Cleemy Notes de frais

La version numérique d’une note de frais a la même valeur légale que l’original. Avec l’outil de gestion des notes de frais Cleemy, vous pouvez convertir vos notes de frais au format pdf qui auront alors une valeur probante.

Plus besoin de les conserver et de les manipuler, vous les retrouverez directement dans votre interface.

En cas de contrôle de l’administration, vous pourrez présenter vos notes de frais qui auront été archivées, scellées et stockées dans le logiciel Lucca.

Cleemy Notes de Frais s’interface avec les principales solutions de gestion du marché pour se connecter avec votre outil de paie et/ ou votre outil de comptabilité.
Il faut savoir que l’outil de gestion des notes de frais Cleemy est édité par Lucca. Cet éditeur a conçu différents outils RH tels que :

– un outil de gestion du personnel
– un outil de gestion des congés et d'absences,
– un outil de dématérialisation du bulletin de paie
– un outil de gestion des entretiens

Cleemy de Lucca est un logiciel de gestion des notes de frais qui offre de nombreux avantages aux entreprises et à leurs employés. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez envisager d’utiliser Cleemy :

Automatisation : Cleemy Notes de Frais automatise l’ensemble du processus de gestion des notes de frais, depuis la saisie des dépenses jusqu’à la validation et le remboursement. Cela permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs humaines.

Facilité d’utilisation : Cleemy est facile à utiliser, avec une interface intuitive et conviviale. Les employés peuvent saisir leurs notes de frais en quelques clics, à partir de leur ordinateur ou de leur smartphone.

Respect de la réglementation : Cleemy est conforme aux normes fiscales et comptables en vigueur, ce qui garantit une gestion conforme aux exigences légales.

Personnalisation : Cleemy peut être personnalisé en fonction des besoins de votre entreprise. Vous pouvez ajouter des règles de validation, des codes de dépenses, des projets, des budgets, etc.

Reporting : Cleemy offre des rapports détaillés sur les dépenses, qui permettent de les analyser par type, par employé, par projet, par client, etc. Ces rapports peuvent être exportés en différents formats (PDF, Excel, CSV).

Service client : Cleemy offre un service client de qualité, disponible par téléphone, email ou chat en ligne. Leur équipe est réactive et compétente pour résoudre rapidement les problèmes.

Mobilité : Cleemy est accessible depuis n’importe où et à tout moment, à partir d’un ordinateur ou d’un smartphone. Cela permet aux employés de saisir leurs notes de frais en temps réel, sans attendre leur retour au bureau.

Le logiciel de gestion des notes de frais permet de calculer automatiquement les frais kilométriques.
Vous n’avez qu’à saisir l’adresse de départ et d’arrivée. Cleemy calcule ensuite les distances parcourues.

Vos managers peuvent ainsi facilement contrôler les demandes de remboursement sur les frais kilométriques.

De plus, vous pouvez choisir d’utiliser le barème officiel des frais kilométriques ou paramétrer ceux qui sont propres à votre société.

Vous pouvez connecter la solution logicielle de gestion des notes de frais Cleemy avec votre banque en ligne de façon sécurisée.

Ainsi, tous les jours, vous pourrez récupérer les informations relatives aux transactions liées à vos différentes cartes bancaires que vous souhaitez suivre.

Vos collaborateurs n’auront ainsi plus qu’à compléter les dépenses importées pour les transformer en notes de frais.
Il est à la fois possible de gérer les cartes affaires, délivrées aux salariés et qui débitent sur leur compte bancaire que les cartes de société.

L’application Cleemy Notes de frais, disponible pour Android et iOS, simplifie la déclaration de vos frais professionnels en déplacement. Voici les étapes clés pour l’utiliser efficacement :

Téléchargement : Téléchargez la sur l’App Store ou Google Play en recherchant “Cleemy Notes de frais”. Notez qu’elle n’est pas compatible avec les téléphones Huawei sans Google Services.

Connexion : Connectez-vous en suivant les mêmes étapes que pour les applications Timmi Absence et Poplee Socle RH.

Saisie des dépenses : Utilisez votre mobile pour prendre en photo vos justificatifs.  L’App mobile tente de les convertir automatiquement en dépense. Assurez-vous que les photos soient nettes et bien éclairées pour une meilleure reconnaissance.

Gestion des dépenses : Ajoutez des informations supplémentaires telles que les invités, des commentaires, ou des imputations analytiques. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des dépenses facilement.

Synchronisation : Les dépenses se synchronisent automatiquement. En cas de manque de réseau, une synchronisation manuelle peut être nécessaire.

