Certaines opérations de nature sensibles nécessitent le respect des règles qui gouvernent la comptabilité. Elles doivent aussi tenir compte d’exigences de natures juridiques et des principes d’ordres fiscales. La comptabilisation des notes de frais est justement soumise à une réglementation précise qui mérite d’être respectée au même titre que la comptabilité générale de l’entreprise. Cet article abordera la question de la comptabilité des notes de frais en ses divers aspects avant d’évoquer la nécessite de sa dématérialisation à travers un logiciel de notes de frais.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document permettant à un employé de se faire rembourser des dépenses professionnelles qu’il a avancées. Ces frais peuvent inclure des dépenses de déplacement, d’hébergement, de restauration ou encore des achats liés à l’activité professionnelle.
Pour être valide, une note de frais doit inclure certains éléments obligatoires tels que :
- La date de la dépense
- La nature de la dépense
- Le montant TTC et, le cas échéant, le montant de la TVA
- Le justificatif (facture ou ticket de caisse)
- La date de la dépense
- La nature de la dépense
- Le montant TTC et, le cas échéant, le montant de la TVA
- Le justificatif (facture ou ticket de caisse)
Comment comptabiliser les notes de frais ?
Comptabiliser une note de frais implique de suivre une procédure stricte qui garantit la cohérence et la conformité des données dans les comptes de l’entreprise. Voici les grandes étapes à suivre.
Les étapes pour comptabiliser une note de frais
Récolte des justificatifs : Chaque note de frais doit être accompagnée des justificatifs originaux. Ces documents servent de preuves en cas de contrôle fiscal.
Validation des notes de frais : Les notes de frais doivent être approuvées par un responsable hiérarchique ou par le service comptable avant leur traitement.
Saisie dans le logiciel comptable : Une fois validées, les notes de frais sont enregistrées dans les comptes, en utilisant les comptes de charges appropriés.
Remboursement des employés : Après la saisie comptable, le remboursement peut être effectué par virement ou chèque.
Les outils pour comptabiliser une note de frais
De nombreux outils existent pour simplifier la gestion des notes de frais. Les solutions numériques permettent notamment :
- La numérisation des justificatifs.
- L’automatisation de la saisie.
- Le suivi en temps réel des états de remboursement.
Le logiciel de gestion des notes de frais Cleemy est utilisé par des entreprises, des associations et des groupes internationaux de secteurs d’activité variés, allant d’une dizaine à plusieurs milliers de collaborateurs. Cette richesse nous permet de faire évoluer continuellement le logiciel, vous incitant ainsi à adopter les meilleures pratiques de gestion.
Cleemy se synchronise avec les principaux sites marchands et sociétés de transport pour récupérer automatiquement les factures numériques. Cleemy c’est aussi des cartes bancaires que vous pouvez fournir à votre horde nomade de commerciaux, consultants ou techniciens pour qu’ils règlent leurs frais.
Quels sont les comptes à utiliser pour comptabiliser une note de frais ?
La comptabilisation des notes de frais s’effectue sur le compte correspondant au type de dépenses.
Les comptes de charges pour comptabiliser vos notes de frais
- Voyages et déplacements : compte 6251
- Missions : compte 6256
- Réceptions : compte 6257
- Frais postaux et de télécommunication : compte 626
- Cadeaux pour les clients : compte 6234
- Documentation générale : compte 618
- Documentation technique : compte 6183
- Produits d’entretien et de petit équipement : compte 6063
- Fournitures administratives : compte 6064
Les comptes de crédit pour comptabiliser vos notes de frais
Il est recommandé d’utiliser le compte 467 appelé “Autres comptes débiteurs ou créditeurs”. Mais il se peut que votre comptable utilise plutôt le compte 421 “Personnel – Rémunérations dues” pour rembourser les dépenses effectuées par les salariés avec leurs fonds personnels.
De plus, on peux aussi utiliser le compte 425 “Personnel – Avances et acomptes” lorsque l’entreprise a versé des acomptes sur ces notes de frais.
S’il s’agit d’un dirigeant de la société, on peut aussi comptabiliser la note de frais sur :
- le compte 108 « Compte de l’exploitant »
- le compte 4551 « Compte courant d’associé »
Est-il possible de déduire la TVA sur les notes de frais ?
Afin que l’entreprise puisse récupérer la TVA sur les notes de frais, les conditions suivantes doivent être respectées :
- Les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
- Il faut posséder une facture pour chaque dépense qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée,
- La facture doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant,
- Et la TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.
Le cas échéant, une note de frais doit toujours être appuyée par les factures originales, libellées au nom de l’entreprise, afin que celle-ci puisse valablement récupérer la TVA.
Les règles à respecter en matière de notes de frais
Il existe deux méthodes de comptabilisation d’une note de frais pour rembourser vos salariés : le remboursement au réel ou le remboursement au forfait :
La Méthode des frais réels
En cas d’indemnisation sous forme d’un remboursement du montant réel d’une note de frais, la comptabilité de la dépense et le montant du remboursement dépendent des pièces justificatives fournies. Généralement, le justificatif varie en fonction du type de dépense :
- Repas professionnel : facture ou ticket restaurant
- Les déplacements : facture billets de train/avion ou titre de transport...
- Le logement : facture de location ou de séjour à l'hotel
Il faut savoir, sans justificatif de paiement, la comptabilisation des notes de frais n’est pas possible. Le salarié ne peut donc pas être remboursé.
La Méthode de l’allocation forfaitaire
L’entreprise attribue à chaque type de frais un montant fixe. Si la dépense du salarié excède le montant de cette allocation, seul le montant fixé lui sera remboursé, la différence sera à sa charge. Par ailleurs, les frais forfaitaires comme réels sont à déduire de l’assiette des cotisations de l’entreprise (du bénéfice imposable).
Toutefois, les frais réels sont exonérés de cotisations que dans certaines limites fixées par l’administration fiscale. En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales.
Impacts de l’absence de justificatifs
En cas d’absence de justificatifs, les dépenses ne peuvent pas être déduites fiscalement, ce qui peut entraîner des sanctions lors de contrôles fiscaux.
- Incapacité de déduction fiscale : Les dépenses sans justificatifs ne sont pas admises en déduction des revenus imposables, ce qui augmente l’impôt de l’entreprise.
- Sanctions lors des contrôles fiscaux : Une absence répétée de justificatifs peut être considérée comme une irrégularité comptable et entraîner des redressements fiscaux ou des amendes.
- Problèmes de traçabilité : Le manque de justificatifs complique les audits et le suivi des dépenses.
Sans justificatifs, l’entreprise s’expose à des redressements fiscaux et une augmentation des charges administratives. La conservation rigoureuse de ces preuves est indispensable pour prévenir les litiges et garantir la transparence
Impacts des notes de frais excessives
Les dépenses excessives ou non justifiées peuvent être requalifiées comme des avantages en nature et soumises à des cotisations sociales, ce qui engendre des coûts supplémentaires pour l’entreprise.
- Requalification en avantages en nature : Les frais excessifs sont considérés comme des revenus supplémentaires pour les salariés et soumis à des cotisations sociales.
- Augmentation des charges sociales : L’entreprise supporte des charges sociales supplémentaires sur ces sommes.
- Risque d’image et de conformité : Les pratiques non conformes à la réglementation peuvent nuire à la réputation de l’entreprise.
Le non-respect des limites raisonnables expose l’entreprise à des coûts sociaux élevés et à une dégradation de son image. Contrôler ces frais est crucial pour éviter des répercussions financières et juridiques.