Réforme de la facture électronique : en avant !

Il ne sera plus autorisé de solliciter des factures en format papier ou en PDF simple auprès de vos fournisseurs. Toutes les entreprises seront tenues de :

1. Recevoir les factures électroniques envoyées par leurs fournisseurs.
2. Avoir la capacité d’intégrer ces factures électroniques dans leur système comptable ou de gestion commerciale.

Toutes les sociétés seront obligées de :

1. Avoir la possibilité de générer des factures électroniques conformes aux formats requis.
2. Être capables de les envoyer automatiquement à leurs clients via une plateforme de leur choix.

Pour respecter les nouvelles normes, quatre méthodes de facturation électronique seront validées :

1. L’utilisation de factures au format structuré, conforme à la norme européenne EN16931 (formats UBL 2.A et CII), avec une exigence pour les plateformes (publiques ou privées) de fournir une version lisible.
2. L’émission de factures en format mixte, conformes également à la norme européenne EN16931, combinant des données structurées et un PDF visible à l’écran ; le format mixte le plus reconnu est Factur-X, qui représente la facture originale et intègre un fichier de données structurées (XML).
3. L’adoption de formats optionnels (comme le format EDIFACT), à condition qu’ils soient acceptés par les deux parties (vendeur/acheteur) et que les données requises puissent être extraites par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
4. L’emploi de flux dématérialisés (via EDI, API, etc.) ou la saisie directe sur la plateforme publique.

Il sera nécessaire de préserver les factures électroniques dans leur format numérique d’origine. Cette conservation impliquera un stockage sécurisé et daté dans un espace d’archivage numérique

La création d’un réseau de facturation où tous les acteurs du secteur BtoB sont interconnectés entraînera une complète transparence sur le suivi du traitement de chaque facture, avec une mise à jour pour chaque étape :

Quatre statuts essentiels seront transmis par toutes les plateformes :

1. Déposée
2. Rejetée
3. Refusée
4. Encaissée

D’autres statuts comme “mise à disposition”, “prise en charge”, “approuvée”, “approuvée partiellement”, “paiement transmis”, bien qu’ils soient recommandés, resteront optionnels. De plus, d’autres statuts personnalisés pourront être intégrés selon les services proposés par chaque plateforme. Ces informations seront gérées comme des données de gestion plutôt que comme des détails de facturation. En résumé, cela signifie une amélioration significative de la gestion du crédit client, de la trésorerie et de l’analyse commerciale.

L’e-reporting implique l’envoi de données à l’administration fiscale. Ces données doivent être transmises dans les cas suivants :

1. Pour les transactions B2B internationales concernant les factures émises ou reçues (à l’exception des importations de marchandises).
2. Pour les transactions B2C, incluant les factures, les enregistrements de caisse et les transactions qui ne sont pas facturées.
3. Pour les recettes liées aux factures de services dont la TVA est perçue au moment de l’encaissement.

Comment fonctionne-t-il ? La fréquence à laquelle ces données d’e-reporting sont envoyées dépend du régime de TVA de l’entreprise. La plateforme choisie par l’entreprise pour l’émission des factures, qu’elle soit une Plateforme de Facturation Privée (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), rassemble ces données et les transmet à l’administration fiscale.