Déclaration de note de frais : Une fois validées, utilisez l’option « Déclarer ma note de frais » pour les regrouper et les soumettre

Approbation : En tant que manager, vous pouvez aussi approuver les notes de frais de vos collaborateurs depuis l’Appli mobile

L’outil de gestion Cleemy Notes de Frais est basée sur un système de reconnaissance automatique de caractères appelé OCR. Il s’agit d’un système de reconnaissance optique avancé des caractères.

Vos salariés peuvent ainsi prendre en photo leurs différents justificatifs : déjeuner, péage, carburant… Le logiciel de gestion des notes de frais créera ensuite de manière automatique la note de frais associée. L’OCR identifie les informations essentielles telles la date, le montant et le type de dépense, la TVA… Vous retrouverez toutes ces données dans votre application Cleemy ainsi que la photo du justificatif.

La technique repose sur une solution de machine learning qui lui permet d’apprendre de manière continue. Ainsi, plus vous prendrez en photos vos notes de frais, plus il sera aisé d’en lire d’autres.

Voici quelques conseils pour optimiser la gestion de vos notes de frais :

Automatisez le processus : Utilisez un outil de gestion des notes de frais pour automatiser le processus, de la saisie à la validation et au remboursement. Cela permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et de garantir une conformité réglementaire.

Établissez des politiques claires : Définissez des politiques claires en matière de notes de frais, en précisant les types de dépenses autorisés, les plafonds de remboursement, les procédures de validation, etc. Cela évitera les malentendus et les abus.

Formez vos employés : Formez vos employés à la gestion des notes de frais, en expliquant les politiques en vigueur, les procédures à suivre, les outils à utiliser, etc. Cela permettra d’assurer une saisie précise et rapide des dépenses.

Utilisez la technologie : Utilisez des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour faciliter la saisie des dépenses et éviter les erreurs de frappe. Utilisez également des applications mobiles pour permettre aux employés de saisir leurs notes de frais en temps réel, même lorsqu’ils sont en déplacement.

Évitez les doubles dépenses : Utilisez des outils de suivi des dépenses pour éviter les doubles dépenses et les fraudes. Cela permettra également de suivre les budgets et de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des dépenses.

Analysez les données : Utilisez les données de gestion des notes de frais pour analyser les dépenses par type, par employé, par projet, par client, etc. Cela permettra de détecter les anomalies, de comprendre les tendances et de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des dépenses.

Voici quelques critères à prendre en compte pour choisir un outilde notes de frais :

Facilité d’utilisation : L’outil de notes de frais doit être facile à utiliser pour les employés, avec une interface intuitive et conviviale. Les employés doivent pouvoir saisir leurs notes de frais en quelques clics, à partir de leur ordinateur ou de leur smartphone.

Automatisation : Il doit automatiser l’ensemble du processus de gestion des notes de frais, de la saisie à la validation et au remboursement. Cela permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et de garantir une conformité réglementaire.

Conformité réglementaire : Celui-ci doit être conforme aux normes fiscales et comptables en vigueur. Cela garantit une gestion des notes de frais conforme aux exigences légales.

Personnalisation : Le logiciel de notes de frais doit être personnalisable en fonction des besoins de votre société. Vous devez pouvoir ajouter des règles de validation, des codes de dépenses, des projets, des budgets, etc.

Reporting : Il doit offrir des rapports détaillés sur les dépenses, qui permettent d’analyser les dépenses par type, par employé, par projet, par client, etc. Ces rapports doivent pouvoir être exportés en différents formats (PDF, Excel, CSV).

Sécurité des données : Il doit garantir la sécurité des données, en utilisant des protocoles de sécurité avancés pour protéger les données de l’entreprise et des employés.

Service client :  Egalement, celui-ci doit offrir un service client de qualité, disponible par téléphone, email ou chat en ligne. Leur équipe doit être réactive et compétente pour résoudre rapidement les problèmes.

Intégrations : Enfin, il  doit être compatible avec les autres outils utilisés par votre société, tels que votre système de gestion des dépenses, votre système de paie, votre système de comptabilité, etc. Cela permet une intégration transparente des données et une gestion plus efficace des dépenses.

La solution logicielle de gestion des notes de frais Cleemy communique facilement avec les principaux ERP et logiciels de comptabilité du marché.
Elle peut aisément échanger des informations en lecture et en écriture sur les notes de frais.

Il est possible de suivre l’ensemble des imputations analytiques directement dans l’interface Cleemy qui suit votre plan comptable.
De plus, des imports automatisés de fichiers peuvent être programmés vers vos solutions de paie ou de comptabilité, selon la fréquence que vous définissez (via API ou serveur FTP).

Dans le cas où votre logiciel comptable ne gère pas le remboursement des notes de frais, le logiciel notes de frais Cleemy peut vous permettre d’établir des ordres de paiement SEPA.