La facturation électronique, qui consiste à envoyer et à recevoir des factures sous forme dématérialisée, va devenir obligatoire pour toutes les PME assujetties à la TVA dans les prochaines années. La réforme vise à simplifier les exigences de déclaration, à lutter contre la fraude fiscale et à renforcer la compétitivité des entreprises. Dans les portails publics, OD ou PDP, la soumission des factures se fait via une plateforme dédiée. Les PME doivent pouvoir émettre et recevoir des factures électroniques et soumettre des factures dématérialisées (e-invoicing) et des données (e-reporting).
Alors, quelles sont les dernières actualités de la facture électronique ? À quelle échéance les PME doivent-elles être opérationnelles ? Quels sont les changements à prévoir ? Tour d’horizon de la mise en place de la réforme sur la facture électronique.
- Depuis le 17 octobre 2024, L'état abandonne le portail public de facturation PPF. Néanmoins, pas de changement au niveau du calendrier de mise en place, mais les entreprises devront privilégier le choix du plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Le point sur les dernières actualités sur la facture électronique
À la suite d’un communiqué du 28 juillet 2023, la loi de finances 2024 reporte l’entrée en vigueur de la réforme sur la facturation électronique, qui sera imposée aux entreprises à partir du 1er septembre 2026. Pour les PME et TPE, l’émission des factures électroniques entrera en vigueur le 1er septembre 2027.
Report de la réforme à 2026
Initialement prévue le 1er juillet 2024, la généralisation de la facturation électronique pour les entreprises françaises a été repoussée pour plusieurs raisons. Le problème ne réside pas seulement dans le manque d’attentes en matière de structure, mais aussi dans le désir de transitions organisationnelles fluides. Trop peu d’organisations mettent encore en place les mesures appropriées.
Néanmoins, la complexité de la mise en œuvre de la réforme a été sous-estimée, puisqu’un quart des grandes entreprises déclarent ne pas être encore prêtes. Étant donné qu’il faut en moyenne 12 à 18 mois pour qu’une organisation se conforme, la date de mise en œuvre initiale était en réalité trop tôt pour la plupart des organisations.
Nouvelles échéances, nouveau calendrier
Les dates d’application de la réforme de la facture électronique peuvent varier en fonction des pays et des réglementations locales. Les autorités fiscales de chaque pays peuvent mettre en place des changements dans les délais d’application de ces réformes. Par conséquent, il est essentiel de se tenir informé des mises à jour spécifiques à votre juridiction.
La date exacte du report et le nouveau calendrier ont été annoncés le 17 octobre 2023, dans un avenant qui officialise la date d’entrée en vigueur de 2026. Le nouveau planning prévu sera décliné sur plusieurs dates.
- 2024 : phase de tests
- 2025 : une phase de tests plus complète tout au long de l'année sur la base du volontariat
- À partir du 1er septembre 2027 : obligation d'émettre des factures électroniques pour les TPE et PME
Pour obtenir des informations actualisées sur les dates d’application de la réforme de la facture électronique dans votre pays ou votre région, je vous recommande de consulter les autorités fiscales locales, les organismes de réglementation et les associations professionnelles, ou de faire appel à un expert en fiscalité ou à un conseiller juridique spécialisé dans ce domaine.
Quelles sont les obligations de la facture électronique ?
La e-facturation est obligatoire pour les factures du secteur public depuis le 1er janvier 2021, et couvrira à terme toutes les transactions entre entreprises françaises soumises à la TVA. Les entreprises doivent donc répondre à deux exigences :
- L’e-invoicing : les entreprises doivent émettre et recevoir toutes les factures au format électronique. Par conséquent, le processus d’achat et les enregistrements de ventes de produits et de services doivent être entièrement dématérialisés. Pour être valables, les factures doivent être conformes aux normes EDI (échange de données informatisées) et être directement exploitables par les services informatiques dédiés.
