La gestion de la paie est un processus complexe et sensible. Elle touche au cœur de l’entreprise : l’humain. Gérer la paie, c’est calculer les rémunérations et émettre les fiches de paie. Mais pas seulement. C’est aussi s’assurer du virement des salaires, effectuer les déclarations obligatoires ou encore gérer les fins de contrat. Pour se sécuriser et réduire les coûts, nombre d’entreprises choisissent de le confier à un prestataire paie externe.
Quand vous avez pris la décision d’externaliser votre paie, vous avez choisi un prestataire paie en fonction de vos besoins. Mais aujourd’hui vous vous interrogez : est-ce le moment d’en changer ? Cette question, vous devez vous la poser chaque année, comme pour tout contrat conclu avec un fournisseur.
Pourquoi changer de prestataire paie ? Comment réaliser la transition sans mettre en péril le paiement des salaires ? Voici quelques clés pour un changement de prestataire paie réussi.
Pourquoi changer de prestataire paie ?
Votre prestataire paie, vous l’avez choisi en fonction de plusieurs critères :
- vos besoins : nombre de paies réalisées chaque mois, diversité et type des contrats, complexité de votre paie
- vos ressources et compétences internes
- l’étendue des missions que vous souhaitiez lui confier : saisie des données, contrôle de la paie...
- votre budget
Quatre raisons peuvent vous amener à vouloir changer aujourd’hui de prestataire paie :
- une évolution des éléments ayant servi au choix de votre prestataire
- d’éventuelles difficultés rencontrées avec les solutions paie et rh choisies (manque de fiabilité, de souplesse ou de réactivité par exemple)
- une renégociation de contrat en votre défaveur
- le développement de nouvelles solutions technologiques
Votre décision est prise : vous allez changer de logiciel de paie. Du moins dans un premier temps, étudier les offres du marché.
Les questions à se poser avant de changer de prestataire de paie
L’identification de vos besoins est la première étape. Vous allez vous poser les mêmes questions que lors du choix de votre prestataire actuel. Sauf que vous bénéficiez d’un atout supplémentaire : l’expérience.
Apogea a su répondre à nos besoins. Pour nous, c'était important d'avoir une équipe réactive qui puisse faire évoluer notre solution de paie. C'est un plaisir de travailler avec le consultant Apogea. Sans avoir les compétences nécessaires, Apogea a su relever nos craintes.
- Vos besoins : nombre de paies réalisées chaque mois, diversité et type des contrats, complexité de votre paie (variété des temps de travail, travail de nuit, heures supplémentaires, primes...)
- Redéfinition des missions : souhaitez-vous élargir ou réduire l’éventail des missions confiées ? Confier la globalité du processus ou seulement certaines tâches ? Déléguer des missions annexes (contrats de travail et avenants, production des documents sociaux) ?
- Analyse de vos moyens actuels (ressources internes,budget).
- Prise en compte d’éléments subjectifs liés à l’expérience : qu’avez-vous appris de votre expérience ? Travailler avec un intermédiaire a-t-il été difficile ou au contraire source de gain de temps et d’efficacité ? Souhaitez-vous reprendre le contrôle, valider la paie ? Voire garder la main sur la saisie des éléments ?
Cette analyse permettra de définir l’externalisation souhaitée, partielle ou globale.
Dernière question à vous poser : quand ? Un changement de prestataire paie peut s’effectuer toute l’année. Il doit cependant être anticipé. Le moment choisi dépendra notamment des délais nécessaires à votre nouveau prestataire pour reprendre l’historique et intégrer les informations.
Les différents prestataires paie
Lorsque vous envisagez de changer de prestataire de paie, il est essentiel de comprendre les différentes options disponibles pour répondre aux besoins spécifiques de votre société. Voici un aperçu des principaux types de partenaires de paie à considérer :
➔ Les cabinets comptables : Ils sont traditionnellement sollicités par les TPE et les petites PME qui ne disposent pas de leur propre service de comptabilité. En plus de gérer la comptabilité, ces cabinets offrent des services sociaux tels que la gestion des paies des collaborateurs et les déclarations sociales. Ils peuvent également s’occuper de tâches liées à l’administration du personnel, comme la rédaction des contrats de travail ou la production de la Déclaration Unique d’Embauche (DUE). De plus, ils jouent un rôle de conseil en droit social.
Il est crucial de s’informer sur la qualification et l’expertise de la personne en charge du volet social au sein du cabinet, car dans certains cas, notamment au sein de petits cabinets, les comptables peuvent ne pas avoir bénéficié d’une formation spécialisée, ce qui pourrait affecter la qualité des services.
