L’automatisation comptable est devenue un enjeu crucial pour les entreprises modernes, en particulier pour les PME et ETI. La saisie manuelle des données, fastidieuse et chronophage, cause souvent des erreurs et des retards qui impactent négativement la gestion financière. De plus, les données comptables doivent être conformes aux régulations légales, ce qui ajoute une couche de complexité.
Cet article explore les avantages de l’automatisation comptable et les solutions disponibles, telles que Sage et Yooz. Nous aborderons comment ces logiciels permettent de réduire les erreurs, d’optimiser le temps de travail et d’assurer la conformité légale. Nous verrons également les étapes pour implémenter une solution d’automatisation et analyserons le retour sur investissement attendu.
En comprenant les bénéfices et les meilleures pratiques, vous pourrez transformer votre gestion comptable et gagner en efficacité et en précision.
Qu’est-ce que l’automatisation comptable et comment fonctionne-t-elle ?
Comment prendre en main son logiciel Sage ? Comment monter en compétences ? Quelles sont les fonctionnalités utiles et les bonnes astuces à connaître pour gagner en productivité ? En tant que formateur Sage agréé, nos consultants certifiés Sage vous aident à maîtriser pleinement votre solution de gestion pour plus de performance !
Automatisation comptable : définition
L’automatisation comptable consiste à utiliser des logiciels et technologies pour automatiser les tâches comptables répétitives et chronophages. Elle permet de traiter les données financières plus rapidement, avec moins d’erreurs et une meilleure conformité aux régulations.
L’automatisation comptabilité concerne :
- la saisie comptable : saisie de factures, saisie des écritures comptables, saisie de relevés bancaires, saisie des écritures de paie,
- l’édition de devis et factures,
- la dématérialisation des factures, devenue une obligation légale,
- la gestion de la paie,
- l’établissement du bilan et du compte de résultat,
- la gestion de la TVA.
L’automatisation des processus répétitifs évite les erreurs manuelles de saisie et libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les avantages de l’automatisation comptable pour les entreprises
L’automatisation comptable révolutionne la gestion financière des entreprises. En automatisant les tâches répétitives, les entreprises peuvent optimiser leurs ressources, réduire les erreurs et assurer la conformité légale. Cela permet aux équipes comptables de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Dans cette section, nous explorerons les principaux avantages de l’automatisation comptable pour les entreprises.
- automatise les processus comptables
- optimise les coûts en évitant des tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée ;
- réduit le nombre d’erreurs (formules, saisies incorrectes, doublons, confusions, etc.) ;
- garantit la conformité légale grâce à des mises à jour régulières et automatiques de l’outil : vous êtes assuré de gérer votre comptabilité en toute légalité ;
- fluidifie les échanges avec votre expert-comptable, qui bénéficie d’un accès direct à l’outil pour suivre vos comptes en temps réel ;
- donne accès aux données comptables en mobilité grâce à une application mobile, pour certains logiciels.
En somme, l’automatisation comptable apporte de nombreux avantages aux entreprises, des gains de temps significatifs à une meilleure conformité légale. En adoptant des solutions d’automatisation comptable, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité, leur transparence financière et réduire leurs coûts opérationnels. L’automatisation représente donc un investissement stratégique pour toute entreprise souhaitant optimiser sa gestion financière.
Automatisation comptable : quels sont vos challenges ?
Pour réussir l’automatisation de votre cabinet comptable, plusieurs défis vous attendent. Tout d’abord, l’adoption des nouvelles technologies nécessite de former vos équipes aux nouveaux outils d’automatisation comptable.
Cette formation est essentielle pour garantir que les utilisateurs comprennent pleinement les fonctionnalités des logiciels et puissent les utiliser efficacement. Une formation adéquate minimise les résistances au changement et favorise une transition en douceur vers les nouvelles méthodes de travail.
Ensuite, l’intégration des systèmes existants peut poser des problèmes complexes. Associer de nouveaux outils à votre système actuel demande une planification minutieuse pour éviter les interruptions de service et les incompatibilités. La sécurité des données est également un enjeu majeur lorsque l’on automatise la comptabilité. Les solutions d’automatisation doivent inclure des mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, l’authentification multi-facteurs et des protocoles de sauvegarde réguliers, afin de prévenir les cyberattaques et les fuites de données.
Les tâches manuelles et répétitives sont automatisées, permettant à vos employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, l’automatisation réduit les erreurs humaines, ce qui peut entraîner des économies significatives en termes de correction des erreurs et de conformité réglementaire.
