Les tableaux de bord Power BI (aussi appelés dans “dashboards”) sont connus pour leur aspect coloré, clair et parlant. C’est en partie ce qui fait la popularité de la solution de Business Intelligence de Microsoft aujourd’hui, parmi tous les outils de reporting du marché.
Vous voulez créer vos premiers tableaux de bord ou refondre les vôtres pour qu’ils soient plus impactants ? Nous vous expliquons pas à pas comment concevoir un tableau de bord sur Power BI et qui a le droit de le faire. Pour être sûr(e) de prendre les bonnes décisions, suivez le guide !
Comment créer un tableau de bord Power BI ?
Notre modèle de tableau de bord financier
Afin de faciliter votre prise de décision, vous disposez de 2 options pour construire un tableau de bord Power BI.
- Vous pouvez le créer à partir d’un rapport Power BI
- Ou le créer en dupliquant un tableau de bord existant
À noter qu’un rapport est élaboré à partir d’un seul jeu de données. Pour sa part, un tableau de bord peut être basé sur plusieurs jeux de données et plusieurs rapports. Il peut s’agir aussi bien de données locales que de données hébergées dans le cloud. La solution BI de Microsoft intègre une grande variété de sources de données (Google Analytics, Excel, vos logiciels de gestion, Google Data Studio…).
Par ailleurs, au lieu d’ajouter une seule visualisation de données à la fois, vous avez la possibilité d’ajouter toute une page de rapport sur un tableau de bord. En cas de changement de leurs données sous-jacentes, les visualisations (ou “vignettes”) se mettent à jour en temps réel. Si vous cliquez sur une vignette, vous ouvrirez le rapport ou le dashboard dans lequel elle a été créée.
C’est ce qui fait qu’on dit que Power BI propose des tableaux de bord dynamiques et interactifs, mais aussi que vos indicateurs de performance (KPI) sont toujours à jour. Vous pouvez suivre vos métriques en temps réel et être confiants dans leur fiabilité.
Tableau de bord financier, tableau de bord commercial, tableau de bord RH, tout est possible ! Chaque équipe peut créer l’outil dont elle a besoin pour mieux se piloter.
1. Je crée un tableau de bord Power BI à partir d’un rapport
Vous pouvez créer un tableau de bord à partir d’un ou de plusieurs rapports générés dans Power BI. Dans les faits, cela implique de récupérer des vignettes des rapports pour les ajouter (ou les “épingler”) à votre nouveau tableau de reporting. Commencez par accéder au service Power BI sur app.powerbi.com. Les tableaux de bord ne peuvent être créés que sur ce service, pas sur Power BI Desktop ni sur Power BI Mobile. Suivez ensuite les étapes suivantes :
1 – Cliquez sur « Mon espace de travail » puis sur « Obtenir des données » et sélectionnez « Obtenir ».
2 – Recherchez le rapport que vous voulez utiliser pour créer votre dashboard puis cliquez sur « Connecter », « Importer » et ignorez le message de réussite.
3 – Cliquez sur le rapport importé pour l’ouvrir puis appuyez sur « Plus d’options » et sur « Modifier ».
4 – Sélectionnez l’icône d’épingle d’une visualisation pour l’ajouter à votre tableau de bord. Une visualisation de données, sur Power BI et ailleurs, c’est une représentation visuelle de données : des graphiques, une carte, un diagramme, un tableau, un chiffre mis en avant…
5 – Choisissez « Nouveau tableau de bord » puis saisissez le nom qui vous plait.
6 – Sélectionnez « Accéder au tableau de bord » à l’apparition du message « Épinglé au tableau de bord ». Le nouveau tableau de bord s’ouvrira. Vous y trouverez la vignette que vous avez épinglée.
7 – Cliquez sur la vignette pour revenir au rapport. Vous pouvez continuer à ajouter d’autres visualisations à votre nouveau tableau de bord. Lorsque la fenêtre « Épingler au tableau de bord » apparaît, appuyez sur « Tableau de bord existant ».
Et voilà votre nouveau tableau de bord Power BI !
2. Je duplique un tableau de bord Power BI existant
Une autre possibilité consiste à dupliquer un tableau de bord existant déjà dans Power BI. Dans ce cas, vous devrez toutefois en avoir été le créateur. Si vous êtes un consommateur de dashboard, vous ne pourrez pas le reproduire.