- L’e-reporting : dans le même temps, les entreprises doivent transmettre des informations et des données de paiement aux autorités fiscales. Le but de ce processus est d'assurer la transparence des transactions et la facilité d'accès à l'information.
Il est important de noter que les obligations liées à la facture électronique peuvent être complexes et varier considérablement d’un pays à l’autre. Il est essentiel pour les entreprises de se conformer aux réglementations fiscales locales et de consulter des experts en fiscalité ou des professionnels de la comptabilité pour s’assurer de respecter ces obligations de manière appropriée.
Facturation électronique : des changements très spécifiques
La mise en place de la réforme sur la facturation électronique va engendrer plusieurs changements au sein des PME. Outre le devoir de mise en conformité, c’est une excellente opportunité pour toutes les entreprises.
La facturation électronique facilite la création, l’envoi et le suivi des factures. Via une plateforme de dématérialisation, cela réduit la saisie manuelle des données, sécurise les communications entre votre entreprise et vos clients, évite les retards associés au traitement OCR des documents papier ou PDF et offre une visibilité en temps réel des paiements et des factures impayées.
Réception des factures électronique : quels changements pour les PME ?
Des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) seront progressivement enregistrées auprès des autorités fiscales pour envoyer des factures aux destinataires et transférer les factures ou les données de transaction aux autorités fiscales.
Un portail de facturation public mis en œuvre directement par un administrateur offre des fonctionnalités similaires avec une logique de service minimal. Pour les entreprises qui génèrent un grand nombre de factures, il peut être judicieux d’utiliser les services suivants :
- Une PDP enregistrée auprès des autorités fiscales
- Un opérateur de dématérialisation (OD) qui garantit l'échange avec une PDP
Les plateformes privées (PDP ou OD) peuvent également apporter des fonctionnalités supplémentaires aux clients :
- Intégration native avec les logiciels comptables (SAGE, EBP, SAP, etc.)
- Intégration native avec les logiciels d'achats ou de chaîne d'approvisionnement
- Fonctions d'affacturage par l'intermédiaire de tiers (institutions financières)
- Module/tableau de bord de statistiques
Il est important de noter que la transition vers la facturation électronique peut nécessiter une période d’adaptation et des investissements initiaux en matière de logiciels et de formation. Cependant, de nombreuses PME constatent que les avantages à long terme l’emportent largement sur les coûts et les efforts initiaux. Il est conseillé aux PME d’évaluer leur situation spécifique et de mettre en place un plan de transition approprié pour bénéficier des avantages de la facturation électronique.
Dépasser l’exigence de conformité permet d’évacuer les risques
Si les petites et moyennes entreprises cherchent simplement à remplir leurs obligations, elles vont avoir tendance à émettre des factures électroniques par étapes, avec des réceptions en 2026 et des émissions en 2027. Cependant, il est primordial d’avoir une vision globale des factures entrantes et sortantes. La mesure du volume est le critère de base pour envisager ou non une PDP. Le traitement de toutes les factures permet d’identifier tous les cas d’utilisation et de définir les processus métiers et les exigences des clients, ce qui oriente le choix d’une PDP. En effet, le report des réformes peut aussi entraîner les entreprises dans un report des travaux préparatoires.
Mais le plan de préparation ne se met pas en place rapidement, et les entreprises peuvent prendre des risques, aussi bien en termes de paiement que de livraisons de la part de leurs fournisseurs. Il faut noter que, même pour les entreprises ayant une structure simple, il faut environ quatre mois entre le début des opérations et l’utilisation d’une PDP. La facture électronique peut effectivement contribuer à réduire certains risques pour les entreprises par rapport à la facturation papier traditionnelle. Voici comment la facture électronique peut aider à atténuer ces risques :
- Erreurs humaines : La facturation électronique réduit considérablement les risques d'erreurs humaines, telles que les fautes de frappe, les erreurs de calcul, les omissions et les duplications, car les données sont souvent saisies automatiquement à partir des systèmes de gestion
- Perte de documents : Les factures papier sont vulnérables à la perte ou à la détérioration physique.
