Les dossiers du personnel centralisent toutes les informations privées et professionnelles relatives aux salariés de l’entreprise et nécessaires à la gestion des ressources humaines. Ils sont utiles à l’employeur, et notamment au service RH, pour suivre la vie professionnelle du salarié, de son processus d’embauche jusqu’à son intégration en passant par sa formation. Bien organisés et gérés, les dossiers du personnel offrent un gain de temps précieux aux différents gestionnaires RH.
La constitution et le suivi des dossiers du personnel sont réalisés par les assistants RH. Ce sont des tâches administratives chronophages qui peuvent être facilitées grâce à des logiciels de gestion du personnel. De nombreuses entreprises basculent aujourd’hui du format papier au format numérique (ou envisagent de le faire). Confidentialité et sécurité des données, accessibilité des documents, automatisation des processus : la dématérialisation des dossiers du personnel offre de nombreux avantages. À la clé : un gain en efficacité et en temps !
Découvrez l’essentiel des dossiers du personnel en entreprise. Pourquoi les constituer ? Comment les constituer ? Quels sont les avantages de leur dématérialisation ? Décryptage.
L’essentiel des dossiers du personnel en entreprise
Les dossiers du personnel sont essentiels pour la gestion efficace des processus RH. Pour gagner du temps et en productivité, il est important que les dossiers soient bien organisés. Chaque personne intéressée doit connaître les éléments qu’ils contiennent, les procédures de mise à jour et les conditions d’accès.
Comment organiser les dossiers du personnel ?
Il n’existe pas de règle précisant le moment où le dossier doit être créé. Mais la grande majorité des services ressources humaines le constituent lors de l’embauche du salarié.
Le dossier est ensuite complété et mis à jour régulièrement en fonction des événements de la vie professionnelle du salarié. Tout changement peut y être consigné : un avenant au contrat de travail, une évolution des plannings et/ou des horaires de travail, une réévaluation salariale, le suivi des formations, les arrêts de travail, les évaluations professionnelles ou l’absence d’évaluation, etc.
Le salarié doit informer le service Ressources Humaines de tout changement de ses données personnelles. Deux grands principes régissent l’organisation et la gestion des dossiers du personnel : le respect de la confidentialité des données et la restriction des accès aux seuls collaborateurs qui en ont réellement besoin.
Si les dossiers du personnel se présentent sous une forme papier, cela implique leur stockage, souvent par ordre alphabétique, dans de grandes armoires sécurisées, accessibles par clé ou code aux seules personnes autorisées. Cette organisation peut être synonyme de manutention, de vigilance et de soucis quotidiens d’organisation (recherche de la clé, changement du code, absence des personnes autorisées à y accéder,…)
Quels sont les éléments de gestion des dossiers du personnel ?
Les dossiers du personnel sont utilisés dans tous les processus de gestion des ressources humaines. Les informations collectées servent aux gestionnaires RH pour :
- La gestion des temps : conservé dans le dossier personnel, le contrat de travail qui lie l’entreprise à ses salariés précise les heures de travail du salarié. L’employeur doit s’assurer que le salarié respecte ses obligations.
- La gestion de la paie : l’entreprise assure la rémunération des salariés conformément à ses obligations. Le gestionnaire de paie s’appuie sur les informations regroupées dans les dossiers du personnel pour fiabiliser et personnaliser la gestion des paies et des bulletins de salaire.
- La gestion des congés : les dossiers du personnel permettent de suivre les congés et absences des salariés (congés payés, RTT, jours de récupération ou congés exceptionnels pour événements familiaux.
Des logiciels vous aident à optimiser et simplifier la gestion RH des dossiers du personnel. Découvrez à la fin de cet article !
Qui a accès aux dossiers du personnel ?
L’accès aux dossiers du personnel est restreint à l’employeur ou à son représentant et aux seuls gestionnaires RH autorisés.
Tout salarié ou ancien salarié a le droit d’accéder à son propre dossier personnel. Pour le consulter, il doit adresser une demande au service Ressources Humaines de l’entreprise. À la réception de la demande, l’employeur dispose d’un délai de 1 mois maximum pour répondre. Si le dossier est informatisé, l’employeur doit en donner l’accès au salarié par des moyens sécurisés. Dans tous les cas, format papier ou numérique, il doit garantir la confidentialité des données tout au long du processus.
Pourquoi constituer les dossiers du personnel dans une entreprise ?
La constitution de dossiers du personnel n’est nullement une obligation pour les employeurs. Cependant, c’est un outil de gestion des ressources humaines pratique et utile pour optimiser les processus RH. Regroupées en un seul dossier, les données personnelles et professionnelles du salarié sont facilement accessibles. En un coup d’œil, le gestionnaire RH a la vision des événements de sa vie professionnelle.
Lors de l’arrivée du salarié : onboarding
Les dossiers du personnel retracent les événements de la vie professionnelle du salarié dans l’entreprise.
Lors des étapes de l’onboarding, les données recueillies dans le dossier aident à mieux connaître le nouvel arrivant. Le service ressources humaines peut transmettre à son futur manager les éléments-clés de son parcours professionnel, dans le respect des règles de confidentialité des données.
La centralisation des comptes-rendus d’entretiens individuels et professionnels permet de suivre la progression des performances des salariés, de repérer leurs difficultés résiduelles et d’analyser leurs évolutions de carrière. Les dossiers du personnel offrent aux gestionnaires RH une meilleure vue d’ensemble de la situation des salariés dans l’entreprise.