➔ Le gestionnaire de paie indépendant : pour externaliser la gestion de la paie, une entreprise peut également faire appel à un gestionnaire de paie indépendant, souvent sous le statut de micro-entrepreneur. Le fonctionnement est similaire à celui d’un cabinet comptable ou d’une entreprise spécialisée dans la gestion de paie. Cependant, il est tout aussi important de vérifier la qualification et la crédibilité du gestionnaire de paie indépendant avant de conclure un contrat.
➔ L’entreprise spécialisée dans la gestion de la paie : au cours des dernières années, des entreprises spécialisées dans la gestion de la paie ont vu le jour en tant qu’alternative aux cabinets comptables. Ces entreprises se distinguent par leur expertise approfondie en matière de paie. Leurs missions sont similaires à celles d’un cabinet comptable, mais elles se concentrent davantage sur les aspects RH que sur les aspects financiers. En tant qu’experts en paie, elles peuvent fournir des analyses approfondies et une gestion plus axée sur les ressources humaines. De plus, certaines de ces entreprises se sont spécialisées dans des secteurs d’activité spécifiques, comme le transport ou l’audiovisuel, ce qui leur confère une connaissance approfondie des particularités de ces industries.
➔ Les logiciels de paie constituent une quatrième solution pour la gestion de la paie. Ils sont reconnus pour leur capacité à s’adapter à chaque société grâce à leurs modules complets et leurs fonctionnalités paramétrables. Parmi leurs atouts, on compte une solution de paie automatisée, l’envoi dématérialisé, l’intégration automatique des évolutions réglementaires, la réactivité, la fiabilité et la sécurisation des informations.
Certains éditeurs de paie proposent désormais des prestations d’externalisation de la paie avec plusieurs niveaux d’assistance, allant de la saisie des éléments variables et du contrôle de la paie par le client avec l’assistance du prestataire jusqu’à une gestion totale de la paie.
Quand changer de prestataire paie ?
La question du timing pour un changement de prestataire de paie est cruciale, et la bonne nouvelle est qu’il peut s’effectuer à n’importe quel moment de l’année. Cependant, une planification minutieuse demeure essentielle, en particulier en raison des délais requis pour que votre nouveau prestataire reprenne l’historique et effectue toutes les opérations nécessaires.
En France, les cotisations sociales repartent de zéro à partir du mois de janvier, correspondant à l’année civile. Opter pour un changement de solution de paie dès maintenant peut présenter des avantages significatifs. Par exemple, votre nouveau prestataire disposera de l’historique complet de l’année en cours, ce qui simplifiera la gestion des taxes annuelles.
Ainsi, le moment idéal pour changer de prestataire de paie dépendra de votre situation spécifique. Que ce soit en cours de mois ou en prévision de la nouvelle année, l’anticipation reste la clé d’une transition réussie.
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Comment externaliser la paie ?
Externaliser la paie se prépare. En interne, il faut (re)définir l’organisation par rapport à la nouvelle solution. Un interlocuteur dédié sera désigné pour transmettre les éléments nécessaires au calcul mensuel des rémunérations ou intégrer les données dans le logiciel.
Pour faciliter la reprise de la gestion de la paie, un dossier complet est à transmettre au nouveau prestataire paie. Il contient les :
- informations relatives aux contrats et temps de travail.
- conventions collectives applicables.
- accords collectifs ou règles de paie décidées par l’employeur.
- liste et coordonnées des caisses (URSSAF, retraite, prévoyance, mutuelle).
- fiches de paramétrage DSN (déclarations sociales nominatives).
- dossiers personnels des salariés.
- historiques : dernières DSN, bulletins de salaire des derniers mois, état des charges et cotisations des derniers mois, provisions de congés payés...
La lecture de cette liste peut décourager. Sachez que certains logiciels SIRH permettent d’extraire automatiquement la plupart de ces informations à partir de la DSN. En outre, cela garantit la fiabilité de la saisie.
L'externalisation de la paie, c'est quoi ?
L’externalisation de la paie est une pratique courante dans le monde des affaires où une entreprise fait appel à un prestataire de gestion de paie externe pour gérer l’ensemble ou une partie de son système de paie et de gestion des RH. Cette démarche consiste à confier les responsabilités liées à la paie, aux déclarations sociales, à la gestion des salaires, et parfois même à l’administration du personnel à une entité spécialisée, qu’il s’agisse d’un cabinet comptable, d’un sous-traitant de services RH, ou d’un logiciel de paie.
