Logiciel de gestion des notes de frais

Un logiciel de notes de frais est un outil informatique utilisé pour simplifier et automatiser le processus de gestion des notes de frais d’une entreprise. Il permet aux employés de saisir facilement leurs dépenses, de numériser les reçus et de soumettre leurs demandes de remboursement en ligne. Les logiciels de notes de frais permettent également aux managers de valider les demandes de remboursement, de suivre les dépenses et de générer des rapports de dépenses pour faciliter la comptabilité.

Un logiciel notes de frais offre une variété de fonctionnalités conçues pour simplifier et automatiser la gestion des dépenses professionnelles. Voici les principales fonctionnalités qu'on peut généralement retrouver dans ces outils :

Saisie Automatisée des Dépenses

Les employés peuvent facilement saisir leurs dépenses en prenant des photos de leurs reçus avec leur smartphone. Le logiciel extrait automatiquement les informations clés (montant, date, fournisseur) grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle.

Flux de Travail de Validation

Les logiciels notes de frais incluent des flux de travail de validation configurables, permettant de définir des étapes d'approbation en fonction des politiques internes de l'entreprise. Les demandes de remboursement peuvent être envoyées automatiquement aux superviseurs pour approbation, avec des notifications et des rappels pour assurer un traitement rapide.

Intégration avec les Systèmes Comptables

Une intégration fluide avec les systèmes comptables et ERP de l’entreprise permet de synchroniser les données des notes de frais en temps réel. Cela assure une comptabilité précise et à jour, et élimine les erreurs de saisie manuelle.

Politiques de Dépenses et Contrôles Automatisés

Les logiciels de notes de frais permettent de configurer des politiques de dépenses spécifiques, telles que les limites de remboursement par catégorie de dépense, les taux de remboursement pour les déplacements, et les restrictions sur les types de dépenses remboursables. Le logiciel vérifie automatiquement chaque note de frais pour s’assurer de sa conformité avec les politiques de l’entreprise.

Rapports et Analyses

Des outils de reporting et d’analyse avancés permettent de générer des rapports détaillés sur les dépenses par employé, département, catégorie de dépense, etc. Ces rapports aident les gestionnaires à surveiller les dépenses, identifier les tendances et les anomalies, et prendre des décisions informées pour mieux gérer les budgets.

Un logiciel notes de frais offre une gamme complète de fonctionnalités pour automatiser et simplifier la gestion des dépenses professionnelles. De la saisie automatisée des dépenses et la validation des flux de travail à l’intégration avec les systèmes comptables et le reporting avancé, ces outils permettent aux entreprises de gagner du temps, réduire les erreurs, et améliorer la visibilité sur les dépenses. Adopter un logiciel notes de frais contribue à une gestion financière plus efficace et à une meilleure satisfaction des employés.

La gestion des notes de frais peut être un processus fastidieux, mais il est important de la gérer correctement pour éviter les erreurs et les pertes financières.

Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour gérer efficacement les notes de frais :

Mettre en place une politique de notes de frais : Définir une politique claire sur les types de frais qui sont remboursables, les limites de remboursement et les exigences de documentation. Assurez-vous que tous les employés comprennent la politique.

Collecter les justificatifs : Les employés doivent fournir des justificatifs pour chaque dépense, tels que des reçus ou des factures. Ces justificatifs doivent être clairs et faciles à lire. Les employés doivent également remplir un formulaire de demande de remboursement.

Vérifier les demandes de remboursement : Les demandes de remboursement doivent être examinées avec soin pour s’assurer que les dépenses sont conformes à la politique de l’entreprise. Toutes les dépenses doivent être vérifiées pour s’assurer qu’elles sont raisonnables et nécessaires.

Traiter les remboursements : Les remboursements doivent être traités rapidement pour éviter les retards. Les remboursements doivent être effectués selon les modalités convenues avec l’employé.

Archiver les notes de frais : Il est important de conserver une copie de chaque note de frais pour une période déterminée, généralement trois à cinq ans.

Les frais remboursables par une entreprise dépendent de la politique de l’entreprise et des accords conclus entre l’employeur et l’employé. En général, les frais remboursables sont ceux qui sont directement liés aux activités professionnelles de l’employé et qui ont été engagés dans le cadre de son travail. Voici quelques exemples de frais qui peuvent être remboursés :

Frais de déplacement : Les frais de transport (billets de train, de bus, de métro, etc.) peuvent être remboursés si l’employé est en déplacement professionnel.

Frais d’hébergement : Si l’employé doit passer la nuit hors de son domicile pour des raisons professionnelles, les frais d’hébergement (hôtel, chambre d’hôtes, etc.) peuvent être remboursés.

