Logiciel recouvrement

Un logiciel de recouvrement – ou logiciel de relances – est un outil précieux pour automatiser et optimiser le processus de gestion des créances. Plutôt que de consacrer du temps précieux aux tâches administratives, vos équipes financières et comptables peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Voici comment un logiciel de recouvrement peut améliorer votre efficacité :

1. Automatisation des Pré-Relances

Un logiciel de recouvrement permet de faire des pré-relances en fonction d’un scoring de payeurs. En analysant des critères tels que l'historique de paiement, le montant des créances et le comportement des débiteurs, le logiciel identifie les bons et mauvais payeurs, et ajuste les pré-relances en conséquence.

2. Lancement des Relances Clients

Il lance automatiquement les relances clients en suivant des scénarios de recouvrement prédéfinis. Cela inclut l'envoi de rappels par e-mail, SMS ou courrier selon un calendrier établi, réduisant ainsi la charge de travail manuel et assurant une régularité dans les suivis.

3. Centralisation des Relances et Échanges

Le logiciel centralise toutes les relances et les échanges avec les clients pour éviter les doublons et les oublis. Chaque interaction est enregistrée, offrant une vue d'ensemble claire et complète de l'historique de communication avec chaque débiteur.

4. Agrégation des Données Comptables et Financières

Il agrège les données comptables et financières, permettant un suivi facile des encours clients et des échéances. Les informations sont consolidées en un seul endroit, facilitant l'analyse des flux de trésorerie et la prise de décision stratégique.

5. Suivi et Reporting

Un bon logiciel de recouvrement offre des outils de suivi et de reporting avancés. Les tableaux de bord personnalisables et les rapports détaillés permettent d'analyser les performances de recouvrement, d'identifier les tendances et de mesurer l'efficacité des stratégies mises en place.

Un logiciel de recouvrement est un atout essentiel pour automatiser les tâches administratives, améliorer l'efficacité des relances, et optimiser la gestion des créances. En centralisant les données et en fournissant des outils d'analyse puissants, il aide les entreprises à maintenir une trésorerie saine et à réduire les délais de paiement, contribuant ainsi à la stabilité financière et à la croissance de l'entreprise.

En tant qu’intégrateur de logiciels de gestion financière, nous vous conseillons de prêter une attention particulière aux critères suivants :

• l’ergonomie du logiciel de recouvrement afin d’en faciliter l’adoption par votre service comptable et de recouvrement
• la possibilité d’interconnecter facilement votre logiciel de recouvrement avec logiciel comptable pour éviter la ressaisie de données
• la couverture fonctionnelle avec à minima la possibilité de :
  • Segmentation du portefeuille clients avec un scoring adapté
  • Automatisation d’une partie des e-mails de relances
  • Tableaux de bord de gestion intégrés
  • Solutions de recouvrement en ligne pour plus d’accessibilité
• Données en temps réel
• Fonctions de traçabilité et archivage numérique
• Analyse du comportement de paiement
• …

Nous vous accompagnons dans votre projet : depuis l’audit à l’intégration de votre logiciel de recouvrement en passant par le paramétrage et la formation !

Choisir le bon logiciel de recouvrement est crucial pour optimiser la gestion des créances et améliorer la trésorerie de votre PME. Voici les étapes clés et critères à considérer pour faire un choix éclairé :

1. Évaluation des Besoins de l’Entreprise

Avant de sélectionner un logiciel, il est essentiel d’évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise. Posez-vous les questions suivantes :

• Volume de Créances : Combien de créances gérez-vous mensuellement ? Un volume élevé nécessite un logiciel capable de traiter de grandes quantités de données efficacement.
• Complexité des Processus : Vos processus de recouvrement sont-ils simples ou impliquent-ils plusieurs étapes et approbations ? Un processus complexe bénéficiera de fonctionnalités avancées comme la gestion des workflows et l’automatisation.
• Intégration : Utilisez-vous déjà des systèmes de comptabilité, de gestion des relations clients (CRM) ou des ERP ? Il est crucial que le logiciel de recouvrement s’intègre bien avec vos systèmes existants pour éviter les doublons et les erreurs de saisie.