Les avantages de l'externalisation de la paie pour les entreprise
L’externalisation de la paie présente des avantages considérables pour les entreprises, qu’elles soient petites ou grandes. Voici une vue d’ensemble des principaux bénéfices :
➔ Réduction des charges administratives : l’un des avantages les plus évidents de l’externalisation de la paie est la réduction significative des charges administratives pour l’entreprise. Les tâches liées à la gestion des salaires, des cotisations, des déclarations fiscales, et des fiches de paie sont déléguées à un prestataire spécialisé. Cela libère du temps et des ressources en interne, permettant au personnel de se concentrer sur des activités plus stratégiques.
➔ Expertise spécialisée : les prestataires de paie disposent d’une expertise approfondie dans le domaine de la paie et de la gestion des ressources humaines. Ils sont constamment informés des évolutions légales et réglementaires, ce qui garantit une conformité totale. Cette expertise permet également d’optimiser le traitement de la paie et de minimiser les risques d’erreurs coûteuses.
➔ Précision, fiabilité et économies : l’externalisation de la paie s’accompagne d’une plus grande précision dans les calculs de salaires et les déclarations fiscales. Les prestataires utilisent des systèmes informatiques sophistiqués pour effectuer ces tâches, minimisant ainsi les erreurs humaines. Cette précision renforce la fiabilité et évite des problèmes potentiels liés à des erreurs de paie.
Quel est le coût de l’externalisation de la paie ?
Le coût de l’externalisation de la paie varie en fonction de plusieurs facteurs, mais il est courant que les prestataires facturent par bulletin de salaire. En moyenne, le prix par bulletin de salaire est d’environ 25 euros. Cependant, il est important de noter que des prestations supplémentaires peuvent être facturées en sus du prix du bulletin.
Par exemple, la création d’un contrat de travail peut coûter en moyenne entre 50 et 100 euros, tandis qu’un avenant est généralement facturé entre 10 et 20 euros. Il est essentiel de comprendre que l’externalisation de la paie n’est pas une activité réglementée, ce qui signifie que chaque prestataire est libre de fixer ses tarifs comme il le souhaite.
Il est donc recommandé de discuter en détail avec votre prestataire potentiel pour définir clairement la tarification et éviter toute confusion ou surprise concernant les coûts. Cette transparence préalable est essentielle pour établir une relation de travail fructueuse avec votre prestataire de paie.
Quel logiciel pour gérer la paie dans une entreprise ?
Vous trouverez pléthore de logiciels de paie sur le marché, avec plusieurs niveaux de prestation : externalisation totale ou partielle (c’est-à-dire saisie des informations par l’entreprise, vérification de la paie et des déclarations sociales par le logiciel).
Pour vous aider dans votre choix, n’hésitez pas à vous appuyer sur votre service informatique. Vous devrez analyser ensemble de nombreux paramètres :
- les fonctionnalités proposées, leur adaptation à vos besoins et la souplesse du paramétrage.
- l’ergonomie et la simplicité d’utilisation.
- la technologie : fiabilité, évolutivité, robustesse, rapidité, export de données, sécurité des données internes, implémentation dans le système d’information de l’entreprise ou solution cloud accessible en ligne.
Quel est le coût de l’externalisation de la paie ?
Lorsqu’une entreprise entame le processus de sélection d’un logiciel de paie, elle effectue une évaluation préalable de ses besoins et détermine son budget. Ce processus de sélection implique souvent de choisir parmi plusieurs options de logiciels de paie, en recherchant celui qui correspond le mieux à ses exigences. Certaines fonctionnalités de base sont considérées aujourd’hui comme indispensables.
➔ Automatisation de l’édition des bulletins de paie : Il génère automatiquement les fiches de paie des salariés en se basant sur les données saisies, ce qui garantit la précision des calculs.
➔ Fiabilité et surveillance juridique : Le logiciel reste constamment à jour légalement et anticipe les évolutions légales et réglementaires du droit social français pour des fiches de paie sans erreur.
➔ Automatisation des déclarations sociales : Certains logiciels effectuent les déclarations auprès des organismes compétents.
➔ Fonctionnalités SIRH : Celui-ci intègre des modules de gestion des congés, du temps de travail, des notes de frais, permettant d’automatiser ces processus et d’ajuster les bulletins de paie en conséquence.
Apogea, un prestataire paie de confiance
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Chez Apogea, nous comprenons qu’il n’existe pas de solution unique, mais une alternative pour chaque entreprise, et nous sommes là pour vous accompagner dans cette démarche. Faites appel à Apogea comme prestataire de paie !