Les attestations de formation regroupées dans les dossiers du personnel témoignent du respect des obligations de formation et de la montée en compétence des collaborateurs.
Pouvoir accéder en un coup d’œil au bilan des formations suivies aide à valider le choix et la pertinence d’une nouvelle formation. L’arbitrage des augmentations salariales est aussi facilité grâce à l’historique des dernières révisions salariales accordées aux salariés.
Lors du départ du salarié, les dossiers du personnel simplifient la préparation des dossiers d’offboarding et la recherche d’informations comme la date d’arrivée dans l’entreprise ou les clauses particulières du contrat de travail.
Uniformiser les dossiers du personnel
Pour une meilleure organisation et accessibilité des données, il est recommandé d’uniformiser la création et le suivi des dossiers du personnel.
La définition claire de la liste des éléments à inclure et de l’ordre de classement facilite les recherches et la gestion quotidienne des personnes habilitées à accéder aux dossiers. Établir la synthèse des éléments inclus dans les dossiers du personnel permet aux personnes qui souhaitent consulter le dossier de connaître par avance son contenu.
Suivre et alimenter les dossiers du personnel
La création des dossiers du personnel se fait au moment de l’embauche. Il est important de ne pas oublier de les mettre à jour régulièrement. Comme on l’a vu, pour assurer un meilleur suivi de la vie professionnelle du salarié, tout peut y être renseigné : les changements de planning, les revalorisations salariales, l’absence d’évaluation professionnelle, etc.
Un seul dossier par salarié doit être constitué dans l’entreprise. Cela évite les doublons inutiles, les pertes de temps considérables et la multiplication de dossiers incomplets.
Pour respecter la confidentialité des données recueillies dans les dossiers du personnel, les accès doivent être limités aux seuls collaborateurs qui en ont un besoin réel pour leurs tâches de gestion RH.
La dématérialisation des dossiers du personnel
Les dossiers du personnel génèrent des liasses de documents à organiser, gérer et archiver. Pour faciliter les recherches et les partages et simplifier les processus RH, nombre d’entreprises s’engagent aujourd’hui dans la dématérialisation des dossiers du personnel. Le développement de portails SIRH performants et sécurisés encourage les entreprises dans cette transition.
Les avantages de la dématérialisation des dossiers du personnel
Dématérialiser les dossiers du personnel présente de nombreux avantages :
- Optimiser et automatiser les processus RH : la dématérialisation des dossiers du personnel permet en quelques clics de retrouver et de partager un document, dans le respect des règles de confidentialité. Il est aussi possible d’automatiser certains processus, comme l’envoi annuel à chaque salarié de son bilan de formation ou du compte-rendu de son précédent entretien professionnel.
- Simplifier la gestion des données : en un seul clic et en temps réel, le gestionnaire RH peut modifier une adresse ou ajouter un document au dossier d’un salarié. En un coup d’œil, il dispose d’une vision globale de la carrière d’un collaborateur au sein de l’entreprise, de l’embauche à aujourd’hui. En quelques clics, il peut réunir tous les documents nécessaires à la constitution d’un dossier de départ à la retraite ou de licenciement.
- Tracer les modifications : la dématérialisation garantit la traçabilité des échanges. Il est possible de savoir qui a complété ou modifié le dossier d’un collaborateur et quand cette action a été effectuée.
- Faciliter l’accès sécurisé à distance aux dossiers personnels : avec la dématérialisation, les données des dossiers du personnel sont accessibles aux personnes autorisées quels que soient le lieu et le moyen de connexion. C’est un atout incontournable avec le développement du télétravail des gestionnaires RH.
- Faciliter la réalisation de reportings RH : en quelques clics, un logiciel RH bien paramétré permet d’analyser des données RH et d’exporter les résultats sous forme de tableaux de bord détaillés et synthétiques.
- Renforcer la sécurité des données : sous forme papier, les dossiers du personnel sont soumis à de nombreuses menaces matérielles (incendie, dégât des eaux) ou humaines. Il est plus accessible à tous de vandaliser une armoire sécurisée qu’un serveur informatique. Le coffre-fort électronique offre une sécurisation renforcée des données personnelles en conformité avec la réglementation RGPD.
- Offrir des capacités de stockage illimités.
Avec la dématérialisation RH des dossiers du personnel, les services ressources humaines se libèrent des tâches opérationnelles chronophages et gagnent en temps et en productivité. À la clé : une réduction des coûts de gestion pour les entreprises.
Quelles solutions pour la dématérialisation des dossiers du personnel ?
Le logiciel SIRH s’affirme aujourd’hui comme un outil indispensable de la panoplie des services ressources humaines. Véritable couteau suisse, le logiciel SIRH simplifie et optimise la gestion RH au quotidien.
Le marché fourmille de solutions informatiques, dont les logiciels Lucca. Composée d’outils comme Poplee Entretiens, Poplee Socle RH, Pagga, Cleemy ou Timmi Temps, elle permet d’automatiser et de faciliter les processus RH avec la dématérialisation des dossiers du personnel, des bulletins de salaires ou encore du pilotage de la masse salariale.
Simple, rapide et économique, l’utilisation de logiciels SIRH est un gage de fiabilité et de productivité. Avec la dématérialisation RH des dossiers du personnel et des processus de gestion RH, les services ressources humaines se recentrent sur leurs missions stratégiques et la relation avec les salariés.
La constitution de dossiers du personnel n’est nullement une obligation pour les employeurs. Cependant, c’est un logiciel de gestion du personnel pratique et utile pour optimiser les processus et suivre l’évolution professionnelle du salarié dans l’entreprise.