2. Rechercher les Fonctionnalités Essentielles

Un bon logiciel de recouvrement doit offrir des fonctionnalités qui correspondent à vos besoins opérationnels. Parmi les fonctionnalités essentielles, on retrouve :

• Automatisation des Relances : Capacité à automatiser l'envoi de rappels par e-mail, SMS ou courrier, réduisant ainsi le travail manuel et augmentant l’efficacité.
• Gestion Centralisée des Dossiers Clients : Une plateforme qui centralise toutes les informations des clients et des créances, facilitant le suivi et la gestion des dossiers.
• Outils de Reporting : Génération de rapports détaillés et tableaux de bord pour analyser les performances de recouvrement et identifier les tendances.
• Conformité Réglementaire : Assurez-vous que le logiciel respecte les lois et régulations en vigueur, telles que le RGPD pour la protection des données.

3. Comparer les Options Disponibles

Une fois vos besoins définis, comparez les différentes options de logiciels disponibles sur le marché. Tenez compte des éléments suivants :

• Coûts : Examinez les coûts initiaux (licences) et récurrents (abonnements, mises à jour, support) pour chaque option. Assurez-vous que le coût est justifié par les fonctionnalités et les avantages offerts.
• Avis des Utilisateurs : Consultez les avis et témoignages des utilisateurs actuels. Les retours d’expérience peuvent fournir des insights précieux sur la fiabilité, la facilité d’utilisation et l’efficacité du logiciel.
• Support et Formation : Vérifiez si le fournisseur propose un support technique réactif et des formations pour aider votre équipe à prendre en main le logiciel rapidement.

La gestion des créances impayées est une tâche cruciale pour assurer la santé financière d'une entreprise. Il existe plusieurs approches pour récupérer ces créances, chacune adaptée à des situations spécifiques :

Recouvrement Amiable

Le recouvrement amiable est la première étape dans le processus de recouvrement. Il s'agit de tenter de récupérer les créances sans recourir à des actions légales. Cette méthode se base sur des relances régulières et personnalisées pour rappeler au débiteur son obligation de paiement.

• Méthodes : Les relances peuvent être effectuées par e-mail, téléphone, ou courrier. Ces rappels sont souvent programmés à intervalles réguliers pour maintenir la pression sur le débiteur.
• Avantages : Cette approche est moins coûteuse et moins conflictuelle que les procédures judiciaires. Elle permet de préserver les relations commerciales en favorisant une résolution amiable.
• Inconvénients : Elle peut être inefficace si le débiteur est de mauvaise foi ou en difficulté financière sérieuse. Dans ces cas, des mesures plus contraignantes peuvent être nécessaires.

Recouvrement Judiciaire

Lorsque le recouvrement amiable échoue, il peut être nécessaire de recourir au recouvrement judiciaire. Cette méthode implique l’utilisation des voies légales pour obtenir le paiement des créances.

• Méthodes : Le processus commence par l'envoi d'une mise en demeure. Si cette dernière reste sans effet, l'entreprise peut saisir les tribunaux pour obtenir un jugement contraignant le débiteur à payer. Les procédures peuvent inclure des saisies de biens ou des ordonnances de paiement.
• Avantages : Le recouvrement judiciaire peut être très efficace pour forcer un débiteur récalcitrant à payer. Le jugement peut permettre des actions coercitives, telles que la saisie des biens du débiteur.
• Inconvénients : Cette méthode est plus coûteuse et prend plus de temps que le recouvrement amiable. Elle peut également détériorer les relations avec le débiteur.

Recouvrement International

Le recouvrement international concerne la gestion des créances auprès de débiteurs situés à l’étranger. Ce type de recouvrement est souvent plus complexe en raison des différences légales et culturelles.