Quelles sont les grandes étapes de l'automatisation comptable ? Notre check-list !
L’automatisation comptable nécessite une approche structurée et réfléchie. Vous devez évaluer vos besoins et analyser votre fonctionnement actuel : pointez vos points faibles pour les réduire grâce à l’automatisation et développez vos points forts.
Cette étape de réflexion permet à votre entreprise de savoir où se situent les opportunités de croissance. Le but étant de mettre en place un plan d’action en accord avec l’activité de votre cabinet comptable, le secteur de vos clients et la taille de vos équipes. Voici les grandes étapes de l’automatisation comptable.
Identifiez le potentiel d’automatisation
L’automatisation de votre comptabilité commence par l’identification des processus pouvant bénéficier de cette transformation. Évaluez le potentiel d’automatisation en examinant divers critères tels que la complexité des tâches, leur fréquence d’exécution, et le degré de standardisation.
- Évaluez les processus : Examinez la complexité des tâches, leur fréquence d’exécution, et le degré de standardisation.
- Utilisez la documentation existante : Référez-vous à votre documentation de processus pour guider l’évaluation
- Considérez les systèmes impliqués : Assurez-vous que les processus choisis sont compatibles avec vos systèmes actuels
- Analysez les risques et les dépendances : Tenez compte des risques potentiels et des impacts sur les processus en amont et en aval
Une documentation précise permet de mieux considérer les systèmes impliqués, les risques potentiels, ainsi que les dépendances et les impacts sur les processus en amont et en aval.
Analysez et optimisez vos processus
Avant d’automatiser, il est crucial d’analyser et d’optimiser vos processus actuels. Identifiez les inefficacités et les points de douleur qui ralentissent vos opérations comptables. Cherchez des opportunités pour simplifier et rationaliser les flux de travail. Par exemple, éliminez les étapes redondantes ou manuelles qui peuvent être consolidées ou supprimées.
L’optimisation des processus existants garantit que vous n’automatisez pas des inefficacités, mais que vous créez un flux de travail plus efficace et productif. Cette étape de pré-automatisation permet de maximiser les bénéfices de l’automatisation en rationalisant les processus avant leur transformation numérique.
Créez les formulaires/masques de saisie nécessaires
Pour une automatisation efficace, il est souvent nécessaire de créer des formulaires ou des masques de saisie standardisés. Ces outils facilitent la collecte et l’entrée des données de manière uniforme et structurée. Pour une automatisation efficace, il est souvent nécessaire de créer des formulaires ou des masques de saisie standardisés :
- Développez des formulaires numériques : Créez des formulaires avec des champs prédéfinis pour les informations requises
- Assurez la cohérence des données : Intégrez les formulaires dans votre logiciel d’automatisation comptable
- Facilitez la collecte des données : Utilisez des masques de saisie pour uniformiser l’entrée des informations
L’optimisation des processus existants garantit que vous n’automatisez pas des inefficacités, mais que vous créez un flux de travail plus efficace et productif. Cette étape de pré-automatisation permet de maximiser les bénéfices de l’automatisation en rationalisant les processus avant leur transformation numérique.
Lancez l’automatisation du processus
Avant d’automatiser, il est crucial d’analyser et d’optimiser vos processus actuels. Cette étape est fondamentale pour garantir que vous n’automatisez pas des inefficacités, mais que vous créez un flux de travail plus efficace et productif. Commencez par cartographier vos processus comptables existants. Identifiez les goulots d’étranglement, les tâches redondantes et les étapes manuelles qui ralentissent vos opérations. Par exemple, des tâches comme la saisie manuelle de données peuvent être non seulement chronophages mais également sujettes à des erreurs humaines.
Analysez les points de douleur spécifiques qui impactent négativement votre productivité. Cela peut inclure des délais de traitement longs, des erreurs fréquentes ou des tâches répétitives. En éliminant ces points de douleur, vous pouvez améliorer considérablement l’efficacité de vos opérations comptables. Cherchez des opportunités pour simplifier et rationaliser vos flux de travail. Cela peut impliquer l’élimination des étapes redondantes ou la consolidation des tâches. Par exemple, si plusieurs personnes doivent approuver une facture avant son paiement, envisagez de rationaliser ce processus pour réduire les délais et les risques d’erreurs.