En effet, dans Power BI n’importe qui n’a pas le droit de modifier un rapport ou un tableau de bord. Seul son créateur ou sa créatrice en a le droit et ceux à qui il/elle a donné des droits de modification.
Voici la marche à suivre :
1 – Ouvrez le tableau de bord que vous souhaitez dupliquer.
2 – Cliquez sur « Fichier » puis sur « Enregistrer une copie ».
3 – Donnez un nom au nouveau tableau de bord puis appuyez sur « Dupliquer ». Il sera enregistré dans le même espace de travail que l’original.
4 – Ouvrez votre nouveau tableau de bord et effectuez les modifications souhaitées.
Un exemple de tableau de bord créé avec Power BI
Ce tableau de bord pour un magasin de skateboard présente une analyse “What If” pour les ventes nettes et les profits prévus en fonction des variations du taux de retour. L’analyse “What If” simule les impacts de différentes décisions en modifiant des variables clés pour prévoir leurs effets sur les résultats financiers. Voici une analyse détaillée des différents éléments présents :
1. Produit en Vedette : OneNote Office 365 Skateboard
- Image du produit : Une planche de skateboard avec des visuels de OneNote.
- Taux de retour : 24%
- Visualisation : Un graphique en barres montrant l’évolution mensuelle du taux de retour de février à juin 2019.
2. Analyse “What If”
- Glissière de contrôle : Permet de régler le taux de retour pour voir comment cela affecte les ventes nettes et les profits.
- Signification : Permet aux utilisateurs d’évaluer l’impact des modifications potentielles du taux de retour sur les performances financières.
3. Net Sales (Forecast) et Extra Profit
- Ventes Nettes (Prévision) : $31,164
- Valeur Actuelle : $30,772
- Extra Profit : $392 (+1.3% d’augmentation du profit)
- Signification : Ces métriques montrent les ventes nettes prévues et le profit supplémentaire attendu si le taux de retour est réduit.
4. Net Sales vs “What If” Analysis
- Tableau comparatif : Montre les ventes nettes actuelles, les prévisions, et le profit supplémentaire pour chaque magasin. Il aide à identifier les magasins avec le plus grand potentiel d’amélioration.
5. “What If” Analysis Forecast
- Graphique en ligne : Montre les ventes nettes prévues (ligne violette) et les prévisions (ligne noire) de janvier à juillet 2019.
- Signification : Ce graphique permet de visualiser les tendances et les prévisions des ventes nettes dans le temps, en tenant compte de l’ajustement du taux de retour.
Conclusion
Ce dashboard offre une vue d’ensemble des ventes nettes et des profits potentiels via l’analyse “What If” sur le taux de retour. Les visualisations interactives permettent d’explorer différents scénarios et d’identifier les opportunités d’amélioration pour augmenter les ventes et les profits.
Qui peut créer un tableau de bord dans Power BI ?
Bonne nouvelle, tout le monde peut créer un tableau de bord dans Power BI ! Vous en avez la possibilité, que vous ayez une licence Power BI gratuite ou payante. Comme nous le disions précédemment, il vous suffit d’avoir un compte Power BI et d’accéder par un navigateur au service Power BI. Mise à part cela, c’est un outil de Business Intelligence en libre-service : choisissez vos données chiffrées, vos indicateurs pertinents et créez votre tableau de bord commercial.
Là où les choses se corsent, c’est quand il s’agit de partager votre tableau de bord ou de collaborer sur un tableau avec des collègues. En effet, seuls les détenteurs de licences Power BI payantes ont la possibilité de partager leurs tableaux de reporting ou de consulter et modifier ceux d’autres utilisateurs. La licence gratuite ne vous donne la possibilité que de créer un tableau de bord personnel et de l’enregistrer dans votre espace de travail. La même règle s’applique aussi aux rapports Power BI.
Ainsi, si vous souhaitez collaborer avec des collègues sur des tableaux de bord Power BI et les modifier, nous vous conseillons de vous équiper de licences payantes. Envie d’en savoir plus sur leurs coûts ? Découvrez notre article sur les prix Power BI.
Envie d’en savoir plus sur Power BI ? N’hésitez pas à nous contacter pour échanger avec nos consultants certifiés. Forts de notre expertise d’intégrateur Power BI, ils pourront vous faire une démonstration de l’outil et déterminer s’il est le plus pertinent pour votre activité.