Quelques faits attirent notre attention : plus de 2 milliards de factures par an selon la DGFIP. Toute les entreprises sont concernées dés 2024 pour recevoir leurs factures électroniquement. Face à ces enjeux, il est indispensable d’anticiper pour se mettre en conformité. Toutes les entreprises ont l’obligation de choisir une plateforme de dématérialisation : soit une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), soit de passer en direct avec le PPF (Portail Public de Facturation).
Mais comment se préparer à cette nouvelle obligation de la facture électronique ? Voici quelques axes de réflexions.
Déterminer les impacts sur votre système d’information
Selon les entreprises, les SI sont différents et multiples : logiciel de facturation, ERP, gestion commerciale… A cela s’ajoute les différents formats de factures que vous pouvez utiliser : PDF, facture papier, facture fournisseur déjà dématérialisé, factur X, …
Pour rappel, demain seuls trois formats de factures seront autorisés :
La facture X
La factur-X est un nouveau format de facture électronique intelligent conçu pour répondre à la norme européenne EN16931. Le but est de simplifier les échanges et la dématérialisation fiscale entre les pays membres de l’UE.
Il s’agit d’un format mixte, pouvant être exploité aussi bien par l’homme que par un ordinateur :
- Le PDF/A3 : il s'agit de la facture originale offrant la même visibilité des informations qu'une facture au format papier
- Le fichier XML : ce sont toutes les informations structurées pour automatiser l'analyse, le traitement et l'intégration comptable de la facture émise depuis le logiciel de facturation.
UBL : Universal Business Language
Il s’agit d’un format standard comme solution pour faciliter le traitement des factures. Un fichier UBL est une facture sous la forme d’un fichier XML. Ce fichier XML comprend l’ensemble des informations similaire dans une facture PDF normale, mais dans un format structuré et fixe. Avec UBL, vous n’aurez plus besoin de retranscrire les reçus et les factures !
Ce format de facture possède de nombreux avantages :
- Plus de tâches manuelles pour traiter les factures. Les données de facturation sont désormais automatiques
- Erreurs réduites au maximum. Plus besoin de retranscrire les factures, ce qui permet la suppression de tâches chronophages
- Traitement moins cher des factures, donc gain de temps et d'argent.
CII : Les factures inter-industries
La facture intra industries est une spécification technique utilisée pour créer la syntaxe de message qui pourra être échangée au niveau mondial entre des partenaires commerciaux. C’est un document comptable important qui a des éventuelles implications juridiques pour l’expéditeur et le destinataire. De plus, certaines organisations utilisent le modèle de donnée CII et créent ainsi leur propre syntaxe comme par exemple la facture ISO 20022.
Se préparer à cette nouvelle réforme, c’est comprendre les enjeux technologiques pour éviter tout doublon ou toute rupture en 2024. Mais c’est également, de bien se renseigner sur les différents formats de factures à disposition pour faire les bons choix.
Optimiser vos flux
Il est indispensable de penser à vos flux de données. Faire évoluer votre SI et vos process doit répondre à vos enjeux d’aujourd’hui et de demain. Il faudra que votre SI puisse gérer différents flux potentiellement :
Les différents types de flux
Une bonne gestion documentaire implique une bonne maitrise de ses flux. Pour cela, voici un récapitulatif des flux en accord avec la nouvelle réforme de la facture électronique d’ici2024.
- E-invoicing : permet le dépôt, la transmission et le suivi des factures B2B domestique et B2G
- E-reporting : permet le traitement par le portail public de facturation des données déposées directement sur le PPF, pour les transactions B2B non domestiques et B2C ;
- Cycle de vie des factures : les différents acteurs doivent également transmettre les statuts de traitement des factures ;
- L'annuaire : via une plateforme de dématérialisation partenaire ou non, les fournisseurs devront mettre à jour leurs informations.
La qualité des données en amont est-elle un enjeu ?
Il y a en effet un enjeu de données, même si vous avez déjà travaillé sur l’EDI, Echange de Données Informatisées.
Nombreuses seront les contraintes sur les données :
- Transmission de données
- Flux à répertorier
- Scénarios de facturation à cartographier.
On dénombre aujourd’hui déjà 165 champs selon les métiers et 37 scénarios de facturation possibles. Afin de gagner en productivité, il faudra automatiser un maximum de traitements en amont autour de la facture. Cela va la comptabilisation de la facture, à la réconciliation avec la commande et le bon de livraison, en intégrant le bon circuit de validation.
Quelques conseils pour commencer à vous préparer à l’obligation légale de facture électronique
En attendant de connaître les PdP, les entreprises, vous l’aurez compris, peuvent d’ores et déjà commencer ce travail de mise en conformité.
Comment l’entreprise doit-elle s’organiser pour répondre à cette nouvelle obligation ?
Cette réforme a un impact en termes d’organisation pour chaque entreprise. Il faut dès à présent :
- Nommer un référent « facture électronique »
- Moderniser les solutions de gestion comptable de votre entreprise
- Organiser votre activité pour que la collecte de la TVA soit rapide, fluide et automatisée
- Anticiper les modifications de votre organisation pour répondre aux nouveaux usages : nouveau cycle de vie des factures, statuts, gestion des règlements …
- Échanger avec votre expert-comptable
Quels impacts sur votre système d’information ?
Pour être en totale conformité avec la nouvelle obligation légale de la facture électronique, voici quelques axes de travail à prendre en compte d’ici 2024. N’attendez pas la dernière minute pour la dématérialisation de vos factures.
- Actualiser les informations des fiches tiers
- Privilégier l’envoi de factures digitales
- Veiller à la bonne application des mentions légales sur les factures
- Organiser les flux de gestion des achats selon la nature des factures d’achat
- Cartographier vos flux
- Favoriser l’automatisation de l’enregistrement des factures d’achats en comptabilité et du rapprochement des factures avec leurs bons de commandes, bon de livraisons ou réception,
Afin de bien choisir vos logiciels de dématérialisation des factures électroniques, nos experts Apogea sont à votre écoute !