La dématérialisation des factures est une pratique de plus en plus répandue dans le monde des affaires. Cette méthode consiste à remplacer les factures papier traditionnelles par des versions électroniques, offrant ainsi de nombreux avantages tant pour les entreprises que pour l’environnement. Dans cet article, nous allons explorer en détail ce qu’est la dématérialisation des factures, ses obligations légales, ses avantages pour les entreprises, les acteurs impliqués, les enjeux DAF (Directeurs Administratifs et Financiers) liés à cette transition, ainsi que des conseils pour choisir l’outil de dématérialisation le plus adapté à vos besoins.
Des enjeux importants pour l’État et les entreprises en France
La réforme de la dématérialisation des factures apporte des bénéfices majeurs, tant pour l’État que pour les entreprises françaises. En outre, elle contribue à simplifier des processus essentiels comme la clôture de l’exercice comptable, en facilitant l’accès aux données financières précises et en temps réel, ce qui permet d’assurer une conformité accrue et une meilleure efficacité administrative.
Les avantages pour l’État
- Renforcer la lutte contre la fraude à la TVA : Grâce à un système de contrôle continu des transactions (CTC), l’État pourra mieux prévenir et détecter les fraudes à la TVA.
- Suivi en temps réel de l’activité économique : Ce nouveau dispositif permettra à l’administration de disposer de données actualisées sur les transactions des entreprises, une avancée considérable par rapport aux processus actuels.
Les bénéfices pour les entreprises
Pour les entreprises, cette transition représente un levier stratégique avec plusieurs avantages significatifs :
- Réduction des coûts administratifs : La dématérialisation pourrait générer une économie globale de 4,5 milliards d’euros par an à l’échelle nationale, en diminuant les frais liés au traitement manuel des factures.
- Amélioration de la productivité : En automatisant les processus, les entreprises gagneront en efficacité tout en optimisant leur gestion des factures.
- Simplification des obligations fiscales : Les déclarations de TVA seront facilitées grâce au pré-remplissage automatisé, réduisant ainsi le risque d’erreurs et les charges administratives.
Au-delà des aspects techniques, cette réforme marque une avancée essentielle dans la digitalisation des entreprises en France. Elle accompagne les structures de toutes tailles dans leur transformation numérique, renforçant leur compétitivité sur le marché national et international. L’automatisation des factures, au cœur de cette transition, permet de simplifier les processus, de réduire les erreurs et d’accélérer les échanges financiers, contribuant ainsi à une gestion plus fluide et performante.
Un processus qui repose sur les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Pour se conformer aux exigences de l’E-invoicing et du E-reporting, les entreprises devront adopter un nouveau système de communication, tant entre elles qu’avec l’administration fiscale. Initialement, la réforme prévoyait la mise en place d’un Portail Public de Facturation (PPF), un service gratuit destiné à centraliser et acheminer les factures entre les différents acteurs. Ce portail devait également être accompagné d’un annuaire centralisé pour faciliter le routage des factures. Cependant, l’État français a finalement opté pour un modèle reposant exclusivement sur des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) privées, abandonnant ainsi le projet de portail public. Dans ce contexte, l’utilisation d’outils performants comme un logiciel liasse fiscale devient indispensable pour assurer une conformité optimale et simplifier la gestion des obligations fiscales liées à cette transition.
Mais qu'est ce qu'une PDP ?
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont des acteurs privés qui joueront un rôle clé dans la gestion des factures électroniques à partir de 2026. Elles assureront plusieurs fonctions essentielles, notamment :
- L’émission, la transmission et la réception des factures électroniques : Ces plateformes feront le lien entre les fournisseurs et leurs clients.
- La garantie de l’intégrité des données : Elles devront veiller à la fiabilité des informations échangées, notamment : identification des fournisseurs et des clients, montants hors taxes (HT)
- La transmission des informations à l’administration fiscale : Ces plateformes devront s’assurer que toutes les données nécessaires sont correctement extraites et transmises.
Pour garantir leur fiabilité, ces PDP devront être immatriculées par l’administration fiscale et obtenir une certification officielle.
Contrairement au Portail Public de Facturation (PPF), ces plateformes offrent des services supplémentaires qui répondent aux besoins des entreprises, tels que :
- La gestion des relances clients.
- L’archivage sécurisé des factures.
- L’émission d’attestations de transmission des documents.
Ces services enrichis renforcent leur valeur ajoutée et permettent aux entreprises de bénéficier d’une gestion administrative plus fluide et optimisée. Ils répondent également aux enjeux des DAF, en leur offrant des outils performants pour améliorer le pilotage financier, garantir la conformité réglementaire et soutenir la prise de décisions stratégiques.