• Méthodes : Les entreprises peuvent collaborer avec des agences de recouvrement spécialisées dans les créances internationales. Ces agences connaissent les lois locales et disposent de réseaux pour faciliter le recouvrement.
• Avantages : Les agences spécialisées offrent une expertise et une efficacité accrues dans le recouvrement de créances à l’étranger. Elles peuvent naviguer dans les systèmes juridiques locaux et optimiser les chances de recouvrement.
• Inconvénients : Le coût des services des agences internationales peut être élevé. De plus, les différences légales et linguistiques peuvent compliquer le processus.

Le coût d'un logiciel de recouvrement peut varier considérablement en fonction des fonctionnalités offertes, du modèle de tarification adopté par le fournisseur, et des besoins spécifiques de l'entreprise. Voici une analyse détaillée des facteurs influençant le coût de ces logiciels :

1. Fonctionnalités Offertes

Les fonctionnalités d'un logiciel de recouvrement déterminent en grande partie son coût. Les solutions de base, qui automatisent les tâches de relance simples et offrent des outils de suivi élémentaires, sont généralement les moins coûteuses. En revanche, les logiciels avancés avec des fonctionnalités telles que l'analyse prédictive, l'intégration ERP, et des outils de reporting sophistiqués, sont plus chers.

• Logiciels de Base : Environ 20 à 50 EUR par mois. Ils incluent des fonctionnalités basiques comme l'envoi automatisé de rappels et la gestion des dossiers clients.
• Solutions Intermédiaires : Entre 50 et 200 EUR par mois. Ces logiciels offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des litiges, des tableaux de bord personnalisables, et une meilleure intégration avec les systèmes comptables.
• Logiciels Avancés : Plus de 200 EUR par mois. Ils comprennent des fonctionnalités haut de gamme comme l'analyse prédictive des comportements de paiement, des intégrations avancées avec divers systèmes financiers, et des capacités de reporting et d'analyse approfondies.

2. Modèles de Tarification

Les fournisseurs de logiciels de recouvrement adoptent différents modèles de tarification pour répondre aux besoins variés des entreprises :

• Licence Unique : Paiement d'une somme forfaitaire pour une licence perpétuelle. Ce modèle peut être plus économique à long terme, mais nécessite un investissement initial plus élevé.
• Abonnement Mensuel/Annuel : Paiement récurrent basé sur la durée d'utilisation. Ce modèle est flexible et permet d'étaler les coûts sur une période, avec des tarifs souvent basés sur le nombre d'utilisateurs ou le volume de transactions.
• Tarification par Usage : Coût basé sur le volume de transactions ou d'actions effectuées dans le logiciel. Ce modèle est avantageux pour les entreprises avec des besoins fluctuants, car elles ne paient que pour ce qu'elles utilisent.

3. Coûts Additionnels

En plus des frais de licence ou d'abonnement, il est important de considérer les coûts additionnels qui peuvent s'appliquer :

• Formation et Support : Des frais peuvent être associés à la formation des employés et au support technique. Certains fournisseurs incluent ces services dans le prix de l'abonnement, tandis que d'autres les facturent séparément.
• Personnalisation : Des coûts supplémentaires peuvent être encourus pour personnaliser le logiciel afin de mieux répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.
• Mises à Jour et Maintenance : Les mises à jour régulières et la maintenance peuvent également être facturées, bien que certains abonnements incluent ces services.*

Le coût d'un logiciel de recouvrement dépend de divers facteurs, y compris les fonctionnalités, le modèle de tarification, et les coûts additionnels. En général, les logiciels de base sont abordables, tandis que les solutions intermédiaires et avancées peuvent nécessiter un investissement plus important. Il est crucial pour les entreprises de bien évaluer leurs besoins et de comparer les options disponibles pour choisir un logiciel qui offre le meilleur rapport qualité-prix et qui soutient efficacement leurs processus de recouvrement.

Pour vous aider dans votre choix du meilleur logiciel de recouvrement, voici la liste : 

1. Sage Recouvrement Créances

Fonctionnalités : Automatisation des relances, gestion des dossiers clients, reporting avancé, intégration avec Sage 100.

