La gestion du traitement des factures fournisseurs en entreprise est un processus essentiel pour assurer une bonne organisation financière, mais reste fastidieux. Grâce à la digitalisation et à l’évolution des outils disponibles, il est désormais possible d’optimiser ce traitement pour gagner en efficacité et en sécurité.
Cet article présente un guide complet pour maîtriser les différentes étapes de votre traitement des factures fournisseurs et explore les meilleures solutions pour automatiser et sécuriser ce processus.
Les différentes catégories de factures : adapter votre traitement des factures fournisseurs
En tant qu’entreprise, vous devez connaître les différentes catégories de factures fournisseurs pour adapter au mieux votre processus de traitement. Les formats et les réglementations évoluent, rendant la digitalisation incontournable.
La diversité des formats de factures fournisseurs en 2023
Les entreprises doivent gérer une grande variété de formats dans le cadre du traitement des factures fournisseurs, tels que :
– Les factures sécurisées RGS (Référentiel général de sécurité),
– Les factures EDI (échange de données informatisées),
– Les factures papier numérisées,
– Les PDF RGS ou ordinaires.
Depuis 2013, la législation fiscale impose de disposer d’une Piste d’Audit Fiable (PAF) pour les formats RGS et EDI. Autrement, les formats évoqués ci-dessus sont toujours d’actualité et les standards les plus rencontrés en 2023 par les entreprises.
L'impact de la digitalisation dans le traitement des factures fournisseurs
La France, à l’instar d’autres nations, progresse vers l’ère du tout numérique. La mise en place de l’obligation de la facture électronique, effective pour les clients relevant de l’administration publique, marque une première étape décisive. Depuis septembre 2021, un calendrier réglementaire exige la transition vers la facture électronique pour les relations BtoC entre entreprises françaises.
Ainsi, l’adoption du traitement des factures fournisseurs numériques devient inéluctable et se généralisera à partir du 1er juillet 2024.
Préparation à l'échéance de la facture électronique de 2024
Dans le contexte actuel de transition vers le tout numérique, la digitalisation du traitement des factures fournisseurs constitue une étape importante pour sécuriser et fluidifier les processus comptables. En optant pour la dématérialisation des flux entrants de vos fournisseurs, vous vous préparez efficacement à l’avenir.
Ainsi, en 2024, lorsque les fournisseurs généraliseront l’émission de factures électroniques, vous serez déjà en conformité. De plus, il est impératif que toutes les factures respectent les exigences légales en matière de plateformes agréées pour l’e-invoicing.
Sélection des outils appropriés pour maîtriser le traitement des factures fournisseurs
L’une des premières étapes pour perfectionner le traitement des factures fournisseurs est de choisir les outils adéquats pour gérer efficacement la réception des documents. Vous devez prendre en compte tous les modes de facturation fournisseur, tels que les factures papier, EDI, scannées ou envoyées par e-mail, afin de garantir une organisation solide.
Il est essentiel d’éviter l’improvisation dans ce domaine, car des erreurs ou des pertes peuvent survenir rapidement et nuire à votre entreprise.
Les étapes clés du traitement des factures fournisseurs
Le traitement des factures fournisseurs implique plusieurs étapes clés, depuis la réception des pièces comptables jusqu’à leur archivage. Chacune de ces étapes vise une meilleure gestion et sécurisation des factures.
Gestion de la réception des pièces comptables relatives au traitement des factures fournisseurs
Pour assurer un traitement des factures fournisseurs efficace, la première étape consiste à gérer avec rigueur la réception des pièces comptables. Vous devez prendre en compte tous les modes de facturation fournisseur, tels que les factures papier, EDI, scannées ou envoyées par e-mail, afin d’établir une organisation solide. Il est crucial d’éviter l’improvisation en la matière, car des erreurs ou des pertes peuvent rapidement survenir et impacter négativement la performance de votre entreprise.
Consignation des factures fournisseurs dans la comptabilité
Dans le processus de traitement des factures fournisseurs, il est essentiel de bien comptabiliser chaque facture reçue. Qu’elle soit validée ou non, l’enregistrement immédiat dans la base de données est impératif pour attester d’une traçabilité optimale du flux financier.
Cette démarche proactive permet également de gérer efficacement les éventuels désaccords sur les pièces émises, en facilitant la demande d’avoir si nécessaire. Adopter cette approche rigoureuse contribue à une gestion saine et transparente des relations avec vos fournisseurs.
Vérification et validation des factures fournisseurs
L’étape suivante du traitement des factures fournisseurs consiste à vérifier minutieusement le contenu de chaque pièce comptable, puis à valider ou non le paiement. Il est nécessaire de contrôler les quantités facturées et les tarifs appliqués en effectuant un rapprochement avec les bons de commande signés en amont.
En cas de désaccord, la facture demeure en attente jusqu’à l’émission d’un avoir partiel ou total par le fournisseur concerné. Cette démarche soutient le respect des délais de paiement et garantit la fiabilité de vos transactions.