Frais de restauration : Les frais de repas engagés pendant les déplacements professionnels ou lors de réunions d’affaires peuvent être remboursés, sous réserve que les dépenses soient raisonnables et justifiées.

Frais de communication : Les frais de téléphone, de fax, d’internet ou de courrier liés aux activités professionnelles peuvent être remboursés.

Frais de formation professionnelle : Les frais de formation professionnelle (frais d’inscription, de transport, d’hébergement, etc.) peuvent être remboursés si la formation est en lien avec l’activité de l’entreprise.

Il est important de noter que les entreprises peuvent fixer des limites de remboursement pour chaque type de frais et que les politiques de gestion des notes de frais peuvent varier en fonction des secteurs d’activité et des entreprises. Il est donc conseillé de se référer à la politique de l’entreprise pour connaître les frais remboursables et les limites de remboursement applicables.

La comptabilisation des notes de frais consiste à enregistrer les dépenses effectuées par les employés pour les activités de l’entreprise. Voici les étapes à suivre pour comptabiliser les notes de frais :

Créer un compte comptable pour les notes de frais : Vous pouvez créer un compte spécifique pour les notes de frais dans votre logiciel comptable

Classer les dépenses par type de frais : Vous pouvez classer les dépenses par type de frais (transport, hébergement, restauration, etc.) pour faciliter la saisie comptable.

Enregistrer les dépenses : Vous devez enregistrer chaque dépense dans votre logiciel comptable en indiquant la date, le montant, la nature de la dépense et le nom de l’employé ayant engagé la dépense.

Vérifier les justificatifs : Vous devez vérifier que chaque dépense est accompagnée d’un justificatif conforme aux exigences de l’entreprise. Si le justificatif est manquant ou incomplet, vous devez contacter l’employé pour obtenir les informations manquantes.

Valider les dépenses : Une fois que les justificatifs ont été vérifiés, vous pouvez valider les dépenses et les comptabiliser dans le compte spécifique aux notes de frais.

Rembourser les employés : Vous devez rembourser les employés pour les dépenses validées selon les modalités convenues avec l’employé.

Archiver les notes de frais : Vous devez conserver une copie de chaque note de frais pour une période déterminée, généralement trois à cinq ans.

En suivant ces étapes, vous pouvez comptabiliser les notes de frais de manière efficace et précise dans votre système comptable.

Voici les étapes à suivre pour faire une note de frais :

Collectez les reçus : Rassemblez tous les reçus correspondant aux dépenses que vous avez effectuées pour lesquelles vous souhaitez être remboursé.

Classez les reçus : Triez les reçus par type de dépense (par exemple, frais de repas, frais de déplacement, frais d’hébergement, etc.).

Créez une note de frais : Créez un document pour votre note de frais, en incluant les informations suivantes : la date de la dépense, le type de dépense, le montant de la dépense, la devise utilisée et le motif de la dépense.

Joignez les reçus : Joignez les reçus correspondant à chaque dépense à votre note de frais.

Soumettez votre note de frais : Envoyez votre note de frais à la personne ou au service responsable de la gestion des notes de frais dans votre entreprise.

Il est important de garder à l’esprit que chaque entreprise a ses propres politiques et procédures en matière de gestion des notes de frais. Assurez-vous de connaître les règles en vigueur dans votre entreprise et de respecter les échéances de soumission des notes de frais. Ce type de logiciel de gestion des RH peuvent également faciliter le processus de création et de soumission des notes de frais en automatisant certaines étapes du processus.

Bien choisir son outil de note de frais facilitera la vie de toute votre entreprise. En tant qu’intégrateur de solution de gestion de notes de frais, nous vous conseillons :

• d’avoir recours un logiciel de gestion des notes frais ergonomique et simple d’utilisation. Vos collaborateurs doivent pouvoir facilement saisir leurs dépenses et identifier le bon compte analytique auxquels les rattacher. En un clic, ils doivent pouvoir envoyer la demande de remboursement et suivre leur statut.

• d’utiliser une solution de notes de frais qui permet de bénéficier d’automatismes pour simplifier le quotidien de vos responsables comptables : calcul automatique des montants en fonction de la devise de la dépense et des plafonds autorisés, calcul automatique des frais kilométriques, export automatique vers le logiciel comptable

Le coût d’une solution de notes de frais est également à prendre en considération. Celui-ci varie généralement en fonction du nombre d’utilisateurs ou de notes à traiter mensuellement.