- Retards de paiement : La facture électronique permet d'accélérer le processus de facturation et de paiement, ce qui réduit le risque de retards de paiement.
- Fraude : La facturation électronique offre des options de sécurité, telles que la signature électronique et la traçabilité des transactions, qui permettent de prévenir la fraude et de garantir l'intégrité des données.
Ne sous-estimez pas les efforts requis pour atteindre la conformité. Il ne faut pas non plus sous-estimer les énormes opportunités que cette réforme présente pour les entreprises. Il ne s’agit pas simplement d’une limitation, mais d’une opportunité de refondre et de numériser entièrement les processus clients (order-to-cash) et fournisseurs (procure-to-pay). En fin de compte, ce n’est qu’en abordant l’innovation au niveau des processus, et pas seulement au niveau de la facture, comme la réduction des coûts, la gestion des délais de paiement et la gestion des performances, que vous pourrez pleinement récolter les bénéfices escomptés.
Anticiper pour un vrai ROI
Le fait de limiter l’approche de la facturation électronique à la conformité consiste également à ignorer le fait que la mise en œuvre de la réforme permet un meilleur contrôle, un meilleur flux et un archivage optimisé.
Le coût du traitement est ainsi réduit. Les coûts cachés dans les factures reçues ne sont que très rarement calculés et sont peu connus. Selon la maturité du processus souhaité, le recours à une PDP peut conduire à une économie de 50 – 90 %. En effet, il est important de faire la distinction entre les flux d’entrée et de sortie. Il faut savoir que le montant total de la facture est une pièce comptable qui prouve l’existence d’un achat ou d’une vente.
La version papier coûte environ 7 euros. Pour un même type de document entrant, le prix est doublé. Pour réduire les coûts globaux, les entreprises captent les flux, automatisent le tri et extraient les données à la base. Ceci a pour but d’envoyer des documents et d’utiliser autant de données que possible.
La facturation dématérialisée est un procédé qui permet de remplacer un support matériel d’information, généralement sous forme papier, par une forme numérique. Le retour sur investissement est alors particulièrement avantageux. Le recours à la facture électronique agira sur le plusieurs aspects du ROI qui comprend, les aspects financiers, les aspects humains et l’importance de l’image de marque de votre entreprise.
Facturation Électronique : Yooz et Sage sont désormais immatriculés PDP
Voici les dernières actualités sur la réforme de la facture électronique avec les immatriculations officielles de : Sage, sous le numéro 00052 et Yooz, sous le numéro 0047.
Bonne nouvelle pour les utilisateurs Sage, l’éditeur de logiciel permet de tester sa propre PDP Sage Network.
Préparer votre entreprise à la facturation électronique : nos conseils
Comme évoqué précédemment, la réforme de la facturation électronique apportera des changements majeurs dans la vie quotidienne des entreprises. Il est donc, fortement recommandé de vous préparer dès maintenant pour assurer une transition en douceur. Pour cela, certaines étapes ne sont pas à négliger et doivent être réalisées bien en amont de la mise en place effective de la réforme.
Cartographiez vos clients, fournisseurs, factures, processus et flux
Pour se préparer à la facturation électronique, vous devez d’abord revoir vos processus de facturation actuels. Les facteurs à analyser sont :
- Les erreurs de factures : si les numéros de factures entraînent des retards dans le paiement des ventes ou des services, vous pouvez envisager d'automatiser la création des factures
- La gestion de la base de données clients : les informations clients doivent être mises à jour régulièrement. Cependant, ce processus de mise à jour peut prendre un certain temps
- Les méthodes de contrôle : les systèmes d'archivage des factures doivent être efficaces pour permettre une investigation rapide des données, comme des audits
- Les registres comptables des paiements : les factures électroniques sont un moyen de limiter les erreurs de saisie
Faites un état des lieux de vos outils existants et à venir
Pour se préparer, vous devez procéder à une analyse de la situation actuelle. Cette étape vise à répondre à deux questions principales :
- Quelles sont vos factures affectées par la réforme ?