L’optimisation des processus existants garantit que vous n’automatisez pas des inefficacités, mais que vous créez un flux de travail plus fluide et plus productif. Cette étape de pré-automatisation permet de maximiser les bénéfices de l’automatisation en rationalisant les processus avant leur transformation numérique.
Enfin, une fois vos processus optimisés, documentez-les soigneusement. Une documentation claire et détaillée est essentielle pour assurer une transition en douceur vers les systèmes automatisés. Elle facilite également la formation des équipes et le suivi des améliorations au fil du temps.
Contrôlez les résultats
Après avoir lancé l’automatisation, il est essentiel de contrôler les résultats pour évaluer l’efficacité et l’impact sur votre entreprise. Utilisez des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer les bénéfices, tels que la réduction des erreurs comptables, le gain de temps, et l’amélioration de la conformité. Après avoir lancé l’automatisation, il est essentiel de contrôler les résultats :
- Utilisez des indicateurs de performance (KPI) : Mesurez les bénéfices tels que la réduction des erreurs comptables et le gain de temps
- Recueillez les retours des utilisateurs : Identifiez les problèmes potentiels et les opportunités d’amélioration
- Effectuez des audits réguliers : Assurez-vous que les processus automatisés fonctionnent correctement et que les données sont précises
- Ajustez et optimisez : Utilisez les informations recueillies pour ajuster et optimiser l’automatisation
Effectuez des audits réguliers pour vous assurer que les processus automatisés fonctionnent correctement et que les données sont précises. Le suivi et l’évaluation continus permettent d’ajuster et d’optimiser l’automatisation, maximisant ainsi ses avantages pour votre entreprise.
Le top 6 des meilleurs logiciels d'automatisation comptable
Sage automatisation comptable
Sage automatisation comptable est une solution complète conçue pour répondre aux besoins des PME et des ETI.
Ce logiciel propose une large gamme de fonctionnalités permettant de simplifier et d’automatiser les tâches comptables.
- Automatisation des écritures comptables
- Rapprochements bancaires automatiques
- Déclarations fiscales automatisées
- Outils d'analyse avancée
Sage offre une automatisation des écritures comptables, des rapprochements bancaires, et des déclarations fiscales, garantissant ainsi une conformité avec les réglementations en vigueur.
FreshBooks : solution intuitive pour les PME
FreshBooks est une solution comptable en ligne conçue spécialement pour les petites et moyennes entreprises. Voici ses principales caractéristiques et avantages :
- Facturation automatisée et personnalisée
- Suivi des dépenses et gestion des reçus
- Automatisation des rappels de paiement
Freshbooks est un outil SaaS accessible depuis tous les navigateurs web, et propose également une application mobile (Android et iOS).
Yooz pour la dématérialisation des factures
Yooz est une autre solution d’automatisation comptable spécialisée dans la dématérialisation des factures clients et fournisseurs.
Ce logiciel se distingue par sa capacité à automatiser entièrement le processus de gestion des factures, de la réception à l’archivage.
- Dématérialisation des factures clients et fournisseurs
- Technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR)
- Workflow de validation des factures
En matière de conformité, Yooz garantit que les factures dématérialisées respectent les normes légales en vigueur, notamment en matière d’archivage et de traçabilité.
Xero : automatisation comptable complète et flexible
Xero est une solution cloud offrant une large gamme de fonctionnalités d’automatisation comptable. Voici ses principales caractéristiques et avantages :
- Automatisation de la facturation
- Réconciliation bancaire automatique
- Suivi des projets et des dépenses
Xero compte des fonctionnalités automatisant la comptabilité, les rapports financiers, la facturation et le suivi des paiements idéales pour les petites et moyennes entreprises.
Nanonets : automatisation basée sur l'IA
Nanonets utilise l’intelligence artificielle pour automatiser les processus comptables. Voici ses principales caractéristiques et avantages :
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) avancée
- Automatisation des workflows de traitement de factures
- Intégration de l'apprentissage automatique pour améliorer la précision des données
Cependant, il a du mal à poursuivre le traitement ou la gestion des documents, une fois les données extraites.
Tipalti : automatisation des paiements globaux
Tipalti est une solution conçue pour automatiser les processus de paiement à l’échelle mondiale. Voici ses principales caractéristiques et avantages :
- Automatisation des comptes fournisseurs
- Gestion des paiements internationaux
- Conformité aux régulations locales et internationales
Sa technologie OCR permet d’extraire avec précision les données des factures, ce qui contribue à rationaliser les processus de gestion des factures et des stocks.