
Avec Lucca notes de frais, la saisie des notes de frais devient rapide et intuitive. L’application mobile permet aux collaborateurs de scanner leurs justificatifs, et la technologie OCR extrait automatiquement les informations clés (montant, TVA, date). L’archivage des documents est sécurisé, garantissant une conformité aux obligations légales. Cette automatisation réduit les erreurs et accélère le traitement des dépenses.
Un processus de validation rapide et sécurisé
Lucca notes de frais applique automatiquement les règles de politique de frais définies par l’entreprise. En cas de dépassement de plafond ou d’anomalie, le logiciel génère des alertes pour éviter les erreurs et les doublons. Les managers et le service comptable disposent d’interfaces dédiées pour approuver ou contrôler les demandes en quelques clics. Ce workflow structuré garantit une validation fluide et un remboursement rapide des collaborateurs.
Intégrez et gérez facilement vos cartes de paiement
Le module propose une synchronisation avec les cartes bancaires de l’entreprise. Chaque transaction est automatiquement rapprochée du justificatif correspondant, simplifiant le suivi des dépenses. L’outil prend en compte les nouvelles politiques de frais et applique les seuils mis à jour chaque année.
Lucca notes de frais (anciennement Cleemy notes de frais) propose également ses propres cartes de paiement physiques et virtuelles, compatibles avec Apple Pay et Google Pay, permettant aux salariés de ne plus avancer leurs frais professionnels.
Une solution accessible partout, à tout moment
En mode SaaS RH, Lucca Notes de Frais est accessible depuis n’importe quel appareil via un navigateur web ou une application mobile. Que ce soit au bureau, en déplacement ou en télétravail, les collaborateurs peuvent soumettre leurs notes de frais en temps réel. Cette flexibilité améliore la réactivité et la gestion des dépenses en entreprise.
Un logiciel SaaS performant pour une gestion fluide des dépenses
Lucca s’intègre facilement aux systèmes comptables et logiciels de paie existants. Il permet une imputation comptable précise des dépenses en comptabilité générale ou analytique, facilitant ainsi le suivi budgétaire. Grâce à une interface ergonomique et personnalisable, les équipes gagnent en productivité et collaborent plus efficacement.
Les principales fonctionnalités de Lucca notes de frais
Automatisation des notes de frais
- Plus besoin de collectionner les justificatifs papiers.
- Ordinateur ou smartphone, peu importe : les collaborateurs utilisent le moyen qu’ils préfèrent pour saisir leurs frais.
- L’application lit le contenu du justificatif et en extrait la date, le montant, la TVA et la nature de la dépense.
Contrôle automatisé
- Définition de profil avec des plafonds prédéterminés selon les métiers de vos collaborateurs
- Plafonds et contrôle des dépenses automatisés
- Mise en place de circuit de validation entre un manager et ses collaborateurs, à plusieurs niveaux si besoin
- Mise en place d’alertes pour notifier d’une nouvelle demande de remboursement
Dématérialisation des notes de frais
- Déclaration des frais professionnels depuis n’importe quel support.
- Saisie des notes de frais en ligne et au fil de l'eau sans attendre la fin du mois.
- Numérisation des justificatifs papiers (valeur probante).
- Identification automatique des informations depuis la photo de votre note de frais, plus besoin de saisie.
- Calcul automatique pour la gestion des frais kilométriques.
- Prise en compte de tous vos types de dépenses : déjeuner, nuitée d’hôtel...
Gestion comptable
- Connexion entre votre logiciel note de frais et votre ERP ou votre logiciel comptable ou votre solution de paie.
- Export possible vers votre logiciel de comptabilité sans re-saisie.
- Imputation des dépenses dans votre comptabilité analytique et/ou votre comptabilité générale.
- Calcul de la TVA récupérable.
- Définition des modalités de remboursement des notes de frais.
- Reportings des frais professionnels avec une ventilation par nature, collaborateur, par service…
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Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?
Optimiser ses charges en récupérant la TVA sur les notes de frais est un levier d’économie connu mais sous-exploité !
Lucca notes de fais (Cleemy notes de frais) - FAQ
Comment utiliser l'application mobile Cleemy notes de frais ?
L’application Lucca Notes de frais/frais professionnels disponible pour Android et iOS, simplifie la déclaration de vos frais professionnels en déplacement. Voici les étapes clés pour l’utiliser efficacement :
Téléchargement : Téléchargez la sur l’App Store ou Google Play en recherchant “Lucca notes de frais”. Notez qu’elle n’est pas compatible avec les téléphones Huawei sans Google Services.
Connexion : Connectez-vous en suivant les mêmes étapes que pour les applications Timmi Absence et Poplee Socle RH.
Saisie des dépenses : Utilisez votre mobile pour prendre en photo vos justificatifs. L’App mobile tente de les convertir automatiquement en dépense. Assurez-vous que les photos soient nettes et bien éclairées pour une meilleure reconnaissance.
Gestion des dépenses : Ajoutez des informations supplémentaires telles que les invités, des commentaires, ou des imputations analytiques. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des dépenses facilement.
Synchronisation : Les dépenses se synchronisent automatiquement. En cas de manque de réseau, une synchronisation manuelle peut être nécessaire.
Déclaration de note de frais : Une fois validées, utilisez l’option « Déclarer ma note de frais » pour les regrouper et les soumettre.
Approbation : En tant que manager, vous pouvez aussi approuver les notes de frais de vos collaborateurs depuis l’Appli mobile
Cleemy est-il compatible avec d'autres logiciels de gestion ?
Lucca Notes de Frais (Cleemy notes de frais) s’interface avec les principales solutions de gestion du marché pour se connecter avec votre logiciel de paie et/ ou votre outil de comptabilité.
Il faut savoir que l’outil de gestion des notes de frais "Notes de frais" est édité par Lucca. Cet éditeur a conçu différents outils RH tels que :
– un outil de gestion du personnel
– un outil de gestion des congés et d'absences,
– un outil de dématérialisation du bulletin de paie
– un outil de gestion des entretiens
Comment gérer votre solution de notes de frais, votre comptabilité et votre paie ?
La solution logicielle de gestion des notes de frais Lucca notes de frais communique facilement avec les principaux ERP et logiciels de comptabilité du marché.
Elle peut aisément échanger des informations en lecture et en écriture sur les notes de frais.
Il est possible de suivre l’ensemble des imputations analytiques directement dans l’interface Lucca qui suit votre plan comptable.
De plus, des imports automatisés de fichiers peuvent être programmés vers vos solutions de paie ou de comptabilité, selon la fréquence que vous définissez (via API ou serveur FTP).
Dans le cas où votre logiciel comptable ne gère pas le remboursement des notes de frais, le logiciel notes de frais peut vous permettre d’établir des ordres de paiement SEPA.
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