Avantages : Conformité réglementaire, centralisation des données, amélioration de la productivité.

Prix : Tarification sur demande, apprécié pour son intégration fluide avec d'autres produits Sage.

2. Clearnox

Fonctionnalités : Relances par e-mail et SMS, tableau de bord de suivi, synchronisation avec la comptabilité.

Avantages : Interface utilisateur intuitive, simplification des processus, amélioration de la trésorerie.

Prix : Abonnement mensuel à partir de 50 EUR, reconnu pour sa facilité d'utilisation et son support client réactif.

3. Leanay

Fonctionnalités : Automatisation des relances, gestion des litiges, suivi des paiements, tableaux de bord personnalisables.

Avantages : Gain de temps, réduction des délais de paiement, optimisation des processus de recouvrement.

Prix : Tarification sur demande, apprécié pour sa flexibilité et ses fonctionnalités complètes.

4. Eloficash

Fonctionnalités : Gestion des relances, analyse des risques clients, reporting et statistiques, intégration ERP.

Avantages : Réduction des créances impayées, amélioration de la trésorerie, suivi efficace des dossiers.

Prix : Abonnement mensuel variable, bien noté pour ses capacités d’analyse et de reporting.

5. Upflow

Fonctionnalités : Automatisation des rappels, suivi des paiements en temps réel, intégration avec les logiciels de comptabilité.

Avantages : Augmentation des taux de recouvrement, interface moderne, excellente visibilité sur les flux de trésorerie.

Prix : Abonnement mensuel à partir de 100 EUR, apprécié pour son interface utilisateur et sa capacité à améliorer les processus de paiement.

6. Hoopiz

Fonctionnalités : Gestion des relances multicanal, analyse prédictive, reporting détaillé, intégration avec les systèmes financiers.

Avantages : Amélioration de la gestion de la trésorerie, réduction des délais de paiement, personnalisation des relances.

Prix : Tarification sur demande, bien noté pour ses fonctionnalités avancées et son efficacité.

7. Cash & Credit 
Cash & Credit est un logiciel de recouvrement conçu pour automatiser et centraliser la gestion des créances, offrant une solution complète pour améliorer l'efficacité et la visibilité sur les paiements des clients.

Fonctionnalités

• Automatisation des relances par e-mail, SMS et courrier
• Gestion centralisée des dossiers clients
• Suivi des paiements et des échéances
• Outils de reporting et tableaux de bord
• Intégration avec les systèmes comptables et ERP

Avantages

• Amélioration de l'efficacité du recouvrement grâce à l'automatisation
• Visibilité accrue sur les créances et les paiements
• Interface utilisateur intuitive et facile à utiliser
• Réduction des délais de paiement et amélioration de la trésorerie

Prix ou Avis : Tarification flexible avec des plans adaptés aux PME. Bien noté pour sa facilité d'intégration et son support client réactif

8. LeanPay
LeanPay est une solution de recouvrement moderne qui optimise les processus de relance et de gestion des litiges, facilitant la gestion des encaissements et l'amélioration des flux de trésorerie pour les PME.

Fonctionnalités

• Relances automatiques et personnalisées
• Gestion des litiges et des réclamations
• Tableaux de bord et analyses en temps réel
• Suivi des encaissements et des flux de trésorerie
• Notifications et rappels automatisés

Avantages

• Réduction du temps consacré aux tâches administratives
• Amélioration des taux de recouvrement grâce à des relances efficaces
• Outils d'analyse permettant d'optimiser les stratégies de recouvrement
• Facilité de mise en œuvre et d'utilisation

Prix ou Avis :Tarification compétitive adaptée aux besoins des PME. Apprécié pour ses fonctionnalités complètes et son interface conviviale

9. Neotouch
Neotouch propose une solution intégrée pour l'automatisation des relances et des envois de factures, centralisant les communications clients pour une gestion simplifiée et efficace des créances.