Cleemy Notes de Frais est un logiciel de gestion des notes de frais qui présente de nombreux avantages pour les entreprises et les employés :

Une solution complète : Cleemy Notes de Frais est une solution complète qui couvre l’ensemble du processus de gestion des notes de frais, depuis la création des notes de frais jusqu’à leur validation et leur remboursement.

Une solution intuitive et facile à utiliser : L’interface de Cleemy Notes de Frais est intuitive et facile à utiliser, ce qui permet aux employés de créer des notes de frais en quelques minutes seulement.

Une solution qui garantit la conformité : Cleemy Notes de Frais est conçu pour garantir la conformité aux politiques de dépenses de l’entreprise et aux réglementations en vigueur.

Une solution qui facilite la gestion des flux financiers : Cleemy Notes de Frais permet de faciliter la gestion des flux financiers en automatisant les processus de validation et de remboursement des notes de frais.

Une solution qui offre une visibilité complète : Cleemy Notes de Frais offre une visibilité complète sur les dépenses de l’entreprise, ce qui permet aux responsables financiers de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des budgets.

Une solution qui réduit les coûts administratifs : Cleemy Notes de Frais permet de réduire les coûts administratifs associés à la gestion des notes de frais, en automatisant de nombreuses tâches administratives et en limitant les erreurs.

En choisissant Cleemy Notes de Frais, vous pouvez bénéficier d’une solution complète, facile à utiliser et qui offre une visibilité complète sur les dépenses de votre entreprise, ce qui vous permet de réduire les coûts administratifs et de gagner du temps.

Il existe plusieurs logiciels de notes de frais sur le marché, voici quelques exemples parmi les plus connus :

1. Expensify : Expensify est un logiciel de gestion de notes de frais qui permet aux employés de numériser leurs reçus et de les envoyer directement à leur employeur pour traitement. Il offre également des fonctionnalités de suivi de temps et de gestion de projets.
2. SAP Concur : SAP Concur est un logiciel de gestion de voyages et de notes de frais qui permet aux entreprises de gérer facilement les dépenses de leurs employés. Il offre des fonctionnalités telles que la numérisation des reçus, la gestion des approbations et des remboursements, ainsi que des analyses de dépenses.

    

3. Rydoo : Rydoo est une plateforme de gestion de notes de frais qui permet aux employés de numériser leurs reçus en temps réel et de les envoyer directement à leur employeur. Il offre également des fonctionnalités de suivi de temps et de kilométrage, ainsi que des intégrations avec les principales solutions de comptabilité.

    

4. Zoho Expense : Zoho Expense est un logiciel de gestion de notes de frais qui permet aux entreprises de suivre et de gérer les dépenses de leurs employés. Il offre des fonctionnalités telles que la numérisation des reçus, la gestion des approbations et des remboursements, ainsi que des analyses de dépenses.

    

5. Spendesk est une plateforme de gestion des dépenses professionnelle qui permet aux entreprises de simplifier leur processus d’achat et de paiement. Elle offre une solution tout-en-un pour les dépenses, y compris la carte de paiement physique ou virtuelle, la gestion des notes de frais, la budgétisation, la facturation et le reporting. Spendesk permet aux entreprises de centraliser et de suivre efficacement leurs dépenses tout en offrant un contrôle de la gestion financière à chaque niveau de l’entreprise.

    

6. Cleemy Notes de frais est un logiciel de gestion des notes de frais qui permet aux employés de créer, soumettre et suivre leurs notes de frais en ligne. Il offre une solution complète pour la gestion des notes de frais, de la création à la validation et au remboursement, tout en garantissant la conformité aux politiques de dépenses de l’entreprise et aux réglementations en vigueur. Cleemy Notes de frais facilite la gestion des flux financiers en automatisant les processus de validation et de remboursement des notes de frais, et offre une visibilité complète sur les dépenses de l’entreprise pour permettre aux responsables financiers de prendre des décisions éclairées.

    

7. N2F est une solution de gestion de notes de frais qui permet aux entreprises de numériser et de centraliser les notes de frais, de gérer les dépenses en temps réel, de contrôler les politiques de dépenses et de simplifier le processus de remboursement.

    

8. Jenji est une plateforme de gestion des dépenses professionnelles qui permet aux entreprises de numériser et de centraliser leurs processus de gestion des dépenses. Elle offre des fonctionnalités de numérisation de reçus, de création de notes de frais, de gestion de budget et de reporting en temps réel, le tout accessible depuis une interface intuitive.
   

Pour vous aider à choisir le logiciel de notes de frais le mieux adapté à vos besoins, nous avons comparé plusieurs solutions populaires en termes de fonctionnalités, avantages, et prix ou avis. Voici un aperçu détaillé des options disponibles sur le marché :