- Quels ajustements devez-vous apporter à votre organisation actuelle pour répondre aux exigences de facturation et de reporting électronique ?
Des données de haute qualité, complètes et centralisées sont essentielles, car les informations doivent être communiquées rapidement aux autorités fiscales. Vous devez commencer à enrichir vos données de référence le plus tôt possible ou réfléchir de manière plus globale à la gestion des données. Sur la base de cette évaluation, la deuxième étape consiste à définir vos objectifs de transformation.
Choisir une plateforme pour recevoir des factures électroniques
La plateforme PDP doit pouvoir communiquer les informations relatives aux émissions et à la réception de chaque transaction à l’administration fiscale. Les entreprises disposent de plusieurs solutions pour envoyer et recevoir des factures électroniques.
- Une plateforme de dématérialisation partenaires (PDP) : il s'agit d'une plateforme privée qui nécessite un enregistrement auprès de l'administration fiscale. Elle possède l’autorité nécessaire pour fournir les informations à l'état
- Un opérateur de dématérialisation (OD) : il s'agit d'un prestataire privé qui agit uniquement en qualité d'intermédiaire en utilisant une PDP
Si vous avez un grand nombre de factures à traiter, la saisie manuelle des factures peut atteindre ses limites. Il est donc recommandé de s’orienter vers une PDP ou un OD.
Préparer votre entreprise à cette transition d’ici 2026
Quel que soit votre niveau de maturité numérique, la clé ici est de vous demander comment vous pouvez automatiser vos processus. Il est donc judicieux de commencer la digitalisation avant l’entrée en vigueur des réformes. Si vous ne l’avez pas déjà fait, donnez immédiatement la priorité des premiers processus fournisseurs concernés. Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour préparer votre entreprise à cette transition :
- Évaluation des besoins : Commencez par évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de facturation électronique. Identifiez les processus de facturation actuels, les systèmes logiciels et de gestion utilisés, et les partenaires commerciaux avec lesquels vous échangez des factures.
- Connaissance de la réglementation : Renseignez-vous sur les réglementations fiscales et légales relatives à la facturation électronique dans votre juridiction.
- Choix d'une solution : Sélectionnez une solution de facturation électronique qui répond aux exigences légales de votre juridiction et qui est compatible avec vos systèmes existants.
- Planification du projet : Établissez un plan de projet détaillé pour la transition vers la facture électronique.
- Formation du personnel : Fournissez une formation adéquate à votre personnel pour qu'il puisse utiliser la nouvelle solution de facturation électronique.
- Tests et validation : Effectuez des tests complets pour vous assurer que la solution fonctionne correctement et qu'elle est conforme aux réglementations locales.
- Suivi et optimisation : Suivez les résultats de la transition et mesurez les avantages en termes d'efficacité, de réduction des coûts et de conformité fiscale
C’est l’approche la plus simple et la plus judicieuse. Ainsi, malgré les réformes, les entreprises se préparent toujours à recevoir et à traiter les factures électroniques, bénéficiant d’une productivité accrue dans des tâches telles que la vérification, l’achèvement et le rapprochement, qui relèvent de toute façon de la responsabilité des entreprises. La préparation à la transition vers la facture électronique est essentielle pour éviter les retards et les erreurs.
En suivant ces étapes, vous pouvez préparer votre entreprise à adopter la facturation électronique d’ici 2026 en toute confiance. Vous pouvez bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités qui s’offrent à vous et bénéficier tout en bénéficiant des mêmes avantages que votre système actuel. La réforme vous aide également à respecter une réglementation plus stricte en matière de traitement des données financières (article 62 de la loi de finances 2023).
Nos solutions pour anticiper votre conformité d’ici 2026
Avec l’arrivée de la nouvelle réforme exigeant des factures électroniques, de nombreuses entreprises se tournent vers des solutions de facturation électronique. Si vous êtes à la recherche d’un logiciel de dématérialisation conforme et certifié, voici nos solutions pour passer à la facturation électronique avec des outils performants et fiables.