Respect des délais de paiement lors du traitement des factures fournisseurs
La chaîne de paiements est un processus essentiel dans la comptabilité fournisseur. Lors du traitement des factures fournisseurs, les factures arrivant à échéance et possédant le bon à payer sont mises en paiement. Afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données, le contrôleur interne de qualité et le comptable émettant les règlements n’ont pas accès au référentiel IBAN. Cette séparation des responsabilités garantie un processus de paiement fiable et sécurisé, tout en respectant les délais de paiement établis.
Classement et conservation sécurisée des documents comptables liés au traitement des factures fournisseurs
La dernière étape essentielle dans le traitement des factures fournisseurs concerne le stockage et l’archivage des pièces comptables. Il est primordial de classer et de conserver soigneusement ces documents dans un environnement sécurisé. En effet, la réglementation impose la conservation de l’ensemble des documents comptables pour une durée de 10 ans, afin de garantir la traçabilité et la conformité des opérations financières.
Perfectionner le traitement des factures fournisseurs grâce à la digitalisation et l'automatisation
L’optimisation du traitement des factures fournisseurs passe par la diminution du risque d’erreurs et l’atténuation des risques de fraude. La digitalisation et l’automatisation vous offrent des solutions performantes pour y parvenir.
Diminution du risque d'erreurs dans le traitement des factures fournisseurs
Auparavant, toutes les étapes du traitement des factures fournisseurs étaient effectuées manuellement, depuis la saisie jusqu’au paiement. Désormais, l’essor de la digitalisation automatise la gestion des achats, apportant ainsi plus de sécurité et diminuant les risques d’erreurs. L’automatisation contribue à prévenir les erreurs de saisie et de paiement, tout en sauvant du temps consacré à d’autres activités importantes et stratégiques.
Prévention des erreurs de saisie durant le traitement des factures fournisseurs
La dématérialisation du traitement des factures fournisseurs permet aux logiciels de lire les documents automatiquement, ce qui représente un gain de temps conséquent et réduit les erreurs de saisie manuelle. Ces logiciels récupèrent les informations essentielles, telles que le montant de la TVA, les quantités achetées, le prix unitaire, les réductions, le code article et la date d’envoi de la facture, ainsi que les données relatives au fournisseur.
Détection des doublons dans le processus de traitement des factures fournisseurs
En automatisant le traitement des factures fournisseurs, il est possible de vérifier l’absence de duplicatas au niveau des pièces comptables. En évitant de comptabiliser deux fois un document, vous réduisez les risques d’erreurs et de double paiement.
Atténuation des risques de fraude liés aux factures fournisseurs
Les erreurs, telles que comptabiliser un avoir fournisseur à l’envers comme une facture, peuvent coûter cher et vous faire perdre du temps. Un outil dédié à la digitalisation des factures permet d’analyser avec précision la nature des documents. Grâce à ce logiciel, vous éliminez le risque d’approuver le paiement d’un avoir à un fournisseur, améliorant ainsi la gestion de votre trésorerie.
Solutions performantes pour le traitement des factures fournisseurs
Plusieurs solutions performantes sont disponibles pour faciliter et améliorer votre traitement des factures fournisseurs. Elles accordent des gains d’efficacité, réduisent les erreurs et sécurisent les données comptables.
Yooz, la solution de dématérialisation des factures adaptée aux exigences du traitement des factures fournisseurs
Yooz vous aide à réaliser des économies sur les coûts de gestion en automatisant la dématérialisation des factures. Il accroît l’efficacité de votre département comptable en facilitant le traitement des factures fournisseurs. Par ailleurs, Yooz assure la sécurité de l’ensemble de vos informations comptables, propose un stockage électronique sécurisé et garantit le respect des exigences légales et réglementaires. Ainsi le logiciel Yooz offre de nombreux avantages :
- Automatisation efficace : Yooz permet une automatisation complète du processus de traitement des factures, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour gérer les documents financiers.
- Visibilité accrue : Grâce à ses fonctionnalités de reporting avancées, Yooz offre une meilleure visibilité sur les données financières, permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées plus rapidement.
- Intégration fluide : Yooz s'intègre facilement avec les principaux logiciels de gestion d'entreprise, assurant une transition sans heurts et une compatibilité avec les systèmes existants.
Sage Automatisation Comptable pour la dématérialisation de vos factures
Sage Automatisation Comptable est une solution complète de gestion financière conçue pour simplifier et automatiser les processus comptables des entreprises. Intégré à l’écosystème Sage, ce logiciel offre une suite d’outils robustes pour la gestion des factures, la comptabilité générale, et d’autres aspects clés de la gestion financière.
Grâce à ses fonctionnalités avancées de conformité et à sa flexibilité, Sage Automatisation Comptable permet aux entreprises de centraliser leurs opérations financières, de respecter les réglementations en vigueur et de s’adapter facilement à leurs besoins spécifiques, offrant ainsi un moyen efficace de rationaliser leur gestion comptable. Voici quelques avantages de Sage Automatisation Comptable :
- Solution complète : ce logiciel offre une suite d'outils complète pour la gestion financière, couvrant tous les aspects de la comptabilité générale.
- Conformité intégrée : Avec ses fonctionnalités de conformité intégrées