Fonctionnalités

• Automatisation des relances et des envois de factures
• Centralisation des communications clients
• Intégration avec les systèmes comptables et ERP
• Reporting détaillé et suivi des performances
• Gestion des paiements et des encaissements

Avantages

• Simplification des processus de recouvrement
• Amélioration de la gestion de la relation client
• Réduction des erreurs grâce à la centralisation des données
• Flexibilité et personnalisation des relances

Prix ou Avis :Tarification sur demande, avec des options adaptées aux entreprises de différentes tailles. Recommandé pour sa capacité à améliorer la gestion des flux de trésorerie

10. Quadient Comptes Clients

Présentation : Quadient Comptes Clients est un logiciel de recouvrement avancé qui fournit des outils robustes pour la gestion proactive des relances et des paiements, aidant les entreprises à optimiser leur trésorerie et à réduire les délais de paiement.

Fonctionnalités

• Gestion complète des relances et des paiements
• Outils d’analyse des comportements de paiement
• Suivi des encours et des créances en temps réel
• Intégration avec les systèmes financiers et ERP
• Notifications automatiques et gestion des rappels

Avantages

• Augmentation des taux de recouvrement grâce à une gestion proactive
• Amélioration de la trésorerie et réduction des délais de paiement
• Interface intuitive et personnalisable
• Support client de qualité et assistance à l'implémentation

Prix ou Avis : Tarification basée sur les besoins spécifiques de l'entreprise. Bien noté pour ses fonctionnalités avancées et son support technique efficace

Chacun de ces outils se distingue par des fonctionnalités clés telles que l'automatisation des relances, la gestion centralisée des dossiers clients, et des outils de reporting avancés, permettant ainsi d'améliorer l'efficacité et la transparence des processus de recouvrement. Ces logiciels permettent non seulement de réduire les délais de paiement et d'améliorer la trésorerie, mais aussi de minimiser les erreurs grâce à la centralisation des données et à l'automatisation des tâches. En choisissant le logiciel adapté à leurs besoins, les PME peuvent ainsi renforcer leurs processus de recouvrement, améliorer leurs relations clients et assurer une meilleure gestion financière. L'investissement dans un logiciel de recouvrement se traduit par un retour sur investissement significatif, en optimisant les ressources internes et en augmentant les taux de recouvrement des créances.

Pour vous aider à choisir le logiciel de recouvrement le mieux adapté à votre PME, voici un tableau comparatif des principales solutions disponibles sur le marché. Ce tableau met en lumière les fonctionnalités clés, les avantages spécifiques, et les tarifs ou avis pour chaque logiciel.

Ce tableau offre une vue d'ensemble des principaux logiciels de recouvrement, facilitant ainsi la comparaison et le choix en fonction des besoins spécifiques de votre PME.

Pour bien faire le recouvrement, il est souvent efficace de faire intervenir un commissaire de justice (anciennement appelé huissier), même pour des petites sommes. Voici les étapes typiques :

1. Dépôt du dossier

Le créancier commence par déposer un dossier en ligne, détaillant les créances à recouvrer. Cette étape initiale est cruciale car elle permet de centraliser toutes les informations nécessaires, y compris les montants dus, les dates d'échéance, et les coordonnées des débiteurs. Un dossier complet et bien structuré facilite la suite du processus de recouvrement.

2. Intervention du commissaire de justice

Une fois le dossier déposé, le commissaire de justice prend le relais. Il contacte le débiteur en lui envoyant une lettre d'invitation à participer à une procédure simplifiée de recouvrement. Cette lettre, officielle et formelle, a un effet dissuasif et incite souvent le débiteur à régler la créance rapidement pour éviter des complications judiciaires ultérieures.

3. Procédure Simplifiée

La procédure simplifiée de recouvrement est conçue pour récupérer les sommes dues rapidement et efficacement, sans passer par une longue procédure judiciaire. Elle permet de trouver des solutions amiables tout en maintenant une pression légale sur le débiteur. Cette méthode est particulièrement efficace car elle combine la rigueur d'une intervention juridique avec la flexibilité d'un arrangement à l'amiable.

Ce processus aide à accélérer le recouvrement des créances et à réduire les coûts associés.