Le logiciel Sage Business cloud Comptabilité
Sage Business cloud Comptabilité est un outil spécialement adapté aux auto-entrepreneurs, aux TPE et aux PME. Avec ce type de logiciel, vous pouvez facilement gérer les commandes, préparer les factures et gérer l’ensemble de votre comptabilité dans un seul outil.
Cette solution vous fait gagner en efficacité. Vous gagnez également un gain de temps très important. En choisissant la solution Sage Business cloud Comptabilité, vous centralisez vos informations comptables en un seul endroit et vous profitez des avantages de l’archivage électronique.
De plus, au sein de l’outil, vous pouvez gérer votre trésorerie et suivre les indicateurs de performance grâce à des tableaux de bord personnalisables.
Sage Automatisation comptable
Sage Automatisation comptable est un logiciel intégré à la comptabilité qui simplifie le traitement des factures entrantes, des reçus à la numérisation et à l’archivage, y compris l’intégration automatique dans la comptabilité, la validation et les reçus de paiement. Ses avantages : capture et saisie automatiques des factures grâce à la gestion de l’information, suppression la nouvelle saisie des données comptables, processus de vérification des factures non numérisées et 100 % personnalisable grâce à la mise en œuvre de circuits de vérification personnalisés.
De plus, Sage Automatisation comptable est compatible avec votre logiciel de facturation Sage. L’outil vous permet de respecter les mentions légales obligatoires et de dématérialiser votre facture d’une manière rapide et intuitive.
Le logiciel de dématérialisation Yooz
Le logiciel Yooz, conçu pour les entreprises et les cabinets comptables, présente des fonctionnalités qui permettent non seulement la dématérialisation des factures, mais également l’optimisation du processus d’achat. Tout ceci grâce à l’intégration de l’intelligence artificielle et des technologies de Deep Learning.
Cet outil pour les factures électroniques, vous garantit une parfaite traçabilité, le respect des normes en vigueur, la sécurité et la protection des informations, tout en visant le statut de plateforme dématérialisée partenaire dans la perspective de la réforme de la facture électronique.
La conception de Yooz permet également de fonctionner de manière native avec plus de 250 logiciels comptables et ERP (notamment Sage, Cegid, Oracle, etc.).
Avec l’imminence de la réforme sur la facture électronique, et malgré le report de cette dernière, les changements opérés sont bien réels et vont entraîner certaines conséquences sur l’organisation des PME et des entreprises en général. Cette réforme apporte cependant de nombreux avantages.
Malgré tout, et même si le démarrage n’est prévu qu’en 2026 pour les grandes entreprises et 2027 pour les TPE et les PME, la phase de préparation ne doit en aucun cas subir de retard. En effet, les PME qui ne seraient pas prêtes risquent de rencontrer de graves problèmes de facturation. Pour cela, des étapes essentielles qui demandent plusieurs mois doivent être mise en œuvre. Parmi celles-ci, le choix d’une solution de facture dématérialisée est primordial. De nombreux outils sont disponibles, mais tous ne présentent pas les atouts nécessaires pour passer la réforme dans les meilleures conditions. Il peut être difficile de s’y retrouver.
C’est pourquoi, les conseils, l’accompagnement et l’aide pour choisir la meilleure solution est un choix judicieux. Il faut savoir que ce changement concerne des centaines de milliers d’entreprises et que seulement 11 % d’entre elles sont déjà prêtes. La sollicitation auprès des plateformes de dématérialisation partenaires va donc être très importante. Pour vous éviter de rester dans une file d’attente, s’y prendre au plus tôt est primordial.
Le jour J, il vous faudra être en conformité au regard de l’administration fiscale concernant les factures électroniques. Un bouleversement de la sorte doit être pensé, étudié et méticuleusement préparé.