Une mise en place progressive
La réforme sera déployée par étapes, en fonction de la taille des entreprises. Cependant, dès septembre 2026, toutes les entreprises françaises devront être capables de recevoir des factures électroniques. Calendrier de mise en application :
- Grandes entreprises & Entreprises de tailles intermédiaires (plus de 250 salariés ou plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) : Emission et réception de factures électroniques au 1er septembre 2026.
- TPE et PME (moins de 250 salariés, moins de 50 millions d’euros de chiffres d’affaires) : Réception de factures électroniques au 1er septembre 2026 et émission de factures au 1er septembre 2027.
La réforme de la dématérialisation des factures s’appliquera de manière progressive selon la taille des entreprises, avec pour objectif commun que toutes soient prêtes à recevoir des factures électroniques dès septembre 2026, et à les émettre d’ici septembre 2027.
Et l’OCR dans tout ça ?
Sur le papier, les outils OCR (reconnaissance optique de caractères) semblent séduisants, notamment grâce à leur promesse d’améliorer la productivité dans le traitement des documents. Cependant, leur efficacité réelle s’avère plus nuancée dans le cadre de la réforme de la dématérialisation des factures. Les limites de l’OCR pour la gestion des factures électroniques :
- Une fois la réforme pleinement en place, l’OCR sera principalement utile pour traiter les factures émises par des fournisseurs étrangers. Cela réduit considérablement le volume de documents pouvant bénéficier de cette technologie.
- La mise en œuvre d’un système OCR nécessite un important travail de configuration et d’apprentissage. En pratique, seuls 15 % à 30 % des documents de facturation peuvent être intégrés automatiquement, limitant ainsi son efficacité.
- Si l’OCR permet d’éviter certaines saisies manuelles, la majorité des factures sont rapprochées dès leur réception, sans nécessiter une saisie complète, ce qui réduit son intérêt.
- Les tickets de dépenses présentent des formats relativement standardisés, ce qui facilite leur traitement automatisé.
- L’OCR permet ici de réduire les tâches manuelles et d’améliorer l’efficacité dans le traitement des nombreuses saisies requises pour ce type de documents.
Les solutions OCR, bien qu’attrayantes en théorie, montrent une utilité limitée dans le contexte de la dématérialisation des factures en France. Leur véritable valeur réside davantage dans des applications spécifiques comme la gestion des notes de frais, où elles peuvent réellement simplifier les processus et réduire les erreurs.
Quelles actions à entreprendre pour faciliter la transition ?
Pour réussir la transition vers la dématérialisation des factures, les entreprises doivent se préparer en interne afin d’anticiper les changements à venir. Voici quelques étapes clés, accompagnées de conseils pratiques, pour vous aider dans cette démarche :
Pour réussir la transition vers la dématérialisation des factures, les entreprises doivent se préparer en interne afin d’anticiper les changements à venir. Voici quelques étapes clés, accompagnées de conseils pratiques, pour vous aider dans cette démarche :
Une base de données fiable est essentielle pour garantir le bon déroulement des échanges électroniques.
- Vérifiez l’exactitude des informations concernant vos clients et fournisseurs (noms, adresses, numéros de TVA).
- Supprimez les tiers inactifs ou obsolètes pour éviter des erreurs dans le traitement des factures
La réforme impose des règles strictes concernant les mentions obligatoires sur les factures.
- Assurez-vous que toutes les informations légales (nom, adresse, numéro de TVA, montants HT et TVA, etc.) soient correctement mentionnées.
- Intégrez des contrôles réguliers pour éviter des non-conformités pouvant entraîner des sanctions.
La réforme impliquera une transformation importante de vos méthodes de travail.
- Automatisez autant que possible les étapes de facturation pour réduire les risques d’erreurs.
- Adaptez vos outils pour répondre aux nouvelles obligations en matière de transmission électronique.
Avec l’accès total de l’administration fiscale aux données de facturation, la sécurité devient une priorité.
- Mettez en place des solutions robustes pour protéger vos données sensibles.
- Formez vos équipes sur les bonnes pratiques en matière de cybersécurité et de gestion des données.
Anticiper et s’organiser dès maintenant permettra aux entreprises de réussir la transition vers la dématérialisation des factures tout en limitant les risques d’erreurs et de non-conformité. En suivant ces étapes, vous serez mieux préparé pour aborder cette réforme en toute sérénité et garantir une transition fluide. De plus, cette démarche s’inscrit dans une dynamique plus large, avec la modernisation des états financiers prévue pour 2025, qui imposera aux entreprises de s’adapter à des normes plus digitalisées et de renforcer la transparence et la précision de leurs données financières.